Editar y supervisar etiquetas de clasificación en una organización

Nota: Para editar las etiquetas de Drive aplicadas a tus archivos, visita esta página. Para editar las etiquetas de clasificación de Gmail aplicadas a tus mensajes, visita esta página.

Como administrador, puedes revisar, editar y eliminar las etiquetas de clasificación de Drive y Gmail que utiliza tu organización. Ten cuidado cuando hagas cambios en una etiqueta publicada. Los cambios afectan a todos los archivos y mensajes a los que se ha aplicado la etiqueta.

• Revisar todas las etiquetas de clasificación de tu organización
• Editar una etiqueta de Drive y sus campos
• Desbloquear una etiqueta de Drive para editarla
• Inhabilitar una etiqueta de Drive
• Eliminar una etiqueta de Drive
• Auditar la actividad de etiquetas de clasificación en Drive
• Auditar la actividad de las etiquetas de clasificación en Gmail

Revisar todas las etiquetas de clasificación de tu organización

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  SeguridadControl de acceso y de datosClasificación de datosGestor de etiquetas.
3. (Opcional) Para filtrar la lista, haz clic en Buscar nombre de etiqueta y escribe el texto de búsqueda.

Editar una etiqueta de clasificación

Como administrador, puedes cambiar el nombre de una etiqueta, los nombres de los campos o las opciones. Los cambios se propagan en todos los lugares donde se aplica la etiqueta. No puedes cambiar el tipo de campo ni la opción de selección múltiple. Tampoco puedes editar las etiquetas que se utilizan en las reglas de clasificación de datos, de prevención de la pérdida de datos (DLP) ni en las reglas de conservación de Vault.

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  SeguridadControl de acceso y de datosClasificación de datosGestor de etiquetas.
3. Haz clic en la etiqueta que quieras editar.
4. Editar la etiqueta Además de cambiar el nombre de los campos y las opciones, puedes inhabilitarlos y eliminarlos:
   • Para cambiar las aplicaciones en las que se usa la etiqueta: marca o desmarca la casilla situada junto a la aplicación.
   • Para cambiar el nombre de campos u opciones: haz clic en el nombre del campo o en la opción para desplegarla y, a continuación, haz clic en el nombre de la opción. Si una regla usa la etiqueta o el campo, verás el mensaje name bloqueado junto a la etiqueta o el campo, y no podrás editarlos.
   • Para inhabilitar un campo, búscalo y haz clic en Más Inhabilitar. Nota: Cuando se inhabilita un campo, los usuarios ya no pueden aplicarle valores. Sin embargo, seguirá apareciendo en los elementos en los que ya se le haya dado algún valor y en los resultados de búsqueda.
   • Para eliminar un campo, primero tienes que inhabilitarlo y publicarlo. A continuación, haz clic en Más Eliminar. El campo se eliminará de los archivos a los que se haya aplicado el campo.
   • Para inhabilitar una opción de un campo, sigue estos pasos:
     1. Haz clic en el campo para desplegarlo.
     2. En la opción de campo que quieres inhabilitar, haz clic en Más y elige cómo inhabilitarla:
        • Para mantener la opción visible, pero impedir que los usuarios la elijan, haga clic en Mostrar y no permitir seleccionar.
        • Para ocultar la opción por completo, haz clic en Ocultar e inhabilitar.
   • Para eliminar una opción de un campo: inhabilítalo primero y publícalo. A continuación, haz clic en Más Eliminar. En el caso de los archivos con etiquetas a las que se ha aplicado la opción eliminada, no se establece el campo.
5. Haz clic en Publicar cambios.

Desbloquear una etiqueta de clasificación para editarla

Cuando se utilizan en etiquetas de DLP, clasificación de datos o reglas de retención, las etiquetas no se pueden editar de forma destructiva (inhabilitar o eliminar campos, opciones de campos o las etiquetas). Para desbloquear una etiqueta, debes quitarla de todas las reglas. En las reglas de DLP, la etiqueta no se puede utilizar como condición o como acción.

Inhabilitar una etiqueta de clasificación

Inhabilita una etiqueta cuando ya no quieras que los usuarios la apliquen, pero quieres conservarla donde se haya aplicado y en los resultados de búsqueda. Sigue estos pasos para inhabilitar una etiqueta en todas las aplicaciones. Para saber cómo inhabilitar una etiqueta solo en determinadas aplicaciones, consulta el artículo Habilitar o inhabilitar una etiqueta de clasificación.

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  SeguridadControl de acceso y de datosClasificación de datosGestor de etiquetas.
3. Junto a la etiqueta que quieras inhabilitar, haz clic en MásInhabilitar. No puedes inhabilitar una etiqueta si no se ha publicado o si se utiliza en una regla de clasificación de datos, en la regla de prevención de la pérdida de datos (DLP) o en la regla de conservación de Vault.
4. Confirma que quieres inhabilitar la etiqueta haciendo clic en Inhabilitar y mostrar.

Para volver a habilitar una etiqueta, búscala en el gestor de etiquetas y haz clic en MásHabilitar.

Eliminar una etiqueta de clasificación

Elimina una etiqueta cuando quieras que todas las instancias en las que se haya aplicado esa etiqueta, incluidos los valores de campo introducidos por los usuarios, se eliminen de forma permanente y se quiten de los archivos o mensajes.

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  SeguridadControl de acceso y de datosClasificación de datosGestor de etiquetas.
3. Si el estado de la etiqueta está Publicada, primero debes inhabilitarla:
   1. Junto a la etiqueta que quieras inhabilitar, haz clic en MásInhabilitar.
   2. Confirma que quieres inhabilitar la etiqueta.
4. Junto a la etiqueta que quieras eliminar, haz clic en Más Eliminar. No puedes eliminar una etiqueta si se utiliza en una regla de clasificación de datos, en una regla de Prevención de la pérdida de datos (DLP) o en una regla de conservación de Vault.
5. Haz clic en Eliminar definitivamente para confirmar que quieres eliminarla.

Auditar la actividad de las etiquetas de clasificación en Drive

Cuando un usuario o una regla aplica o actualiza una etiqueta de un archivo, esa actividad se registra en los registros de auditoría del administrador. En la entrada de registro se incluyen los valores de etiqueta nuevos y anteriores, y qué usuario o sistema ha hecho el cambio.

Los registros de auditoría del administrador de otros eventos no registran las etiquetas de archivo.

Consulta más información sobre cómo revisar eventos de registro de administrador y registros de informes y BigQuery.

Auditar la actividad de las etiquetas de clasificación en Gmail

Para auditar los mensajes de Gmail a los que se les han aplicado etiquetas de clasificación, exporta los registros de Gmail a BigQuery.

Consulta información sobre los registros de informes y BigQuery, así como sobre los campos de metadatos disponibles y las consultas de ejemplo de Gmail.