会議主催者がさまざまな場所にいるゲストのために会議室やリソースを効率的に予約できるよう、管理者が支援することができます。
会議室の自動提案機能を使用すると会議に招待された全員の勤務場所がカレンダーでチェックされ、各ゲストに近くて最適な会議室がカレンダーの [会議室] タブに表示されます。このとき、各ゲストのビルディングや階、予約履歴、音声機器やビデオ機器の要件、収容人数が考慮されます。
主な注意点
次の 2 点を行っておくと、会議室の自動提案機能を効果的に利用できます。
- 全ユーザーの勤務地を追加する - ユーザーのメインの勤務地が設定されていないと、その勤務地が自動提案で考慮されません。そのため、提案された会議室が小さすぎたり、当該ビルディング内の会議室の提案自体が行われなかったりする可能性があります。
- 体系化された形式で会議室を設定する - 会議室の自動提案は、体系化された会議室情報のみを基に行われます。こうした各会議室の詳細情報に基づいて、スマートな判断が行われます。
リソースの体系化について詳しくは、リソース体系の使用による影響とリソース体系への切り替えをご覧ください。
追加情報
予定に会議室を追加すると、場所に基づく会議室やよく使用する会議室の候補が表示されることがあります。
- 場所に基づく候補は、予定に会議室を追加する際、その場所に参加者が少なくとも 1 人いることがわかっている場合に表示されます。予定に会議室を追加するをご覧ください。
- メインのオフィス ビルディングまたは勤務場所を設定すると、場所を指定できます。デフォルトの勤務場所を設定するをご覧ください。
- 勤務場所は管理者が有効にする必要があります。ユーザーの勤務場所を有効または無効にするをご覧ください。
- 場所に基づく候補は、ユーザーの場所にビルディング内の体系化された会議室を使用する場合、かつ「イベントにオンラインで参加」または「参加しない」と返答しなかった場合にのみ表示されます。
- よく使用される候補は、会議室を追加するユーザーに場所が設定されていない場合に表示されます。これらの候補は、ユーザーの使用状況に基づいて表示され、そのユーザーにのみ表示されます。
メインの勤務地を追加する
メインの勤務地を追加するには、2 つの方法があります。管理者がユーザーに代わって勤務地を追加するか、ユーザーが自分で勤務地を追加します。
ユーザーによる設定と管理者による設定の比較
作業環境はそれぞれ異なります。会社にとって何が最善であるかを知るために、次の設定の各側面を考慮してください。
| 管理者による設定 | ユーザーによる設定 |
|
管理者がユーザーの勤務地の最新で正確なデータを把握している場合。 利点
方法
ユーザー エクスペリエンス
|
管理者が組織内のユーザーの勤務地データを把握していないか、不明な場合。 利点
方法
ユーザー エクスペリエンス
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管理者として勤務地を追加する
管理者がユーザーのメインの勤務地を設定する場合は、API や Google Cloud Directory Sync（GCDS）を使用します。
Google Cloud Directory Sync を使用する
次のいずれかに該当する場合は、GCDS を使用してユーザーの勤務地を追加します。
- ユーザーと勤務地が多数存在する。
- ユーザーの勤務地の変更と更新が定期的に発生する。
- Microsoft Active Directory から Google アカウントにユーザー プロフィールを同期させるために GCDS をすでに使用している。
GCDS の設定マネージャの [User Profile Attributes] タブで、次の勤務地の項目をビルディングと階の情報が保存されている場所にマッピングします。
- ビルディング ID
- 階の名前
これらの項目の同期は任意です。ビルディング IDが、ビルディング管理で登録したビルディング ID と一致していることを確認します。
詳しくは、Google Cloud Directory Sync についてをご覧ください。
API を使用する
次のいずれかに該当する場合は、API を使用してユーザーの勤務地を追加します。
- ユーザーと勤務地が多数存在する。
- API 経由でユーザーの勤務地を呼び出すシステムがすでにある。
- ユーザーの勤務地の変更と更新が定期的に発生する。
- ユーザーの勤務地を自動的に同期する方法が必要である。
- 階のセクションとデスクコードの値がある。
詳しくは、Google Workspace Admin SDK ガイドの Users に関するページをご覧ください。
フォーマットされたユーザーの勤務地情報が反映されてユーザーのプロフィールに表示されるまで、最長で 24 時間ほどかかる場合があります。
API を設定するときは、次のプロパティを使用します。
| プロパティ名 | 説明 | 例 |
|---|---|---|
| type（文字列）* |
勤務地の種類: CUSTOM、DEFAULT、DESK
|
DESK |
| customType（文字列） |
勤務地の種類が CUSTOM の場合、この項目にはカスタム値が含まれます |
free_text |
| area（文字列）* |
場所のテキスト情報は、場所を簡潔に記述して表示するうえで最も役に立ちます。たとえば「東京都港区」や「八王子市近郊」など。
|
東京都港区 |
| buildingId（文字列）* |
ビルディング ID は、ビルディング用に作成した buildingId と完全に一致している必要があります 予約値の文字列:
|
NYC |
| floorName（文字列） |
階の ID は、buildingId 内で定義された階と正確に一致する必要があります 注: buildingId が定義されていない階の名前は無効です。 |
ロビー、M、2、3、4、5、5M、6 |
| floorSection（文字列） |
ユーザーの席が階のどこにあるかを示します |
A、南ウィング |
| deskCode（文字列）* |
正確なデスクの場所を示します |
ポッド 17、13-A |
* 必須項目
ユーザーに勤務地を追加してもらう
ユーザーがメインの勤務地を追加できるようにするには、カレンダーのプロンプト表示をオンにします。
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管理コンソールで、メニュー アイコン
[ディレクトリ]
[ディレクトリ設定] にアクセスします。
- [プロフィールの編集] をクリックします。
- 左側のパネルにある [組織部門] で、変更を適用する組織を選択します。
警告: 組織全体のルート組織部門でこの変更を適用すると、以前にプロフィール情報をオーバーライドした組織部門には変更が適用されません。
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[作業場所] の横にあるチェックボックスをオンにして、[保存] をクリックします。
変更が反映されてユーザーが各自の勤務地を設定できるようになるまで、最長で 30 分ほどかかる場合があります。
