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Por ser administrador do Gmail, você pode configurar uma solução de arquivamento de terceiros para arquivar mensagens de diário do Gmail. Essa solução pode ser útil para:
- obedecer aos requisitos do e-mail, como a SEC Rule 17a-4;
- continuar usando uma solução de arquivamento de terceiros;
- permitir que os usuários acessem arquivos.
Como a integração funciona
Para integrar o Gmail a uma solução de arquivamento de terceiros, você precisa especificar o endereço de e-mail que receberá as mensagens de diário. Se você especificar mais de um endereço de e-mail, as mensagens de diário serão enviadas para todos os endereços de e-mail.
Recomendamos que você configure a opção Compliance com os transportes seguros (TLS) quando usar uma solução de arquivamento de terceiros. Isso garante que o Gmail exija a criptografia TLS ao enviar e-mails para essa solução.
Configurar uma solução de arquivamento de terceiros
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No Admin Console, acesse Menu
Apps
Google Workspace
- (Opcional) No lado esquerdo, selecione uma organização.
- Em Roteamento, role até Arquivamento de e-mails de terceiros ou digite Arquivamento de e-mails de terceiros no campo de pesquisa.
- Digite o endereço de e-mail para onde você quer enviar mensagens de diário.
- Clique em Adicionar configuração.
- Na parte inferior, clique em Salvar.
Como as mensagens são gerenciadas
Versões das mensagens que são registradas em diário
Importante: as mensagens registradas em diário também estão sujeitas às políticas do Gmail que rejeitam mensagem com possíveis vírus e softwares maliciosos. Veja mais informações em Tipos de arquivo bloqueados no Gmail.
- Mensagens recebidas: a versão da mensagem recebida pelo usuário é a registrada em diário. Por exemplo, se uma política de compliance do conteúdo for acionada e remover o anexo, a cópia do diário não terá o anexo.
- Mensagens enviadas: a versão da mensagem enviada pelo usuário é registrada em diário. Por exemplo, se uma política de compliance do conteúdo for acionada e remover o anexo, a cópia do diário mantém o anexo.
- Mensagens internas: as enviadas no seu domínio, por exemplo, uma mensagem recebida pelo destinatário e uma enviada pelo remetente.
Mensagens enviadas para quarentenas de administrador
- Mensagens recebidas: se uma mensagem recebida for enviada para quarentenas de administrador, a cópia do diário só será enviada depois que a mensagem for liberada da quarentena. Se uma mensagem colocada em quarentena for recusada, o usuário nunca verá a mensagem, e ela não será arquivada.
- Mensagens enviadas: se uma mensagem enviada for colocada em quarentenas de administrador, uma cópia do diário será enviada quando o usuário clicar em Enviar, mesmo que a mensagem não esteja em quarentena.
Mensagens com vários destinatários
Às vezes, quando uma mensagem é enviada para vários destinatários, um grupo pode receber uma versão diferente da mensagem devido a políticas de compliance ou roteamento.
- Mensagens recebidas: uma cópia do diário separada com a versão relevante da mensagem será enviada para cada destinatário. Para determinar se vários destinatários receberam a mesma mensagem, a solução de arquivamento deve usar lógica que elimine a duplicação.
- Mensagens enviadas: a cópia enviada pelo remetente é registrada em diário.
- Mensagens internas: os destinatários internos permanecerão na mensagem. Embora alguns destinatários internos não recebam a mensagem devido a políticas de compliance do conteúdo ou outras políticas, a entrega para alguns ou todos os destinatários será registrada.
Mensagens com destinatários não reconhecidos
Os diários não são enviados para mensagens recebidas de destinatários não reconhecidos. Se você quiser fazer um registro em diário para um determinado usuário, ele precisará estar registrado.
Mecanismo de repetição para códigos de falha SMTP
Se uma mensagem não for enviada para o endereço do diário e o host SMTP retornar um erro temporário (4xx), o Gmail tentará reenviar a mensagem por oito dias. Se o host SMTP retornar um erro permanente (5xx), o Gmail não tentará reenviar a mensagem.
Considerações sobre segurança
Recomendamos que você configure o arquivamento de terceiros para rejeitar mensagens que não sejam assinadas pelo SPF e pelo DKIM. O Google usa a assinatura do DKIM de duas formas:
- chave do Google em nome do cliente (se o cliente não tiver configurado)
- Chave de cliente
Recomendamos que você configure a opção Compliance com os transportes seguros (TLS) para proteger a conexão com soluções de arquivamento de terceiros.
