Google Workspace 管理者は、[メールとチャットの自動削除] の設定を使用して、組織内のユーザーのメッセージの保存を管理できます。ユーザーのメールボックスにメッセージを残す日数を設定し、以下の設定を行うことができます。
- 保持期間が過ぎたらメッセージをゴミ箱に移動する、または完全に削除する
- 特定のラベルが付いたメッセージを保持する
- メッセージを自動的に削除する、または削除をユーザーに任せる
[メールとチャットの自動削除 ] の設定は、Gmail と従来のハングアウト（非推奨）のメッセージの保存のみを対象としています。Google Chat のメッセージの保存を管理するには、組織の Chat メッセージを自動削除するをご覧ください。
Vault でメッセージの保存を管理する
法的な制約やコンプライアンス目的ですべてのアカウントとメッセージを自動削除する必要がある場合は、[メールとチャットの自動削除] の設定ではなく、Google Vault を使用してください。メッセージの保持の管理には、自動削除設定または Vault のいずれかを使用し、両方は使用しないことをおすすめします。詳しくは、Vault の保持に関するよくある質問のページをご覧ください。
自動削除の設定が適用される仕組み
このセクションでは、[メールとチャットの自動削除] の設定によるメッセージの管理方法について説明します。
この設定は、ユーザーの受信トレイ内のメール メッセージ、アーカイブ済みのメッセージ、Gmail API で追加されたメッセージに適用されます。
スレッド内に設定に基づいて保持されているメッセージがある場合、そのスレッド内のメッセージはすべて保持されます。これは、[スレッド表示] がオンかオフかにかかわらず発生します。
この設定は、[ゴミ箱] フォルダ内のメッセージには適用されません。[ゴミ箱] 内のメッセージは 30 日後に完全に削除されます。
この設定は、スケジュールに基づいて定期的にメッセージに適用されます。そのため、保存期間が終了しても、メッセージがすぐに削除されない場合があります。メッセージは、次に設定が適用されたときに削除されます。
メッセージの削除日時を決定するために、この設定では Gmail がメールを受信した日時が使用されます。Gmail に移行されたメールや、POP または IMAP メールボックスから Gmail で受信したメールの場合、この設定では [日付:] ヘッダーまたは IMAP 内部日付属性が使用されます。
メッセージの自動削除を有効にする
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管理コンソールで、メニュー アイコン
[アプリ]
[Google Workspace]
- 左側で最上位の組織（通常はドメイン）を選択します。
- [メールとチャットの自動削除] までスクロールし、[指定の日数が経過したメールとチャット メッセージを自動削除する] を選択します。
- メッセージを保持する日数を入力します。たとえば、「45」と入力すると、45 日を過ぎたメッセージは削除されます。最小値は 30 です。
- [自動削除されたメッセージの処理方法] で、削除されたメッセージに対するオプションを選択します。
- メッセージを [ゴミ箱] フォルダに移動する:メッセージは [ゴミ箱] に 30 日間保存され、その後完全に削除されます。この期間中であれば、誤って削除されたメッセージを元に戻すことができます。
- メッセージを完全に削除する: メッセージはゴミ箱を経由せず、指定した日数が経過すると完全に削除されます。メッセージが完全に削除されると、元には戻せません。
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（省略可）特定のラベルが付いているメッセージを自動削除の対象から外すには、[次のラベルが付いているメッセージは自動的に削除しない] の下に、ラベル名のリストをカンマで区切って入力します。作成したラベルを組織内のユーザーに伝え、各自が同じラベルを作成して保持したいメッセージに適用できるようにします。詳しくは、ラベルを作成して Gmail を整理するをご覧ください。
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ページの下部にある [保存] をクリックします。
変更には最長で 24 時間かかることがありますが、通常はこれより短い時間で完了します。詳細
