貴校のストレージ ポリシーに関するコミュニケーションの管理に役立つよう、以下のメール テンプレートをご用意しています。学校内や学区宛てにメールを送信する際に、このテンプレートをカスタマイズしてご利用いただけます。たとえば、各ユーザーが使用できる保存容量を記載してもよいでしょう。ストレージの使用量を調べる方法についてご確認ください。
保存容量の上限が適用されることをユーザーに通知する
件名: [お読みください] アカウントに新たに適用される保存容量の上限について
ユーザーの皆様
ご利用のアカウントは、[ここに日付を入力] より、Google ドライブ、Gmail、Google フォト内のすべてのデータを対象とする保存容量に [ここに保存容量を入力] の上限が適用されます。
[ここに日付を入力] に、[ここに貴校の名前を入力] は新しいストレージ上限を適用します。
[ここに日付を入力] までにストレージの使用状況をご確認のうえ、必要に応じて不要なファイルを削除してください。
- ドライブ ストレージにアクセスして、ドライブで使用している保存容量を確認し、大きなファイルや不要なファイルを削除します。
- 共有ドライブにアクセスして、大きなファイルや不要なファイルを確認のうえ削除します。
- サイズの大きなメールや不要なメールを検索して削除するには、Google ドライブ ストレージ内のファイルを管理するに記載されている Gmail 向けの手順を行ってください。
- [該当しない場合は削除] 学校用アカウントに収まらないファイルを保持する必要がある場合は、Google データ エクスポートを使用してドライブ、Gmail、フォトのデータをアーカイブし、書き出すことができます。その後、不要なファイル、メッセージ、添付ファイルを削除し、ゴミ箱を空にして空き容量を増やします。データをアーカイブしてダウンロードする方法をご確認ください。
[ここに日付を入力] 以降、ドライブ、Gmail、フォトを引き続きご利用いただくには、保存容量の上限を超えないようにする必要があります。アカウントの保存容量を使い切った場合、空き容量を増やすまでサービスは中断されます。
- ドライブ - 新しいファイルの同期やアップロードができなくなります。また、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画、フォーム、Jamboard で新しいファイルを作成できなくなります。使用量を上限以下に減らさない限り、ご自身だけでなく他のユーザーも、影響を受けるファイルの編集やコピーができません。また、パソコン上の Google ドライブ フォルダとマイドライブ間の同期も停止します。
- フォト - 写真や動画を追加したり、既存のファイルをバックアップしたりできなくなります。
- Gmail - メール送受信は引き続きご利用いただけます。
[該当しない場合は削除] 当校の利用規定 [教育機関の利用規定へのリンク] をご確認のうえ、これらのポリシーに従ってデータをご利用いただくようお願いいたします。
このポリシーについてご不明な点がありましたら、IT ヘルプデスク チームまでお問い合わせください。
何卒よろしくお願いいたします。
IT チーム一同
