Como administrador de una empresa o un centro educativo, puedes crear calendarios y compartirlos con usuarios de tu organización. Estos calendarios se llaman calendarios de grupo. Por ejemplo, podrías crear un calendario de grupo compartido para gestionar las vacaciones de la empresa y otro para las reuniones del personal de la organización.
Crear un calendario de grupo
Antes de empezar: Si solo quieres compartir el calendario con un grupo concreto de usuarios de tu organización, primero deberás ponerlos en un grupo aparte. Sigue los pasos que se indican en Crear grupos.
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Abre Google Calendar.
- En la parte izquierda, junto a Otros calendarios, haz clic en Añadir
Crear un calendario.
- Añade el nombre del calendario (por ejemplo, "Calendario del equipo de Marketing"), una descripción y la zona horaria.
- Haz clic en Crear calendario.
Compartir calendarios
Puedes compartir un calendario con toda tu organización o con una persona o un grupo específicos.
- Abre Google Calendar.
- En la parte izquierda, haz clic en el nombre del nuevo calendario.
- Coloca el cursor sobre el calendario compartido y haz clic en Más
- Tienes dos opciones:
- Con todos los miembros de tu organización: en Permisos de acceso, marca la casilla Compartir con tu organización. Para compartir el calendario, pide a los usuarios que se suscriban a él o compártelo con una persona o un grupo.
- Con una persona o un grupo concretos: en Compartir con determinadas personas, haz clic en Añadir personas
- En la casilla de permisos, haz clic en la flecha hacia abajo
- Haz clic en Enviar.
Las invitaciones a calendarios de grupo incluyen enlaces a los calendarios.
Los miembros reciben notificaciones por correo electrónico que contienen enlaces al calendario compartido.
- Usuarios concretos y miembros del grupo: reciben notificaciones por correo electrónico cuando se comparten calendarios.
- Nuevos miembros del grupo: normalmente los nuevos miembros reciben notificaciones por correo electrónico sobre los calendarios a los que pueden acceder en un plazo de una hora después de unirse al grupo. Sin embargo, si se han compartido más de cien calendarios con el grupo, no recibirán esa notificación.
Estas notificaciones por correo electrónico incluyen un enlace Añadir al calendario. Si un usuario hace clic en este enlace y, a continuación, en Añadir calendario, el calendario se mostrará en su lista Otros calendarios.
Ayudar a los usuarios a encontrar calendarios compartidos
Puedes enviar a los usuarios el ID de un calendario compartido para que puedan encontrarlo más fácilmente.
- Abre Google Calendar.
- En Mis calendarios, busca el calendario compartido.
- Coloca el cursor sobre el calendario compartido y haz clic en Más
- Desplázate hacia abajo hasta la sección Integrar el calendario y copia el ID del calendario.
Este ID contiene muchos caracteres y números. - Pega el ID en el documento o el sitio web que vas a enviar a los nuevos usuarios.
- Indícales que lleven a cabo el siguiente procedimiento:
- Junto a Otros calendarios, haz clic en
- Pega el ID del calendario en el cuadro Añadir calendario y pulsa Intro.
- Junto a Otros calendarios, haz clic en
El calendario aparecerá en la lista Otros calendarios del usuario.
Temas relacionados
Para ayudar a tus usuarios a crear y compartir calendarios, indícales que consulten estas referencias:
