Configura Calendar para que los usuarios puedan reservar recursos compartidos, como salas, proyectores, coches o bicicletas. Para ayudar a tus empleados a encontrar y reservar los recursos que necesitan, te recomendamos que incluyas toda la información posible; por ejemplo, el edificio y el piso donde se encuentra una sala o un recurso, y si hay equipo para hacer videoconferencias, pizarras u otras características importantes.
Paso 1: Añade edificios
Para empezar, añade al sistema todos los edificios de tu empresa. Google Calendar utiliza los edificios como la base de todos tus recursos;
Nota: En las indicaciones de los mapas no se hace referencia a direcciones de edificios.
Añadir edificios en la consola de administración
Puedes crear hasta 10.000 edificios para tu empresa o en cada dominio.
Añade los campos obligatorios en este paso. Puedes volver y completar los campos opcionales más adelante.
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Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
Directorio
Edificios y recursos.
- En la sección Gestión de recursos, haz clic en Abrir.
- En la parte inferior de la página, haz clic en Gestionar edificios.
- Coloca el cursor sobre Añadir
Añadir edificio nuevo.
- Introduce los datos del edificio.
Para añadir la dirección, sigue estos pasos:
- Haz clic en Editar
Editar dirección.
-
Introduce la información de cada ubicación en el formato de dirección postal oficial del país que corresponda. En el panel de Google Maps, situado a la derecha, la dirección se marca con una chincheta. Las direcciones que estén asociadas a la ubicación de una empresa se almacenarán en el idioma local. Nota: En las indicaciones de los mapas no se hace referencia a direcciones de edificios.
- Si es necesario, arrastra la chincheta a la ubicación correcta o a la más aproximada. Te recomendamos que coloques la chincheta en el centro de la azotea del edificio. Una vez que lo hayas hecho, aparecerán los campos de latitud y longitud.
- Haz clic en Listo.
- Haz clic en Editar
- Haz clic en Añadir edificio.
Añadir edificios en bloque
Puedes crear hasta 10.000 edificios para tu empresa o en cada dominio.
Para ahorrar tiempo, sube a la vez todos los edificios de tu dominio o varios de ellos.
Subir una hoja de cálculo
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En la sección Gestión de recursos, haz clic en Abrir.
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En la parte inferior de la página, haz clic en Gestionar edificios.
- Selecciona Añadir
Subir edificios en bloque.
- Haz clic en Adjuntar CSV y sigue los pasos que se indican.
- Haz clic en Subir.
Para ver los campos obligatorios y las descripciones correspondientes, consulta la sección Formato que debe usarse en las actualizaciones en bloque, que aparece más abajo.
Actualizar edificios en bloque con una API
Paso 2: Añade audio, vídeo u otras características
Si quieres que tus usuarios sepan qué equipo u otras características se incluyen en una sala u otro recurso, añádelos mediante la consola de administración. Por ejemplo, puedes indicar las salas que tienen un Jamboard o los coches de empresa que cuentan con sistema de navegación.
Nota: Si quieres añadir características, utiliza la consola de administración o la API. No puedes subir los detalles de las características en un archivo CSV para añadirlas.
Añadir características una a una en la consola de administración
Puedes crear hasta 100 características en tu empresa o en cada dominio.
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En la consola de administración, ve a Menú
- En la sección Gestión de recursos, haz clic en Abrir.
- Haz clic en Gestionar
Gestionar características de recursos.
- Haz clic en Añadir característica.
- Introduce el nombre de la característica y elige el tipo:
- Otras: características no relacionadas con videollamadas ni funciones de telefonía (por ejemplo, una pizarra, accesibilidad para sillas de ruedas o invitados externos)
- Videoconferencias: equipos de comunicación mediante vídeo (por ejemplo, un sistema de videoconferencias o una unidad de conferencias Cisco)
- Telefonía: equipos de comunicación mediante audio (por ejemplo, un teléfono)
- Haz clic en Guardar.
Después de añadir una característica, puedes asignarla a un recurso haciendo clic en el recursoCaracterísticas. Los usuarios pueden buscar características y asignarlas al recurso seleccionado.
Actualizar en bloque características de Calendar con una API
Puedes crear hasta 100 características en tu empresa o en cada dominio.
Consulta más información en el artículo resources.features y en la sección Formato que debe usarse en las actualizaciones en bloque de este artículo.
