Configurar o armazenamento de e-mails abrangente

Como admin, você pode armazenar uma cópia de todas as mensagens enviadas ou recebidas no seu domínio nas caixas de e-mails (do Gmail ou outras) dos usuários associados.

Armazenamento de e-mails abrangente e Vault

Se sua organização usa o Vault, convém configurar o armazenamento de e-mails abrangente para garantir que o Vault tenha acesso total às mensagens de e-mail da organização:

Os usuários podem enviar mensagens de e-mail com outros serviços principais do Google Workspace além do Gmail. Exemplo:

Agenda: convites e mensagens são enviados com a opção Enviar e-mail para convidado no computador.
Drive: o conteúdo da mensagem é enviado quando os usuários compartilham, transferem a propriedade ou fazem comentários em arquivos no Drive.
Documentos, Planilhas, Apresentações e Desenhos Google: mensagens são enviadas pelo app quando os usuários mandam arquivos como anexos por e-mail ou mudam as aprovações em documentos.
Formulários: as mensagens de e-mail contêm formulários ou links para formulários.
Keep: as mensagens de e-mail são enviadas quando os usuários compartilham notas no Keep.

O Armazenamento de e-mails abrangente garante que as mensagens enviadas por outros serviços principais apareçam na pasta "Enviados" dos usuários e fiquem acessíveis no Vault.

Observação: o armazenamento de e-mails abrangente só se aplica aos serviços principais do Google Workspace. Os serviços adicionais do Google podem enviar mensagens de e-mail em nome dos usuários. As mensagens enviadas por esses serviços talvez não sejam armazenadas na pasta "Enviados" dos usuários nem fiquem disponíveis no Vault.

Nas organizações que redirecionaram mensagens para servidores de e-mail que não são do Gmail, você pode configurar o Armazenamento de e-mails abrangente de forma que todas as mensagens sejam armazenadas nas caixas de e-mails do Gmail e fiquem disponíveis no Vault.
Você também poderá definir essa configuração se tiver um sistema que não seja o Gmail, como sistemas de rastreamento de tíquetes, bancos de dados de bugs ou sistema de notificação automatizados, usar o serviço de redirecionamento SMTP para rotear mensagens em nome dos usuários e quiser mostrá-las nas caixas de e-mails do Gmail dos usuários. Isso é fundamental para armazenar no Google Vault e-mails de todos os usuários que ativaram o redirecionamento SMTP.

Considerações antes de ativar o Armazenamento de e-mails abrangente

Há algumas considerações importantes que devem ser analisadas com atenção antes de ativar o Armazenamento de e-mails abrangente:

Não ative o Armazenamento de e-mails abrangente se você tiver regras de roteamento para compliance que alterem o destinatário e não quiser que o destinatário original receba uma cópia do e-mail.
Quando o serviço de redirecionamento SMTP estiver ativado, as caixas de e-mails do usuário manterão uma cópia da mensagem na pasta "Enviados" (por exemplo, ao enviar o e-mail de um verificador) se o Armazenamento de e-mails abrangente estiver ativado. Isso pode fazer com que as contas ultrapassem os limites de armazenamento se houver limites definidos na edição. Compare as edições.
Ative o Armazenamento de e-mails abrangente se você usar apenas o Gmail para o recurso Vault e encaminhar e-mails para seu servidor de e-mail local ou outro provedor de e-mail.