Las reglas de protección de datos son reglas personalizadas que los administradores de dominio pueden crear desde la página de reglas. Sirven para recibir notificaciones cuando ocurran actividades concretas relacionadas con el uso de archivos de Drive en tu dominio.
Para crear una regla de protección de datos, sigue estos pasos:
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Inicia sesión con una cuenta que tenga privilegios de superadministrador (y que no termine en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
Reglas.
- En la página Reglas, haz clic en Crear regla.
- En el menú desplegable, selecciona Protección de datos.
- Da un nombre a la regla y añade una descripción.
- En Ámbito, selecciona las unidades organizativas o los grupos a los que debe aplicarse esta regla.
Nota: Si seleccionas un ámbito de grupo, solo se admitirán los grupos que hayan creado administradores en la consola de administración de Google. - Selecciona las aplicaciones cuyos datos quieres proteger:
En Drive: esta regla se aplica a los archivos que pertenecen a los usuarios de la unidad organizativa o el grupo seleccionados.
En Chat: esta regla se aplica a los mensajes o archivos subidos por los usuarios de la unidad organizativa o el grupo.
En Chrome: esta regla se aplica cuando los usuarios de la unidad organizativa o el grupo realizan acciones específicas con el contenido (por ejemplo, subirlo).
- Haz clic en Continuar.
- Selecciona los eventos que activarán la regla. Por ejemplo, en Google Drive, marca la casilla Archivo modificado.
- Elige las condiciones de la regla. Por ejemplo, indica si la regla se aplica a todo el contenido del archivo, o solo el cuerpo, las sugerencias o el título.
Puedes añadir más de una condición haciendo clic en Añadir condición. - Selecciona el valor de la condición (que puede ser Contiene, Coincide con el detector predeterminado, Coincide con un detector regex o Coincide con un detector de lista de palabras) e indica los criterios de la condición.
Consulta más información en el artículo Ejemplos de expresiones regulares. - Haz clic en Continuar.
- Selecciona qué debe ocurrir cuando se cumplan las condiciones; por ejemplo, Impedir que se comparta de forma externa o Advertir al compartir con usuarios externos.
- Selecciona la gravedad: Alta, Intermedia o Baja.
- (Opcional) Marca la casilla Enviar al Centro de alertas. Si quieres que se reciban notificaciones por correo electrónico, añade los destinatarios correspondientes en este paso.
- Haz clic en Continuar.
- Revisa los criterios de la regla y haz clic en Crear.
Crear reglas de protección de datos con plantillas predefinidas
Con las plantillas predefinidas puedes crear y configurar rápidamente reglas de protección de datos.
Puedes elegir entre una lista de reglas recomendadas que se basan en casos prácticos y prácticas recomendadas habituales. Por ejemplo, existen plantillas de reglas para evitar que se comparta información financiera, datos médicos o información personal identificable.
Puedes crear una regla basada en la configuración predeterminada de una plantilla, o bien personalizar la plantilla y cambiar el alcance, las condiciones, las acciones o las alertas.
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Inicia sesión con una cuenta que tenga privilegios de superadministrador (y que no termine en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en Plantillas.
- Haz clic en una de las plantillas de la lista; por ejemplo, Impedir que se comparta información financiera (internacional) o Impedir que se compartan datos de información personal (España).
- (Opcional) Edita el nombre y la descripción de la regla.
- Elige el alcance de la regla. Puedes aplicarla a todos los usuarios de tu dominio (el ajuste predeterminado), o bien a unidades organizativas o grupos concretos.
- Haz clic en Continuar.
- (Opcional) En Activadores, Condiciones y Acciones, cambia o añade ajustes y haz clic en Listo. Para obtener más información, consulta la sección Cómo definir una regla.
- Haz clic en Crear y activar.
