Como administrador do Google Workspace, você pode usar a configuração Exclusão automática de e-mails e chats para gerenciar o armazenamento de mensagens para as pessoas na sua organização. É possível definir o número de dias que as mensagens permanecem na caixa de e-mails de um usuário e criar configurações para:
- mover mensagens para a lixeira ou excluí-las definitivamente quando o período do armazenamento expirar;
- manter mensagens com marcadores específicos;
- excluir mensagens automaticamente ou permitir que os usuários gerenciem a exclusão de mensagens.
A configuração Exclusão automática de e-mails e chats é usada apenas para o armazenamento de mensagens do Gmail e do Hangouts clássico (descontinuado). Para gerenciar o armazenamento de mensagens do Google Chat, acesse Excluir automaticamente as mensagens do Chat da sua organização.
Gerenciar o armazenamento de mensagens com o Vault
Se você precisar de exclusão automática para todas as contas e mensagens, por exemplo, para fins jurídicos ou de compliance, use o Google Vault em vez da configuração Excluir automaticamente e-mails e chats. O Google recomenda usar a configuração de exclusão automática ou o Vault para gerenciar a retenção de mensagens, mas não os dois. Saiba mais na página de perguntas frequentes sobre a retenção do Vault.
Como as configurações de exclusão automática são aplicadas
Esta seção descreve como as mensagens são gerenciadas com a configuração Exclusão automática de e-mails e chats:
A configuração é aplicável a mensagens de e-mail na caixa de entrada do usuário, a mensagens arquivadas e a mensagens adicionadas com a API Gmail.
Quando pelo menos uma mensagem em uma conversa é retida com base na configuração, todas as mensagens na conversa são retidas. Isso acontece com a Visualização de conversas ativada ou desativada.
A configuração não se aplica a mensagens na pasta Lixeira. As mensagens na lixeira são excluídas permanentemente após 30 dias.
A configuração é aplicada regularmente às mensagens de forma programada. Portanto, quando um período de armazenamento termina, as mensagens talvez não sejam removidas imediatamente. Eles são removidos na próxima vez que a configuração é aplicada.
Para determinar quando excluir mensagens, a configuração usa o dia e a hora em que o Gmail recebeu a mensagem. Para mensagens migradas para o Gmail ou recebidas por ele de uma caixa de e-mails POP ou IMAP, a configuração usa o cabeçalho Date: ou o atributo Data interna do IMAP.
Ativar a exclusão automática de mensagens
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No Admin Console, acesse Menu
Apps
Google Workspace
- À esquerda, selecione a organização de nível superior, que costuma ser seu domínio.
- Role até a configuração Exclusão automática de e-mails e chats e escolha Excluir automaticamente mensagens de e-mail e de chat anteriores ao número de dias especificado.
- Digite por quantos dias você quer armazenar as mensagens. Por exemplo, digite 45 para excluir as mensagens com mais de 45 dias. O mínimo é 30.
- Em "Como gerenciar mensagens excluídas automaticamente", escolha uma opção para mensagens excluídas:
- Mover mensagens para a pasta Lixeira. As mensagens permanecem na lixeira por mais 30 dias antes de serem excluídas. O tempo adicional permite que você recupere as mensagens excluídas por engano.
- Excluir mensagens definitivamente: as mensagens não vão para a lixeira e são excluídas definitivamente depois do número de dias especificado. Não é possível recuperar essas mensagens.
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(Opcional) Para excluir mensagens com marcadores específicos da exclusão automática, digite uma lista separada por vírgulas com os nomes dos marcadores em Não excluir automaticamente as mensagens com os seguintes marcadores. Divulgue esses marcadores para as pessoas na sua organização atribuírem os mesmos marcados às mensagens que serão mantidas. Saiba como criar marcadores para organizar o Gmail.
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Na parte de baixo da página, clique em Salvar.
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