Estos Términos de la Beta de la Firma Electrónica se aplican al uso que hagas de la versión previa al lanzamiento general de Documentos de Google y de la función beta de Google Drive para la firma electrónica de documentos ("Beta de la Firma Electrónica").
Google no forma parte de los documentos que se formalizan con la Beta de la Firma Electrónica
Los únicos participantes de los documentos que se formalicen mediante la Beta de la Firma Electrónica son las partes de dicho documento. Al usar la Beta de la Firma Electrónica, das tu consentimiento para realizar transacciones electrónicamente a través del servicio con la otra parte del documento.
Tú controlas con quién haces negocios
Si vas a enviar un documento para que se firme, asegúrate de hacerlo a la dirección de correo electrónico de la persona correcta y de que esta tenga autoridad para formalizar el documento. Asegúrate de que el documento está compartido con las personas adecuadas antes de compartirlo para que se firme. Si recibes un documento para firmarlo, confirma la identidad del remitente. Cualquier persona que tenga acceso a una cuenta de correo a la que se envíe una solicitud de firma electrónica (con o sin el permiso del propietario de la cuenta) podrá firmarla hasta que caduque el enlace (por ejemplo, si se cancela la solicitud de firma). Además, los titulares de cuentas de Google que actualicen su dirección de correo electrónico podrán firmar los documentos que les hayas enviado a su dirección antigua, siempre que la nueva y la antigua estén vinculadas a la misma cuenta subyacente. Por lo tanto, debes asegurarte de que la persona que recibe el enlace y firma el documento es la adecuada. También debes tener en cuenta que es posible que la otra parte tenga que aceptar los términos de Google antes de firmar el documento.
Tienes el control del contenido de tus documentos
Eres la única persona responsable de garantizar que los documentos que envíes o recibas para formalizar con la Beta de la Firma Electrónica representen el acuerdo completo y definitivo de tu contrato con la otra parte.
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Cada una de las partes debe revisar y aceptar el borrador del documento antes de formalizarlo mediante la Beta de la Firma Electrónica. No hagas cambios en el documento sin informar a la otra parte ni darle la oportunidad de revisarlos antes de formalizarlo. Dentro del proceso de finalización del documento con la otra parte, debéis resolver todos los cambios y comentarios sugeridos en el documento antes de formalizarlo. No añadas comentarios a un archivo PDF firmado, ya que se podría crear otro archivo que afecte a la integridad del contrato subyacente o confundiros a ti y a la otra parte en relación con el contrato definitivo. |
Tú controlas qué documentos se formalizan
Aunque las firmas electrónicas suelen considerarse equivalentes a las firmas tradicionales manuscritas en muchas jurisdicciones, eres responsable de garantizar que tu contrato se pueda formalizar electrónicamente. Ponte en contacto con un abogado si tienes alguna duda sobre el uso de firmas electrónicas en tu contrato en tu jurisdicción y para confirmar cualquier otro requisito que debáis cumplir las partes al formalizar un documento electrónicamente.
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No todos los documentos son aptos para la firma electrónica en todas las jurisdicciones. Por ejemplo, las categorías habituales de documentos para los que las jurisdicciones requieren firmas manuscritas son los fideicomisos, los testamentos, los codicilos, los poderes notariales y las escrituras. Consulta a un abogado de tu jurisdicción para asegurarte de que cualquier documento que tengas previsto formalizar a través de la Beta de la Firma Electrónica tendrá validez en dicha zona. |
Durante la beta, es posible que los documentos que se envíen para formalizarse con la Beta de la Firma Electrónica solo puedan incluir un campo de firma. En este caso, solo la persona que acceda al enlace de solicitud de firma podrá añadir su firma al documento. Además, la persona que envíe el documento y la que lo firme se considerarán parte del documento formalizado. Si cualquiera de las personas actúa en nombre de una entidad legal al enviar o firmar el documento, esa entidad será una de las partes del documento y no la persona física. Si la otra persona debe actuar en nombre de una entidad, debes asegurarte de que tenga la autoridad necesaria para vincularla al documento formalizado.