Paso 3: Añade recursos
A continuación, añade cualquier elemento que se pueda reservar: salas de conferencias, coches de empresa, salas de lactancia o cualquier recurso que tu empresa proporcione a los trabajadores. Si has creado características en el paso 2, puedes asociarlas a recursos a medida que los vayas añadiendo.
Nota: Los recursos suelen estar disponibles a los pocos minutos de haberse añadido. En algunos casos, sin embargo, pueden tardar hasta 24 horas en aparecer en los calendarios de todo el mundo.
Añadir recursos uno a uno en la consola de administración
Puedes añadir hasta 10.000 recursos en tu empresa o en cada dominio.
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En la consola de administración, ve a Menú
- En la sección Gestión de recursos, haz clic en Abrir.
- Haz clic en Añadir
- Introduce la información del recurso. Selecciona uno de estos tipos:
- Sala de conferencias: recursos que se usan para celebrar reuniones o conferencias, y que pueden ser tan pequeños como un locutorio.
- Otros: recursos que no se usan en reuniones. Por ejemplo, una bicicleta o un coche de empresa.
- Haz clic en Añadir recurso.
Para obtener más información sobre los campos, consulta la sección Formato que debe usarse en las actualizaciones en bloque, que aparece más abajo.
Subir recursos en bloque con un archivo CSV
- Ve a la consola de administración y descarga los recursos en un archivo CSV.
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En la consola de administración, ve a Menú
- En la sección Gestión de recursos, haz clic en Abrir.
- Haz clic en Descargar
.
- Guarda el archivo CSV.
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- Importa la información del archivo CSV en una hoja de cálculo.
- Abre una hoja de cálculo de Google nueva y ve a Archivo > Importar.
- Ve al archivo CSV descargado y haz clic en Seleccionar.
- En la ventana de importación, selecciona las opciones que quieras y haz clic en Importar datos.
- Edita los recursos en la hoja de cálculo.
- Usa la hoja de cálculo que has creado en los pasos anteriores.
- Edita los campos según sea necesario.
Actualiza los campos según las tablas incluidas en la sección Formato que debe usarse en las actualizaciones en bloque. No modifiques el ID de recurso. Si lo haces, no se actualiza este recurso, sino que se crea otro.
- Cuando termines de hacer cambios, guarda la hoja de cálculo como un archivo CSV.
- Sube el archivo CSV después de hacer los cambios.
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Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
- En la sección Gestión de recursos, haz clic en Abrir.
- Selecciona Añadir
- Haz clic en Adjuntar CSV y sigue las indicaciones para adjuntar el archivo.
- Haz clic en Subir.
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Actualizar recursos de Calendar en bloque con una API
Puedes añadir hasta 10.000 recursos en tu empresa o en cada dominio.
Consulta más información en el artículo resources.calendars y en la sección Formato que debe usarse en las actualizaciones en bloque de este artículo.
Formato que debe usarse en las actualizaciones en bloque
Si necesitas ayuda para actualizar recursos de Calendar mediante una API o una hoja de cálculo CSV, consulta las tablas que se incluyen en este apartado.
Formato de edificiosUsa este formato en los edificios creados en Calendar.
| Nombre de la propiedad | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Building Id (ID de edificio)* | Este ID debe coincidir exactamente con el ID del edificio en cuestión. | VLC-GENERAL |
| Building Name (Nombre de edificio) | Nombre visible del edificio. | Valencia - Sede |
| Address (Dirección)* | Información de la dirección de los edificios. Consulta la sección Formato de las direcciones de edificios. | 678 Lafayette Ave Suite 2B Graha Bumi Surabaya Lt. V Jl. Basuki Rahmat no.106 - 128 雨竜郡秩父別町秩父別4105 |
| Floors (Pisos)* | Deben estar separados con comas y colocados en orden ascendente empezando por el piso inferior. | Vestíbulo, P, 2, 3, 4, 5, 5A, 6 |
| Descripción | Descripción opcional del edificio, que permite distinguirlo en la consola de administración. | Edificio este |
| Coordinates (Coordenadas) |
Latitud y longitud de un edificio. |
40.730610, -73.935242 |
* Obligatorio
Facilita la información de las direcciones de edificios en el formato que se indica más adelante. Introduce la información de cada ubicación en el formato de dirección postal oficial del país que corresponda. Los formatos de dirección pueden variar mucho según el país.
