Как изменять ярлыки классификации в организации и отслеживать действия с ними

Примечание. Чтобы узнать, как изменить ярлыки Диска, примененные к файлам, ознакомьтесь с этой статьей. Чтобы изменить ярлыки классификации Gmail, примененные к письмам, следуйте этим инструкциям.

Как администратор, вы можете просматривать, изменять и удалять ярлыки классификации Диска и Gmail, используемые организацией. Если вы собираетесь изменить уже опубликованный ярлык, будьте внимательны. Изменения влияют на все файлы и письма, к которым применен ярлык.

• Как посмотреть список ярлыков классификации, используемых в организации
• Как изменить ярлык Диска и его поля
• Почему настройки ярлыка Диска могут быть заблокированы
• Как отключить ярлык Диска
• Как удалить ярлык Диска
• Как отслеживать действия с ярлыками классификации на Диске
• Как отслеживать действия с ярлыками классификации в Gmail

Как посмотреть список ярлыков классификации, используемых в организации

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора нажмите на значок меню Безопасность Управление доступом и данными Систематизация данных Label manager.
3. Чтобы отфильтровать список, нажмите Поиск названия ярлыка и введите текст запроса.

Как изменить ярлык классификации

Как администратор, вы можете переименовать ярлык и доступные в нем поля и варианты. Изменения применяются ко всем объектам с этим ярлыком. Обратите внимание, что поменять тип поля и значение параметра, разрешающего выбор нескольких вариантов, нельзя. Также нельзя изменить ярлык, используемый правилом хранения Google Сейфа, классификации данных или защиты от потери данных (DLP).

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора нажмите на значок меню Безопасность Управление доступом и данными Систематизация данных Label manager.
3. Нажмите на ярлык.
4. Измените его. Вы можете не только переименовать поля и варианты, но и отключить или удалить их.
   • Чтобы задать приложения, в которых используется ярлык, установите флажок рядом с соответствующими приложениями.
   • Чтобы переименовать поле или вариант, нажмите на название поля или разверните вариант, а затем нажмите на его название. Если ярлык или поле используется правилом, рядом с именем будет значок – это означает, что вносить изменения нельзя.
   • Чтобы отключить поле, рядом с ним нажмите на значок "Ещё"Отключить. После этого пользователи не смогут добавлять в него значения, но уже указанные значения им будут видны и доступны в результатах поиска.
   • Чтобы удалить поле, сначала отключите его и опубликуйте ярлык. Затем рядом с полем нажмите на значок "Ещё"Удалить. Поле будет удалено из файлов, к которым оно применялось.
   • Чтобы отключить доступный в поле вариант:
     1. Нажмите на поле, чтобы раскрыть его.
     2. Рядом с вариантом, который хотите отключить, нажмите Ещё и выберите нужный параметр:
        • Чтобы вариант по-прежнему показывался, но пользователи не могли его выбрать, нажмите Показывать, но запретить выбирать.
        • Чтобы скрыть вариант, нажмите Скрыть и отключить.
   • Чтобы удалить доступный в поле вариант, сначала отключите поле и опубликуйте ярлык. Затем рядом с вариантом нажмите на значок "Ещё"Удалить. После этого в ярлыках удаленный вариант будет указываться как "Не настроено".
5. Нажмите Опубликовать изменения.

Как разблокировать настройки ярлыка классификации

Если вы используете ярлык в правиле хранения, правиле DLP или при классификации данных, нельзя отключить или удалить этот ярлык, а также изменить или удалить его поля и варианты. Чтобы изменить такой ярлык, сначала удалите его из всех правил. Обратите внимание, что ярлыки нельзя использовать в качестве условия или действия в правилах DLP.

Как отключить ярлык классификации

Если вы хотите сохранить ярлык для объектов, к которым он добавлен, и при этом запретить пользователям применять его, отключите этот ярлык. Ниже приведены инструкции по отключению ярлыка для всех приложений. Чтобы узнать, как отключить его только для некоторых из них, следуйте инструкциям в статье Как включить или отключить ярлык классификации.

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора нажмите на значок меню Безопасность Управление доступом и данными Систематизация данных Label manager.
3. Рядом с ярлыком, который хотите отключить, нажмите на значок "Ещё"Отключить. Это действие недоступно, если ярлык используется правилом хранения Google Сейфа, классификации данных или защиты от потери данных (DLP).
4. Чтобы подтвердить действие, нажмите Отключить и оставить видимым.

Чтобы снова включить ярлык, найдите его в Label Manager и нажмите "Ещё"Включить.

Как удалить ярлык классификации

Чтобы навсегда удалить ярлык из всех объектов, к которым он применяется, и все значения его полей, указанные пользователями:

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора нажмите на значок меню Безопасность Управление доступом и данными Систематизация данных Label manager.
3. Если ярлык опубликован, сначала отключите его:
   1. Рядом с ярлыком, который хотите отключить, нажмите на значок "Ещё"Отключить.
   2. Подтвердите действие.
4. Рядом с ярлыком, который хотите удалить, нажмите на значок "Ещё"Удалить. Это действие недоступно, если ярлык используется правилом хранения Google Сейфа, классификации данных или защиты от потери данных (DLP).
5. Чтобы подтвердить действие, нажмите Удалить навсегда.

Как отслеживать действия с ярлыками классификации на Диске

Когда пользователь или правило применяет или обновляет ярлык файла, это действие регистрируется в журнале аудита администратора. В запись включаются сведения об установленных ранее и новых значениях ярлыка, а также имя пользователя или название системы, которые внесли изменения.

В журналах аудита администратора для других событий с файлами не регистрируются действия, связанные с ярлыками.

Подробнее о просмотре событий в журнале аудита администратора и журналах отчетов в BigQuery…

Как отслеживать действия с ярлыками классификации в Gmail

Чтобы отслеживать письма Gmail, отправленные с примененными к ним ярлыками классификации, экспортируйте журналы Gmail в BigQuery.

Ознакомьтесь с информацией о журналах отчетов в BigQuery, изучите доступные поля метаданных и примеры запросов для Gmail.