Activar o desactivar Drive y Documentos para los usuarios

Este artículo está dirigido a los administradores que gestionan los editores de Documentos y Drive de una organización. Si necesitas ayuda para gestionar tus propios archivos, visita el Centro de Aprendizaje.

Con tu cuenta de administrador, puedes activar o desactivar Google Drive para los miembros de tu organización. Este ajuste también controla el acceso a los editores de Documentos de Google, como Documentos de Google, Sites y Apps Script. En la mayoría de los casos, el servicio Drive y Documentos está activado en tu organización de forma predeterminada.

Cuando Drive y Documentos están desactivados

Los usuarios no pueden hacer lo siguiente:

• Crear archivos o acceder a ellos en Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios, Sites o Apps Script. Los scripts de Apps Script existentes se siguen ejecutando. Cuando el propietario de un archivo tiene desactivado Drive y Documentos, los demás usuarios que tengan Drive y Documentos activados con los que se haya compartido el archivo seguirán teniendo acceso a él.
• Enviar formularios de Google que requieran compartir documentos con usuarios ajenos a tu organización.
• Subir archivos a espacios en la experiencia integrada de Gmail. Más información sobre la experiencia integrada de Gmail
• Usa plantillas de correo personalizadas en Gmail.

Los administradores tienen limitaciones a la hora de gestionar las opciones para compartir archivos:

• No puedes cambiar los permisos para compartir archivos en la consola de administración.
• Si tienes reglas de confianza activadas y configuradas, se seguirán aplicando a los archivos de los usuarios. Para obtener más información sobre las reglas de confianza, consulta el artículo Crear y gestionar reglas de confianza para compartir archivos en Drive.

Si quieres que los usuarios puedan usar Drive, pero no crear archivos con Documentos, Hojas de cálculo u otros editores de Documentos, activa el servicio Drive y Documentos y desactiva la opción de crear documentos.

Controlar quién utiliza Drive y los editores de Documentos en tu organización

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  AplicacionesGoogle WorkspaceDrive y Documentos.
   
3. Haz clic en Estado del servicio.

4. Para activar o desactivar un servicio en toda tu organización, haz clic en Activado para todos o en Desactivado para todos y luego en Guardar.

5. (Opcional) Para activar o desactivar un servicio en una unidad organizativa, sigue estos pasos:

   1. En la parte izquierda, selecciona la unidad organizativa.
   2. Para cambiar el estado del servicio, selecciona Activado o Desactivado.
   3. Elige una opción:
      • Si el estado del servicio es Heredado y quieres mantener el ajuste actualizado aunque cambie el ajuste principal, haz clic en Anular.
      • Si el estado del servicio es Anulado, haz clic en Heredar para volver al mismo ajuste que la unidad organizativa superior o en Guardar para conservar el nuevo, incluso si cambia el ajuste de la organización principal.
        Nota: Consulta más información sobre la estructura organizativa.
6. Para activar un servicio en determinadas cuentas de usuario de varias unidades organizativas o de una misma unidad, utiliza un grupo de acceso. Consulta más información en la sección sobre cómo activar servicios en grupos.

• Activar o desactivar la opción de crear Documentos
• Gestionar el acceso de los usuarios en Sites
• Activar o desactivar Formularios de Google para los usuarios
• Activar o desactivar Apps Script para los usuarios