Configurar las opciones para compartir el acceso general en tu organización

Este artículo está dirigido a administradores. Para obtener más información sobre cómo gestionar el acceso a tus archivos, consulta este artículo.

Como administrador, puedes controlar las opciones generales de acceso que tienen los usuarios al compartir un archivo en Mi unidad. De forma predeterminada, los usuarios tienen dos opciones de acceso general: Restringido o toda la organización. Puedes añadir otras opciones creando audiencias objetivo.

Las audiencias objetivo son listas de grupos y usuarios que configuras, como un departamento o un equipo. Después de crear audiencias objetivo, puede elegir cuál de ellas es la principal. La audiencia objetivo principal es la que se sugiere automáticamente a los usuarios. Inicialmente, la audiencia objetivo principal se llama tu organización e incluye a todos los usuarios que la componen.

• Ejemplos de configuraciones de acceso general
• Cómo se aplican las opciones de acceso general
• Configurar opciones de acceso general
• Definir el acceso general predeterminado a elementos nuevos

Ejemplos de configuraciones de acceso general

• Personalizar la audiencia objetivo principal: puedes definir cuál es la audiencia objetivo principal por grupo o unidad organizativa. Por ejemplo, si tienes una unidad organizativa de marketing, puedes crear una audiencia objetivo denominada "Marketing" y definirla como la principal de esa unidad organizativa. De este modo, cuando un usuario de la unidad organizativa de marketing accede para permitir el acceso general, la primera opción que se muestra es "Marketing".
• Limitar las opciones de acceso general: puedes añadir y quitar audiencias objetivo en las opciones para compartir el acceso general de los usuarios. Por ejemplo, puedes permitir que los usuarios den acceso general solo a su departamento y quitar la opción de acceso a toda la organización.

Cómo se aplican las opciones de acceso general

• Las unidades compartidas tienen las opciones de acceso general que hayas definido en la unidad organizativa a la que está asignada la unidad compartida.
• Si quitas una audiencia objetivo de las opciones para compartir, los archivos se seguirán compartiendo con ella, aunque esa audiencia ya no forme parte de las opciones para compartir generales. Para bloquear el acceso, puedes quitar miembros de la audiencia o eliminarla de la lista de audiencias objetivo del directorio.
• Si tu organización tiene licencias de Cloud Identity y de Google Workspace, las opciones de acceso general se aplican a los usuarios de Cloud Identity.

Configurar opciones de acceso general

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  AplicacionesGoogle WorkspaceDrive y Documentos.

3. Haz clic en Opciones para compartir > Audiencias objetivo.
   La lista Audiencias muestra las audiencias objetivo que ya se han aplicado al servicio, en el orden en que aparecen en las opciones para compartir archivos de los usuarios.

4. (Opcional) Para aplicar el ajuste solo a algunos usuarios, en el lateral, selecciona una unidad organizativa (que se suele usar para los departamentos) o un grupo de configuración (avanzado). Ver cómo

   La configuración de los grupos prevalece sobre las unidades organizativas. Más información

5. Haz clic en Añadir audiencia objetivo.
6. Marca la casilla situada junto a la audiencia objetivo que quieras añadir. Si la única audiencia objetivo es la unidad organizativa superior, haz clic en Crear audiencia objetivo. Para obtener más información sobre cómo configurar audiencias objetivo, consulta el artículo Información sobre las audiencias objetivo.
7. Haz clic en Guardar.
8. Coloca el cursor sobre la audiencia objetivo que quieras que sea la audiencia objetivo principal y cámbiala a la posición 1 arrastrando o cambiando el número.
9. (Opcional) Coloca las otras audiencias objetivo en el orden que quieras. Para quitar una audiencia objetivo, haz clic en Quitar elemento .
10. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular en un unidad organizativa.

    Para restaurar más tarde el valor heredado, haz clic en Heredar (o en Sin definir, si se trata de un grupo).

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se vayan aplicando ajustes antiguos y nuevos de manera intermitente.

Definir el acceso general predeterminado a elementos nuevos

De forma predeterminada, el acceso general es Restringido. Es la configuración recomendada para la mayoría de los usuarios, por lo que solo pueden compartir un archivo si están listos y mantener la privacidad de los archivos personales.

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  AplicacionesGoogle WorkspaceDrive y Documentos.

3. Haz clic en Opciones para compartir > Ajuste predeterminado de acceso a espacios.

4. (Opcional) Para aplicar el ajuste solo a algunos usuarios, en el lateral, selecciona una unidad organizativa (que se suele usar para los departamentos) o un grupo de configuración (avanzado). Ver cómo

   La configuración de los grupos prevalece sobre las unidades organizativas. Más información

5. Elige una opción:
   1. Privado para el propietario: solo el propietario del archivo puede acceder a archivos nuevos.
   2. Cualquier usuario de tu organización puede acceder al elemento si tiene el enlace (para organizaciones sin audiencias objetivo): los archivos con este ajuste no se incluyen en los resultados de búsqueda, a menos que haya enlaces a ellos desde otros archivos que se puedan buscar.
   3. Cualquier usuario de tu organización puede buscar y encontrar el elemento (para organizaciones sin audiencias objetivo): los archivos con este ajuste solo se muestran en la unidad de Drive de los usuarios una vez que hayan accedido a los archivos o que estos se hayan compartido con ellos.
   4. La audiencia objetivo principal puede acceder al elemento si tiene el enlace (para organizaciones con audiencias objetivo): los archivos con este ajuste no se incluyen en los resultados de búsqueda, a menos que haya enlaces a ellos desde otros archivos que se puedan buscar.
   5. La audiencia objetivo principal puede buscar y encontrar el elemento (para organizaciones con audiencias objetivo): los archivos con este ajuste solo se muestran en la unidad de Drive de los usuarios una vez que hayan accedido a los archivos o que estos se hayan compartido con ellos.
6. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular en un unidad organizativa.

   Para restaurar más tarde el valor heredado, haz clic en Heredar (o en Sin definir, si se trata de un grupo).

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se vayan aplicando ajustes antiguos y nuevos de manera intermitente.