Eliminar automáticamente mensajes de Chat de tu organización

Con la eliminación automática de Chat, puedes decidir si se eliminan automáticamente los mensajes enviados a través de Google Chat y en qué casos. Esta función solo se aplica a los mensajes enviados mientras el historial de conversaciones está activado.

Puedes habilitar políticas independientes de eliminación automática para todos los tipos de conversaciones: mensajes directos individuales, mensajes de grupo y mensajes de espacios.

Esta función permite eliminar en tu red mensajes enviados por usuarios de tu organización a fuentes externas, pero estos mensajes directos individuales, de grupo y de espacios seguirán visibles para los miembros de esa fuente externa.

Eliminación automática de Google Chat y Google Vault

Las políticas de eliminación automática de Chat y los mensajes eliminados a raíz de esta están sujetos a las reglas de conservación de Chat y Google Vault.

Si una regla de conservación de Vault se aplica a una conversación con una política de eliminación automática de Chat, los mensajes se eliminarán de la siguiente manera:

• La regla de conservación de Vault elimina un mensaje antes del periodo de eliminación automática de Chat: el mensaje se elimina de la conversación y permanece en Vault durante 30 días debido a la regla de conservación predeterminada. El proceso de purga se inicia a los 30 días y, si hay un gran número de mensajes, puede durar varios días.
• El periodo de eliminación automática de Chat precede al periodo de conservación de Vault: el mensaje se elimina de la conversación y permanece en Vault durante el resto del periodo de conservación, o al menos durante 30 días.
• Un usuario elimina un mensaje antes de que se elimine automáticamente o se conserve en Vault: el mensaje permanece en Vault durante el resto del periodo de conservación y, como mínimo, durante 30 días.

Si no se aplica ninguna regla de conservación de Vault, los mensajes que se eliminan automáticamente se conservan durante 30 días después de que la política de eliminación automática o un usuario los eliminen de una conversación. El proceso de purga se inicia a los 30 días y puede durar varios días.

Espacios grandes y Google Vault

Si se aplica una retención a una cuenta, no se podrán eliminar los datos de usuario correspondientes. Las retenciones se pueden aplicar a cuentas de usuarios concretos o a unidades organizativas enteras. Puedes utilizar retenciones para impedir que se eliminen los datos de mensajes, como los que se crean cuando el historial de chat está activado.

Sin embargo, esta función no se aplica a los mensajes creados en espacios extragrandes, es decir, aquellos que tienen más de 50.000 usuarios. Los mensajes publicados en espacios extragrandes se eliminarán de acuerdo con la política de conservación del espacio. Los mensajes que no se hayan publicado en estos espacios se retendrán, como de costumbre. Por motivos de escalabilidad y rendimiento, puede ser difícil comprobar el estado de retención de cada usuario en cada mensaje que se envía. Planifica bien cómo quieres gestionar los espacios grandes.

Para obtener más información, consulta el artículo Empezar a usar retenciones en Google Vault.

Gestionar la política de eliminación automática de Chat

Activar o desactivar la eliminación automática de mensajes directos individuales

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  AplicacionesGoogle WorkspaceGoogle Chat.
3. Haz clic en Eliminación automática.
4. Haz clic en Mensajes directos individuales.
5. (Opcional) Para aplicar el ajuste a un departamento o un equipo, selecciona en el lateral una unidad organizativa. Ver cómo
6. Marca o desmarca la casilla Habilitar eliminación automática para activar o desactivar esta opción. 
7. En Número de días que aparece el mensaje en los mensajes directos individuales, introduce un número entre 30 y 36.500.
8. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular en un unidad organizativa.

   Para restaurar más adelante el valor heredado, haz clic en Heredar.

Activar o desactivar la eliminación automática de mensajes directos de grupo

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  AplicacionesGoogle WorkspaceGoogle Chat.
3. Haz clic en Eliminación automática.
4. Haz clic en Mensajes directos en grupo.
5. Marca o desmarca la casilla Habilitar eliminación automática para activar o desactivar esta opción. 
6. En Número de días que aparece el mensaje en los mensajes de grupo, introduce un número entre 30 y 36.500.
7. Haz clic en Guardar.

Activar o desactivar la eliminación automática de mensajes en espacios

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  AplicacionesGoogle WorkspaceGoogle Chat.
3. Haz clic en Eliminación automática.
4. Haz clic en Espacios.
5. Marca o desmarca la casilla Habilitar eliminación automática para activar o desactivar esta opción. 
6. En Número de días que aparece el mensaje en los mensajes de espacios, introduce un número entre 30 y 36.500.
7. Haz clic en Guardar.

Información adicional

• Los datos pueden permanecer en Vault una vez que hayan vencido todas las reglas de retención
• Conservar mensajes de Google Chat con Vault
• Activar o desactivar el historial de chat de los usuarios
• Enviar y compartir archivos en mensajes de Google Chat