Ediciones compatibles con esta función: Business Starter (excepto en los casos indicados), Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard y Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus, organizaciones sin ánimo de lucro y G Suite Business. Comparar ediciones
Si gestionas una unidad compartida, consulta este artículo.
Como administrador, puedes cambiar los miembros y el nivel de acceso de las unidades compartidas de tu organización. También puedes cambiar las opciones para compartir de una unidad compartida, así como las opciones para compartir predeterminadas de todas las unidades compartidas nuevas. Por ejemplo, si te preocupa que un usuario concreto tenga acceso a una unidad compartida, puedes quitar su cuenta o cambiar su nivel de acceso.
- Puedes añadir miembros a una unidad compartida o quitarlos
- Cambiar el nivel de acceso de un miembro de una unidad compartida
- Configurar las opciones para compartir predeterminadas de las unidades compartidas
- Cambiar las opciones para compartir de una unidad compartida
- Restringir quién puede mover contenido a unidades compartidas externas
- Revisar la actividad de los usuarios en unidades compartidas
- Revisar y apelar unidades compartidas inhabilitadas
Añadir miembros a una unidad compartida o quitarlos
Como administrador, quizá tengas que añadir miembros a una unidad compartida desde la consola de administración si en ella no hay miembros ni administradores. Otra opción es quitar a miembros de una unidad compartida si no deberían tener acceso al contenido.
Nota: Puedes asignar hasta 100 grupos a una unidad compartida y hasta 600 miembros (entre grupos y usuarios concretos). Una unidad compartida no puede tener más de 50.000 miembros individuales por grupos o personas.
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
Aplicaciones
Google Workspace
- Haz clic en Gestionar unidades compartidas.
- Coloca el cursor sobre la unidad compartida que quieras actualizar y haz clic en Gestionar miembros. Si tienes muchas unidades compartidas, puedes filtrar la lista por el nombre de la unidad compartida o por otros atributos.
- Para encontrar unidades compartidas que no tengan miembros, haz clic en Añadir un filtro
- Para buscar unidades compartidas que no tengan administradores, haz clic en Añadir un filtro
- Para encontrar unidades compartidas que no tengan miembros, haz clic en Añadir un filtro
- Para añadir una persona o un grupo, sigue estos pasos:
- Introduce la dirección de correo electrónico de dicha persona o grupo.
- Selecciona un nivel de acceso.
- Selecciona si quieres enviar una notificación a los usuarios y, si lo haces, incluye un mensaje.
- Haz clic en Enviar (si has elegido enviar una notificación a las personas) o en Compartir (si no quieres notificar a las personas).
- Para quitar una persona o un grupo:
- Junto al nombre de la persona o grupo, haz clic en el nivel de acceso.
- Haz clic en Quitar acceso.
Nota: Al quitar un miembro de una unidad compartida, este también pierde el acceso a los archivos y las carpetas de la unidad que se hayan compartido directamente con él.
- Haz clic en Guardar.
Cambiar el nivel de acceso de un miembro de una unidad compartida
Como administrador, puedes cambiar el nivel de acceso de los miembros de una unidad compartida, aunque no seas administrador de dicha unidad. Por ejemplo, si te preocupa que un usuario concreto tenga acceso de Administrador a una unidad compartida, puedes reducir su nivel de acceso.
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en Gestionar unidades compartidas.
- Coloca el cursor sobre la unidad compartida que quieras actualizar y haz clic en Gestionar miembros. Si tienes muchas unidades compartidas, puedes filtrar la lista por el nombre de la unidad compartida o por otros atributos.
- En la fila del miembro que quieres actualizar, haz clic en su nivel de acceso actual y, a continuación, en el nuevo.
- Haz clic en Hecho.
Configurar las opciones para compartir predeterminadas de las unidades compartidas
No disponible en Business Starter. Todas las opciones para compartir de las unidades compartidas tienen el valor Permitir.
Como administrador, puedes elegir las opciones para compartir predeterminadas de las unidades compartidas a las que están asignadas las unidades organizativas. También puedes impedir que los miembros con acceso de Administrador cambien la configuración. Por ejemplo, si no quieres que los usuarios de una unidad organizativa compartan contenido con personas ajenas a tu organización, puedes impedir que los usuarios externos compartan esos archivos y evitar que los administradores cambien ese ajuste.
Importante: Las opciones para compartir predeterminadas solo se aplican a las unidades compartidas nuevas. Si ya has cambiado alguna unidad compartida y quieres cambiar sus opciones para compartir, ve a la siguiente sección.
Antes de empezar: si tienes que configurar un departamento o un equipo para aplicar este ajuste, consulta el artículo Añadir unidades organizativas.
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en Opciones para compartir
-
(Opcional) Para aplicar el ajuste a un departamento o un equipo, selecciona en el lateral una unidad organizativa. Ver cómo
-
Elige la configuración predeterminada que se aplicará a las unidades compartidas nuevas y elige si los administradores de las unidades compartidas pueden anularlas. Opciones:
- Permitir que los miembros con acceso de administrador anulen los ajustes indicados más abajo: si esta opción no está marcada, los administradores no podrán cambiar estas opciones para compartir en unidades compartidas concretas. En la mayoría de los casos, quizá te interese permitir que los administradores de unidades compartidas cambien la configuración para que puedan colaborar con usuarios externos o con otros equipos.
