Permitir que los usuarios creen unidades compartidas

Como administrador, puedes permitir que todos los usuarios de tu organización o algunos de ellos creen unidades compartidas. Por ejemplo, si eres propietario de una empresa, quizás te interese que todos sus miembros puedan crear unidades compartidas para mejorar la colaboración en equipo y evitar que se pierdan datos cuando un empleado deje la organización. Sin embargo, en el caso de un centro educativo, posiblemente quieras que los profesores puedan crear unidades compartidas, pero que los alumnos no puedan hacerlo.

Nota: Aunque la opción para crear unidades compartidas no esté activada para los usuarios de una unidad organizativa, las personas de dentro y fuera de tu empresa o centro educativo podrán seguir añadiendo estos usuarios a sus unidades compartidas.

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  AplicacionesGoogle WorkspaceDrive y Documentos.
3. Haz clic en Opciones para compartirCrear unidades compartidas.
4. (Opcional) Para aplicar el ajuste solo a algunos usuarios, en el lateral, selecciona una unidad organizativa (que se suele usar para los departamentos) o un grupo de configuración (avanzado). Ver cómo

   La configuración de los grupos prevalece sobre las unidades organizativas. Más información

5. Localiza la casilla Impedir que los usuarios de selected-organizational-unit creen unidades compartidas y selecciona una opción:
   • Para permitir que los usuarios creen unidades compartidas, desmarca la casilla.
   • Si no quieres que los usuarios creen unidades compartidas, marca la casilla.
6. (Opcional) Si permites que los usuarios creen unidades compartidas, elige la unidad organizativa en que se crearán de forma predeterminada. Puedes mover unidades compartidas a otras unidades organizativas más adelante. Esta opción puede ayudarte a monitorizar y gestionar el almacenamiento de tu organización.
7. (Opcional, no disponible en Business Starter) Elige la configuración predeterminada que se aplicará a las unidades compartidas nuevas y elige si los administradores de las unidades compartidas pueden anularlas. Opciones:

   • Permitir que los miembros con acceso de administrador anulen los ajustes indicados más abajo: si esta opción no está marcada, los administradores no podrán cambiar estas opciones para compartir en unidades compartidas concretas. En la mayoría de los casos, quizá te interese permitir que los administradores de unidades compartidas cambien la configuración para que puedan colaborar con usuarios externos o con otros equipos.
   • Permitir que usuarios ajenos a tu organización accedan a los archivos de las unidades compartidas: si no marcas esta opción, los usuarios externos no podrán acceder, aunque permitas que los usuarios compartan archivos fuera de tu organización. Este ajuste también impide que los administradores de unidades compartidas puedan añadir usuarios externos como miembros. Si los usuarios no pueden compartir elementos en Drive fuera de tu organización, este ajuste no tendrá efecto porque no puede anular la opción para compartir.
   • Permitir que usuarios que no son miembros de una unidad compartida se añadan a archivos: si esta opción está desmarcada, los miembros de la unidad compartida no podrán dar permiso para ver, comentar o editar archivos de esa unidad a usuarios que no pertenecen a ella, ni compartir esos archivos mediante un enlace.
   • Permitir que los gestores de contenido compartan carpetas: si esta opción está desmarcada, solo los administradores podrán compartir carpetas.
   • Permitir que los lectores y comentadores puedan descargar, imprimir y copiar archivos: si no se marca esta opción, los miembros de la unidad compartida que tengan acceso de lector o comentador no podrán descargar, copiar ni imprimir archivos en las unidades compartidas.
     Nota: Los archivos y las carpetas de unidades compartidas conservan este ajuste cuando se sacan de unidades compartidas. En el caso de las carpetas, este ajuste no se puede deshacer una vez que el archivo está en Mi unidad.

   Nota: Si cambias los ajustes predeterminados más adelante, solo se aplicarán a las unidades compartidas nuevas. Las unidades compartidas ya creadas conservarán la configuración que tengan. Puedes actualizar las opciones para compartir de las unidades compartidas desde la consola de administración.

8. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular en un unidad organizativa.

   Para restaurar más tarde el valor heredado, haz clic en Heredar (o en Sin definir, si se trata de un grupo).

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información

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• Definir límites de almacenamiento en unidades compartidas