Copias y almacenamiento de documentos electrónicos
Aunque Google intentará enviar un correo a todas las partes con una copia del documento formalizado y procurará dejar una copia en sus cuentas de Drive, no puede garantizar que todas vayan a recibirla. Por ejemplo, la configuración de tu correo (o la de la otra parte) puede impedir que recibas la copia. Como consecuencia, eres la única persona responsable de conservar una copia del contrato formalizado y de confirmar con la otra parte que también ha recibido una copia para sus registros. Debes conservar todos los correos que recibas de la Beta de la Firma Electrónica que contengan el documento formalizado, ya que pueden ayudar a determinar qué se firmó más adelante.
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Puede que no todas las partes reciban copias de los documentos firmados (por ejemplo, es posible que no se envíen debido a errores técnicos o a que los filtros de spam rechacen el correo con la copia formalizada). Por lo tanto, haz un seguimiento con las partes para asegurarte de que todas reciban una copia. Si las partes pueden acceder al documento formalizado a través de la Beta de la Firma Electrónica, asegúrate de que tanto tú como las otras partes hayáis guardado una copia independiente del documento antes de eliminar el archivo o de cambiar los permisos de acceso. |
Google no puede garantizar que siempre haya una copia de los documentos formalizado a través de sus servicios (por ejemplo, en el caso de que elimines tu cuenta de Google). Para asegurarte de conservar una copia de todos los documentos formalizados con la Beta de la Firma Electrónica, debes almacenarla de forma independiente.
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Dado que la Beta de la Firma Electrónica es una versión previa al lanzamiento general, existe la posibilidad de que pierdas el acceso online o no recibas una copia de un documento que hayas formalizado. No uses la Beta de la Firma Electrónica como almacenamiento online de los documentos que hayas formalizado. Asegúrate de guardar una copia offline independiente después de formalizarlos. Durante el periodo preliminar, no debes utilizar el proceso de exportación estándar de Google para obtener copias de archivos firmados, ya que esos archivos serán un tipo de datos no admitido. |
Solo para usos empresariales en la misma jurisdicción
Solo puedes usar la Beta de la Firma Electrónica con fines empresariales y no con fines personales, familiares ni domésticos. Asimismo, solo debes enviar contratos a (o formalizar contratos que te hayan enviado) otras partes que estén en la misma jurisdicción que tú.
Información de firma y acceso a los documentos
Las copias de los documentos formalizadas con la Beta de la Firma Electrónica contienen firmas basadas en certificados que ayudan a identificar a las partes. Los metadatos que acompañan los documentos (y cualquier registro de auditoría que proporcione la Beta de la Firma Electrónica) pueden incluir la dirección de correo electrónico de cada parte, así como otra información sobre el documento, la cuenta de Google (como un identificador pseudonimizado vinculado a esa cuenta), el dispositivo utilizado por cada parte (como la dirección IP) y otros datos (como la hora y la fecha). Cualquier persona con acceso al documento subyacente podrá acceder a esta información junto con el documento firmado.
Advertencia de Adobe Reader y Acrobat
Si utilizas Adobe Reader o Acrobat para abrir un documento firmado con nuestra Beta de la Firma Electrónica, es posible que recibas una advertencia sobre algunos problemas con la firma del documento. Las declaraciones de Adobe sobre la validez de las firmas solo están relacionadas con el certificado que utiliza Google para firmar digitalmente el documento y no con la firma de la parte firmante.
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Para evitar que aparezca esta advertencia, selecciona manualmente la opción de confiar en el certificado (llamado "Google <[email protected]>") siguiendo estos pasos:
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Eliminación
Antes de eliminar un documento formalizado, asegúrate de que tanto tú como las otras partes tenéis acceso a él. Si decides eliminar documentos creados o firmados con la Beta de la Firma Electrónica, es posible que tardemos más en quitar todo el material asociado que el resto del material de Drive durante la fase previa al lanzamiento general.
Usuarios de Brasil
Puede haber mayores riesgos de implementabilidad asociados al uso de documentos formalizados con la Beta de la Firma Electrónica en tu jurisdicción. Deberías tener en cuenta estos riesgos con un abogado colegiado antes de usar la Beta de la Firma Electrónica.
Renuncia de responsabilidad
La información y las advertencias proporcionadas en estos términos con respecto a la implementabilidad de los contratos firmados electrónicamente tienen únicamente fines de información general y no deben servir de asesoramiento legal. Google no puede asegurar ni asegura que el uso de la Beta de la Firma Electrónica genere un contrato válido en tu jurisdicción. Si tienes alguna duda sobre el uso de las firmas y los contratos electrónicos, consulta con un abogado colegiado de tu jurisdicción.
