En este artículo no se describe lo que ocurre al mover contenido de unidades compartidas. Para obtener más información, consulta: Mover contenido a unidades compartidas.
Las carpetas compartidas son distintas de las unidades compartidas. Al mover un elemento de una carpeta compartida puede cambiar quién puede verlo y qué permisos se aplican al elemento. Puedes utilizar unidades compartidas en tu organización en vez de simplemente compartir carpetas.
Nota: Si mueves carpetas que tengan muchos archivos o subcarpetas, este proceso llevará más tiempo.
Antes de empezar
Para mover archivos o carpetas de una carpeta compartida a Mi unidad:
- Comparte el elemento con el permiso de edición.
- Habilita el ajuste Los editores pueden cambiar permisos y compartir para que se aplique al archivo o la carpeta. Para obtener instrucciones, consulta el artículo Restringir las opciones de uso compartido de Drive.
Permisos del archivo
Se considera que pasar archivos o carpetas de una carpeta compartida a Mi unidad es un movimiento y no una copia, por lo que el contenido que se mueva desaparece de la carpeta compartida. En este caso, ocurre lo siguiente:
- Se eliminan los permisos que el contenido movido heredó de la carpeta compartida. Hereda los nuevos permisos de la carpeta de destino, además de otros permisos establecidos explícitamente.
- Los usuarios ya no verán en la carpeta compartida las carpetas ni los archivos que se han movido.
Ejemplo
- Un usuario ha compartido un archivo con los usuarios A y B.
Los usuarios A y B tienen acceso al archivo, independientemente de su ubicación. - Un usuario ha compartido un archivo almacenado en la carpeta X con los usuarios A y C.
Los usuarios A, B y C tienen acceso al archivo. - Un archivo que se ha compartido con el usuario D se mueve a la carpeta Y.
Los usuarios A, B y D tienen acceso al archivo, pero el usuario C ya no lo ve en la carpeta X ni tiene acceso a él.
Notificaciones al mover archivos
Cuando un usuario mueve un archivo de una carpeta compartida a Mi unidad, recibe una advertencia antes de que se mueva realmente. Con esta notificación, se reduce el riesgo de que los usuarios muevan archivos por error e impidan que otros usuarios accedan a ellos.
Si los usuarios confirman que quieren mover los archivos, se les mostrará otro mensaje en el que se les notifica el cambio y se les indica que pueden deshacer la acción.
Asimismo, los usuarios pueden hacer el seguimiento de la actividad correspondiente a los archivos y las carpetas de Mi unidad para ver el historial de cambios que han tenido lugar, así como los avisos que se han mostrado al mover algún archivo. De este modo, si compartes una carpeta de Mi unidad y alguien extrae algún elemento de la carpeta compartida, en el historial de actividad aparecerá un aviso que, además de indicar que el archivo ya no está disponible, especifica quién lo movió y cuándo.
¿Qué debería hacer tu organización?
Si tu organización no tiene una estructura compleja de carpetas compartidas, puede que no tengas que hacer nada. Sin embargo, si en tu organización se utilizan mucho las carpetas compartidas, puedes hacer lo siguiente:
- En vez de compartir carpetas, puedes utilizar unidades compartidas. Más información sobre qué son las unidades compartidas
- Bloquea tus carpetas compartidas para que solo se puedan ver: si los usuarios solo tienen permiso de lectura, no podrán eliminar ni añadir archivos a las carpetas. Esta es la opción más segura para que nadie pueda añadir o eliminar elementos en una carpeta compartida. Sin embargo, tendrás que desarrollar un proceso empresarial para identificar qué usuarios disponen de permisos de edición en la configuración de uso compartido de una determinada carpeta compartida. Asimismo, deberías recordar a tus usuarios que tengan cuidado a la hora de dar permisos para editar carpetas compartidas.
- Añade accesos directos en lugar de mover archivos: indica a tus usuarios que añadan accesos directos siempre que quieran acceder a un archivo desde otra carpeta. Aconséjales que consulten la sección Crear un acceso directo de un archivo o una carpeta y el artículo Buscar archivos y carpetas con los accesos directos de Google Drive.
Consejo: Si en la carpeta raíz "Mi unidad" aparece un elemento que antes no estaba, consulta la sección Buscar un archivo que crees que no has eliminado.