- Permitir que usuarios ajenos a tu organización accedan a los archivos de las unidades compartidas: si no marcas esta opción, los usuarios externos no podrán acceder, aunque permitas que los usuarios compartan archivos fuera de tu organización. Este ajuste también impide que los administradores de unidades compartidas puedan añadir usuarios externos como miembros. Si los usuarios no pueden compartir elementos en Drive fuera de tu organización, este ajuste no tendrá efecto porque no puede anular la opción para compartir.
- Permitir que usuarios que no son miembros de una unidad compartida se añadan a archivos: si esta opción está desmarcada, los miembros de la unidad compartida no podrán dar permiso para ver, comentar o editar archivos de esa unidad a usuarios que no pertenecen a ella, ni compartir esos archivos mediante un enlace.
- Permitir que los gestores de contenido compartan carpetas: si esta opción está desmarcada, solo los administradores podrán compartir carpetas.
- Permitir que los lectores y comentadores puedan descargar, imprimir y copiar archivos: si no se marca esta opción, los miembros de la unidad compartida que tengan acceso de lector o comentador no podrán descargar, copiar ni imprimir archivos en las unidades compartidas.
Nota: Los archivos y las carpetas de unidades compartidas conservan este ajuste cuando se sacan de unidades compartidas. En el caso de las carpetas, este ajuste no se puede deshacer una vez que el archivo está en Mi unidad.
-
Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular en un unidad organizativa.
Para restaurar más adelante el valor heredado, haz clic en Heredar.
Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información
Cambiar las opciones para compartir de una unidad compartida
No disponible en Business Starter. Solo puedes restablecerlas para permitir todas las opciones para compartir.
Antes de empezar
- Revisa el contenido de la unidad compartida para saber qué debería compartirse y qué no.
- Si la configuración de Drive es más restrictiva, se anulará la configuración para compartir de Drive. Para obtener más información sobre las opciones para compartir y las unidades compartidas, consulta el artículo Gestionar políticas de datos de unidades compartidas concretas.
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en Gestionar unidades compartidas.
- Coloca el cursor sobre la unidad compartida que quieres actualizar y haz clic en Configuración. Si tienes muchas unidades compartidas, puedes filtrar la lista por el nombre de la unidad compartida o por otros atributos.
- Actualiza las opciones para compartir. Los cambios se guardarán automáticamente a medida que los actualices.
- (Opcional) Para evitar que los administradores de unidades compartidas anulen la nueva configuración, desmarca la primera casilla.
- Haz clic en Hecho.
Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información
Restringir quién puede mover contenido a unidades compartidas externas
- De unidades compartidas de tu organización:
- A unidades compartidas de otra organización
- Al área Mi unidad de usuarios de otra organización
- Del área Mi unidad de usuarios de tu organización a una unidad compartida de otra organización
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en Opciones para compartir
- Selecciona la unidad organizativa o el grupo que quieres.
- En Distribuir contenido fuera de tu organización, selecciona una de estas opciones:
- Cualquier usuario
- Los usuarios que tienen acceso de administrador a una unidad compartida pueden mover archivos de esa unidad a ubicaciones de Drive de otras organizaciones. Más información
- Los miembros de la unidad organizativa o el grupo seleccionados pueden mover contenido de "Mi unidad" a unidades compartidas de una organización distinta, como otra empresa, grupo o centro educativo. Más información
- Solo los usuarios de tu organización
- Los usuarios que tienen acceso de administrador a una unidad compartida pueden mover archivos de esa unidad a ubicaciones de Drive de otras organizaciones.
- Los usuarios de la unidad organizativa o el grupo seleccionados pueden mover contenido de "Mi unidad" a unidades compartidas de otra organización.
- Nadie
- Los archivos de una unidad compartida no se pueden mover a ubicaciones de Drive de otras organizaciones.
- Ningún usuario de la unidad organizativa o el grupo seleccionados puede mover contenido de "Mi unidad" a unidades compartidas de otra organización.
- Ningún usuario de la unidad organizativa o el grupo seleccionados puede crear archivos en unidades compartidas de otra organización.
- Cualquier usuario
- Haz clic en Guardar.
Importante: Si seleccionas una unidad organizativa o un grupo secundarios, este ajuste solo controla el contenido que se mueva de Mi unidad a una unidad compartida de otra organización (por ejemplo, de otra empresa o de centro educativo). Si la unidad organizativa de nivel superior permite al usuario compartir archivos fuera de su organización, pero la unidad organizativa secundaria no, el usuario no podrá compartir archivos fuera de su organización.
Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se vayan aplicando ajustes antiguos y nuevos de manera intermitente.
Revisar la actividad de los usuarios en unidades compartidas
Para ver cuándo han cambiado los archivos, la configuración o los miembros de las unidades compartidas, y consultar quién ha hecho los cambios, utiliza el registro de auditoría de Drive.
Revisar y apelar unidades compartidas inhabilitadas
Si Google detecta que una unidad compartida incluye contenido que infringe los Términos del Servicio, es posible que la inhabilite. Tu contenido no se eliminará, pero los usuarios no podrán acceder a él hasta que Google restaure la unidad compartida después de tu apelación.
Si crees que la unidad compartida se ha inhabilitado por error, puedes enviar una solicitud de revisión. Tienes 29 días para apelar la decisión. Si no apelas la decisión, la unidad compartida inhabilitada se eliminará automáticamente.
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en Gestionar unidades compartidas.
- Haz clic en Añadir filtro
- Coloca el cursor sobre la unidad compartida inhabilitada que quieras apelar y haz clic en Más
Se revisará tu apelación sobre la unidad compartida. Si la unidad compartida se aprueba, se restaurará.