Los campos destinados a información de direcciones de la consola de administración y otras aplicaciones no detectan errores, por lo que puedes incluir datos de un campo en otro, dejar alguno vacío o incluso añadir campos sin que se produzca ningún error en el proceso. No obstante, Calendar te notificará si detecta algún error y te pedirá que lo corrijas.
| Nombre de la propiedad | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Address lines 1-5 (Líneas 1-5 de la dirección)* |
El nombre y el número de la calle o la descripción de la ubicación.
|
Paseo Larios, 13 |
| Sub-locality (Distrito) |
El barrio, distrito, zona, pedanía, etc. Entidad menor a la ciudad o municipio. Este campo no es obligatorio, pero puede resultar útil en algunos países. |
Costa |
| Locality (Localidad) | La ciudad, aunque en algunos países puede ser un distrito o un barrio. | Torre del Mar |
| Administrative Area (Área administrativa) | Depende del país; puede ser estado, provincia, isla o condado. | Málaga |
| Postal code (Código postal) |
También llamado código PIN, código ZIP o código Eircode. |
29740 |
| Country or region (País o región)* |
El nombre completo o el código de dos letras del país o de la región.
|
España |
* Obligatorio
Utiliza este formato para indicar la información de los recursos y las características.
| Nombre de la propiedad | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Resource ID (ID de recurso)* |
El identificador de sala único que Google genera automáticamente cuando creas un recurso. El ID de recurso solo se requiere al actualizar recursos. Al crearlos, puedes dejar este campo en blanco para generar automáticamente el ID. No edites ni elimines el ID de los recursos que ya aparezcan. |
28AF38E |
| Resource Name (Nombre de recurso)* |
Nombre abreviado de la sala. Máximo de caracteres recomendado: 45 |
Sala Colmena |
| Building Id (ID de edificio)* | Este ID debe ser igual que el ID del edificio en el que está el recurso. | VLC-GENERAL |
| Categoría de recurso* |
Sala de conferencias: recursos donde celebrar reuniones o conferencias, y que pueden ser tan pequeños como un locutorio. Otros: recursos que no se usan en reuniones. Por ejemplo, un Jamboard, una bicicleta o un coche de empresa. Categoría desconocida: recursos que no se ajustan al formato estructurado. Con los recursos nuevos, usa Sala de conferencias u Otros. |
SALA_CONFERENCIAS |
| Resource Type (Tipo de recurso) | Este campo ya aparecía en versiones anteriores. Cuando la categoría del recurso es Otros, este campo se añade como prefijo al nombre generado automáticamente y permite distinguir las salas de lo que no son salas. También ayuda a categorizar el tipo de recurso; por ejemplo, bicicleta, vehículo, sala de lactancia o microscopio. | Bicicleta |
| Floor Name (Nombre del piso)* |
El nombre del piso debe ser igual que el de uno de los pisos definidos en el edificio. Máximo de caracteres recomendado: 15 |
10 |
| Capacity (Capacidad)* | Número de personas recomendado en una determinada sala. Debe ser un número entero positivo. | 4 |
| Floor section (Sección del piso) |
Indica en qué parte del piso se encuentra una sala. Máximo de caracteres recomendado: 15 |
A |
| User Visible Description (Descripción visible para el usuario) | Descripción en formato libre que los usuarios pueden ver en los detalles de la sala. Nota: Esta descripción solo se muestra mientras se reserva el recurso. Después de seleccionar el recurso o guardar un evento, la descripción desaparece. | Extensión telefónica #4119 |
| Descripción | Descripción opcional de la sala o recurso que puedes ver en la consola de administración como referencia. |
Todos los miembros de [email protected] tienen derecho a reservar esta sala. Edificio este |
| #Feature (Característica) |
Las características son atributos o elementos del equipo de una sala o recurso como:
|
TRUE |
| Autogenerated name (Nombre generado automáticamente) |
Solo lectura. Este nombre se genera cuando la categoría del recurso es Conference_room u Otros. El nombre generado automáticamente tiene este formato: Nombre del edificio-Nombre de la planta-Sección de la planta-Nombre del recurso (capacidad) [Características] |
Oficina de San Francisco-10-A-Sala Colmena (4) [VC] |
* Obligatorio
