Configurar sugerencias de reservas de salas en Google Calendar

Ayuda a los organizadores de reuniones a reservar salas de cortesía y recursos para invitados en cualquier ubicación.

Con las sugerencias automáticas de salas, Calendar comprueba el lugar de trabajo de todos los invitados a una reunión. En la pestaña Salas, Calendar muestra de forma inteligente las mejores salas que hay cerca de cada invitado. Para escogerlas tiene en cuenta el edificio y el piso de cada persona, el historial de reservas y el uso de equipo de audio y vídeo, así como la capacidad que debe tener la sala.

Puntos que hay que tener en cuenta

Las sugerencias automáticas de salas funcionan mejor si haces lo siguiente:

Añadir la ubicación de trabajo de todos los usuarios: si un usuario no tiene definida una ubicación de trabajo principal, Calendar no lo tendrá en cuenta, por lo que es posible que las salas sugeridas sean demasiado pequeñas o incluso que se excluyan salas de las sugerencias.
Usar un formato estructurado para definir salas: Calendar solo utiliza la información de las salas para sugerir las más adecuadas de manera automática si está estructurada, y toma decisiones basándose en la información de cada sala.
Para obtener más información sobre cómo estructurar recursos, consulta los artículos Efectos de usar recursos estructurados y Cambiar a recursos estructurados.

Información adicional

Al añadir una sala a un evento, pueden aparecer sugerencias de salas basadas en la ubicación o la frecuencia de uso.

Las sugerencias basadas en la ubicación aparecen al añadir una sala a un evento si se conoce la ubicación de al menos un participante. Consulta el artículo Añadir una sala a un evento.
- Para indicar la ubicación, se puede definir un edificio de oficinas principal o un lugar de trabajo. Consulta el artículo Establecer un lugar de trabajo predeterminado.
- Un administrador debe activar el lugar de trabajo. Consulta el artículo Activar o desactivar el lugar de trabajo en cuentas de usuario.
- Las sugerencias basadas en la ubicación solo se muestran cuando la ubicación de un usuario corresponde a un edificio con salas estructuradas, y el usuario no ha respondido al evento como "asiste virtualmente" o no participará.
Se muestran sugerencias basadas en la frecuencia de uso cuando la persona que va a añadir la sala no tiene una ubicación definida. Estas sugerencias se obtienen a partir del uso de salas del usuario y solo son visibles para el usuario en cuestión.

Añadir el lugar de trabajo principal

Se puede añadir la ubicación de trabajo principal de dos formas: puedes hacerlo personalmente o dejar que lo hagan los usuarios.

Decidir quién añade la ubicación: el usuario o el administrador

Cada entorno de trabajo es diferente. Hay que tener en cuenta los aspectos de ambas configuraciones para saber cuál es la mejor para tu empresa.

Configuración por el administrador

Configuración por el usuario

Los datos de la ubicación de trabajo de los usuarios se conocen, son precisos y están actualizados.

Ventajas

Asegura que los datos de los usuarios en Google se sincronicen con tus propios datos.
Evita errores de los usuarios.

Método

API (edificio, piso, sección, mesa).
GCDS (edificio, piso).

Experiencia de usuario

Ubicación de trabajo en modo de solo lectura.

No tienes o no conoces con seguridad los datos de la ubicación de trabajo de los usuarios de tu organización.

Ventajas

Configuración rápida en un clic.
Notificaciones de Calendar para que los usuarios añadan y actualicen los datos de su ubicación.
La carga de trabajo del administrador es menor.

Método

Configuración inicial desde la consola de administración de Google.
Datos del lugar de trabajo (edificio, planta) actualizados por los propios usuarios.

Experiencia de usuario

El usuario controla tanto la vista como la actualización del lugar de trabajo.
Google deduce la ubicación de trabajo de los usuarios y, a veces, la define.
Google pide al usuario que actualice la información.

Añadir la ubicación como administrador

Si eliges definir la ubicación de trabajo principal de tus usuarios, utiliza la API o Google Cloud Directory Sync (GCDS).

