Google Vault è uno strumento di governance delle informazioni e di eDiscovery per Google Workspace. Con Vault puoi conservare, bloccare, cercare ed esportare i dati di Google Workspace degli utenti. Puoi utilizzare Vault per i seguenti dati:
- Gmail messages (Messaggi Gmail)
- File di Google Drive
- Google Calendar events (Eventi di Google Calendar)
- Messaggi di Google Chat (quando la cronologia delle conversazioni è attivata)
- Registrazioni di Google Meet e relativi log di Chat, Domande e risposte e Sondaggi.
- Messaggi di Google Gruppi
- SMS, messaggi vocali con relative trascrizioni e registri chiamate di Google Voice per Google Workspace.
- Google Sites
- Messaggi della versione classica di Hangouts (quando la cronologia delle conversazioni è attivata)
Scopri di più sui tipi di dati supportati.
Requisiti relativi alle licenze
Per consentire a Vault di cercare e conservare i dati degli utenti, questi ultimi devono avere una licenza di Google Workspace e una licenza di Vault.
| Licenze di Vault incluse | Licenze aggiuntive di Vault disponibili |
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Per informazioni sulle versioni compatibili, contatta il team di vendita Google. |
Come funzionano le licenze
- Se Vault è incluso nella tua versione, a tutti gli utenti della tua organizzazione viene automaticamente assegnata una licenza di Vault.
- Se Vault è disponibile come licenza aggiuntiva, puoi acquistare licenze di Vault per tutti o solo alcuni degli utenti della tua organizzazione. Solo gli utenti a cui sono state assegnate le licenze di Vault sono coperti da Vault. Scopri di più su come richiedere Google Vault.
- Se elimini un utente o una licenza necessari, i relativi dati potrebbero essere eliminati definitivamente e non più disponibili per Vault.
Governance delle informazioni: conservare ed eliminare i dati
- Conservare i dati per tutto il tempo necessario. Se la tua organizzazione è tenuta a conservare i dati per un determinato periodo di tempo, puoi configurare Vault in modo che li conservi. I dati rimangono disponibili per Vault anche quando gli utenti li eliminano e svuotano il cestino.
- Rimuovere i dati quando non servono più. Se la tua organizzazione deve eliminare i dati sensibili dopo un determinato periodo di tempo, puoi configurare Vault in modo che li rimuova dagli account utente e inizi a eliminarli definitivamente da tutti i sistemi Google.
Le regole di conservazione di Vault vengono applicate direttamente ai sistemi di dati dei servizi Google supportati. Vault non è un archivio di dati. Quando le regole di conservazione scadono, i dati eliminati da utenti o amministratori che non sono sottoposti ad archiviazione a fini legali sono soggetti a procedure di eliminazione standard. Quando i dati vengono eliminati definitivamente al termine del periodo di conservazione, non possono essere recuperati dagli utenti o dagli amministratori. Scopri di più sul funzionamento della conservazione.
Nota: Vault non conserva i dati finché non configuri le regole di conservazione. Fino a quel momento, gli utenti possono eliminare dati e i servizi possono eliminarli definitivamente in base al protocollo in uso.
eDiscovery: ricerca, archiviazione a fini legali ed esportazione dei dati interessati
Con Vault, gli utenti autorizzati possono cercare dati, applicare blocchi nonché esportarli per sottoporli a ulteriori analisi.
Vault supporta i primi passaggi del processo eDiscovery descritto dal modello EDRM (Electronic Discovery Reference Model):
- Identificazione: puoi eseguire ricerche nei dati di Google Workspace della tua organizzazione in base ad account utente, unità organizzativa, data oppure per parola chiave e vedere in anteprima messaggi, allegati e file supportati. La maggior parte dei servizi supporta le ricerche con operatore booleano. Scopri di più sulla ricerca.
- Conservazione: per conservare i dati a tempo indeterminato per obbligazioni legali o di altro tipo, puoi applicare dei blocchi ad account, unità organizzative e gruppi. Per Gmail e i messaggi di chat, puoi anche impostare delle condizioni per limitare il blocco ai messaggi corrispondenti. Scopri di più sui blocchi.
- Raccolta: dopo aver cercato i dati, puoi esportarli per l'elaborazione e l'analisi. Le esportazioni contengono:
- Una copia completa di tutti i dati che corrispondono ai criteri di ricerca
- I metadati necessari per collegare i dati esportati ai singoli utenti della tua organizzazione
- Le informazioni necessarie per dimostrare che i dati esportati corrispondono ai dati archiviati sui server di Google.
Un'esportazione dei dati è disponibile in Vault per 15 giorni, dopodiché viene eliminata per proteggere i dati. Scopri di più sulle esportazioni.
Controllo dell'accesso e auditing
Puoi stabilire chi può accedere a Vault e quali azioni ha a disposizione. In questo modo hai la certezza che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai dati della tua organizzazione. Attiva Vault per determinate unità organizzative e assegna le unità organizzative a un ruolo di amministratore con privilegi per Vault. Ulteriori informazioni sul controllo dell'accesso a Vault e sui privilegi di Vault.
Vault fornisce un log di controllo completo delle attività dell'utente in Vault, incluso quando crea o modifica una regola di conservazione, esegue una ricerca o esporta i dati. Il log di controllo non può essere modificato. Scopri di più sui rapporti di controllo.
Inizia a utilizzare Vault
- Se la tua organizzazione ha una versione di Google Workspace che non include Vault, acquista licenze di Vault.
- Chiedi a un super amministratore di Google Workspace di configurare l'accesso utente e i privilegi di Vault. Potrà configurare anche le regole di conservazione predefinite in modo da iniziare subito a conservare i dati. Ti consigliamo di rivolgerti all'ufficio legale o al team per la conformità della tua organizzazione per determinare i requisiti di eDiscovery e di governance delle informazioni.
- Gli utenti possono accedere a Vault e iniziare a utilizzarlo. Per iniziare rapidamente, consulta la Guida introduttiva per la ricerca e l'esportazione in Vault.
Passaggi successivi
Domande? Vedi Domande frequenti su Google Vault.
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