Utilizar Google Cloud Directory Sync

Utiliza GCDS para añadir la ubicación de trabajo de los usuarios en cualquiera de los siguientes casos:

Hay muchos usuarios y muchas ubicaciones.
Las ubicaciones de los usuarios cambian y se actualizan con bastante frecuencia.
Ya se está utilizando GCDS para sincronizar en cuentas de Google los perfiles de usuario de Active Directory.

En la pestaña User Profile Attributes (Atributos del perfil de usuario) del gestor de configuración de GCDS, asigna estos campos de ubicación de trabajo al lugar donde almacenes la información de edificio y piso:

ID del edificio
Nombre del piso

Sincronizar estos campos es opcional. Asegúrate de que los ID de edificio coincidan con los que hayas creado en la gestión de edificios.

Para obtener más información, consulta el artículo Acerca de Google Cloud Directory Sync.

Utilizar una API

Utiliza una API para añadir la ubicación de trabajo de los usuarios en cualquiera de los siguientes casos:

Hay muchos usuarios y muchas ubicaciones.
Ya tienes un sistema en el que las ubicaciones de los usuarios se indican a través de una API.
Las ubicaciones de los usuarios cambian y se actualizan con bastante frecuencia.
Quieres que las ubicaciones de los usuarios se sincronicen de manera automática.
Hay valores para los códigos de sección del piso y de mesa.

Para obtener más información, consulta la guía del SDK de administrador de Google Workspace para usuarios.

La información formateada de ubicación de los usuarios puede tardar hasta 24 horas en aplicarse y reflejarse en el perfil de un usuario.

Usa estas propiedades al configurar la API:

Nombre de la propiedad	Descripción	Ejemplo
type (cadena)*	Tipo de ubicación: PERSONALIZADO, PREDETERMINADO, MESA Nota: Para modificar la ubicación de trabajo principal de un usuario, debe indicarse MESA.	MESA
customType (cadena)	Si el tipo es PERSONALIZADO, este campo incluye el valor personalizado.	cualquier_texto
area (cadena)*	Un texto corto es lo más útil para definir de forma concisa la ubicación. Por ejemplo, "Valencia" o "Cerca de Sevilla".	Valencia
buildingId (cadena)*	El identificador de edificio debe coincidir exactamente con el buildingId que has creado para el edificio. Cadenas de valores reservados: Indica que un usuario no está asociado a ningún edificio de oficinas. Por ejemplo, si un usuario está trabajando en remoto, utiliza $$NO_BUILDING$$. Para indicar que el edificio aún no se ha creado en los recursos de edificios, utiliza $$MISSING_BUILDING$$.	NYC
floorName (cadena)	El identificador de piso debe coincidir exactamente con un piso definido en el ID del edificio (buildingId). Nota: Los nombres de pisos que no tengan definido un ID de edificio no son válidos.	Vestíbulo, Entresuelo, 2, 3, 4, 5, 5M, 6
floorSection (cadena)	Indica la sección del piso en la que se encuentra el usuario.	A, Ala sur
deskCode (cadena)*	Indica la ubicación exacta de la mesa.	Departamento 17, 13-A

* Obligatorio

Permitir que los usuarios añadan la ubicación

Activa los mensajes de Calendar para ayudar a los usuarios a añadir su ubicación de trabajo principal.

Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
En la consola de administración, ve a Menú DirectorioConfiguración de directorio.
Haz clic en Edición de perfiles.
En el panel de la izquierda, en Unidad organizativa, selecciona la organización a la que quieras aplicar el cambio.
Advertencia: Si aplicas este cambio en la unidad organizativa raíz de toda la organización, el cambio no se aplicará a las unidades organizativas en las que ya hayas anulado alguna información de perfiles.
Marca la casilla situada junto a Ubicación de trabajo y haz clic en Guardar.

Los cambios pueden tardar hasta 30 minutos en aplicarse. Transcurrido este tiempo, los usuarios podrán definir su propia ubicación.

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