Как настроить выдачу рекомендуемых вариантов при бронировании переговорных комнат в Google Календаре

Эта функция помогает организаторам встреч бронировать комнаты и ресурсы для участников.

Чтобы автоматически предлагать удобные участникам переговорные комнаты, Календарь проверяет, где находятся рабочие места всех приглашенных на встречу. На вкладке "Комнаты" в Календаре отображаются наиболее подходящие переговорные комнаты. При этом учитывается офисное здание и этаж для каждого участника встречи, история бронирования, необходимость в аудио- и видеооборудовании и вместимость комнаты.

Что важно знать

Чтобы улучшить рекомендации по бронированию комнат, сделайте следующее:

Добавьте информацию о расположении рабочих мест для всех пользователей. Рекомендации по бронированию переговорных комнат предлагаются без учета пользователей, для которых не указан основной рабочий адрес. Может оказаться так, что в определенном здании вам вообще не предложат никаких комнат или рекомендованное помещение будет недостаточно велико.
Укажите данные о переговорных комнатах в структурированном формате. При формировании списка рекомендаций используется только структурированная информация. При этом Календарь выбирает наиболее подходящие варианты на основе имеющихся данных о каждой комнате.
Подробные сведения о структурировании можно найти в статьях Использование структурированной информации о ресурсах в Google Календаре и Как перейти на структурированный формат ресурсов.

Дополнительные сведения

Когда вы добавляете переговорную комнату для мероприятия, вам могут предлагаться комнаты на основе местоположения или те, которые используются чаще всего.

Предложения на основе местоположения появляются, когда вы добавляете переговорную комнату для мероприятия, хотя бы один участник которого находится в этом местоположении. Подробнее о том, как добавить переговорную комнату для мероприятия…
- Чтобы задать местоположение, можно указать здание главного офиса или место работы. Подробнее о том, как задать место работы по умолчанию…
- Администратор может разрешать или запрещать указывать место работы. Подробнее о том, как разрешить или запретить пользователям указывать место работы…
- Предложения на основе местоположения появляются, только когда пользователь находится в здании с подходящим образом организованными переговорными комнатами и при этом он не ответил, что присоединится виртуально или не присоединится.
Предложения часто используемых комнат появляются, когда для человека, добавляющего переговорную комнату, местоположение не определено. Такие предложения основаны на использовании комнат этим человеком и видны только ему.

Как добавить основной рабочий адрес

Основной рабочий адрес можно добавить двумя способами: со стороны администратора или пользователей.

Какой способ подходит вам

У каждой организации есть свои особенности. Сравните оба способа, чтобы выбрать наиболее подходящий для вашей ситуации.

Администратор

Пользователи

Данные о рабочих местах пользователей полны, актуальны и точны.

Преимущества

Пользовательские данные в Google синхронизируются с данными вашей организации.
Пользователи не внесут ошибки.

Метод

API (здание, этаж, секция этажа, рабочее место)
GCDS (здание, этаж)

Для пользователей

Информация о рабочем месте доступна только для просмотра.

В организации нет или недостаточно достоверных и точных данных о рабочих местах пользователей.

Преимущества

Быстрая настройка одним нажатием.
Уведомления календаря, напоминающие пользователям о необходимости добавить данные о расположении рабочих мест и обновлять их.
Уменьшение объема работы администратора.

Метод

Первоначальная настройка в консоли администратора Google.
Данные о рабочем адресе (здание, этаж) пользователи обновляют самостоятельно.

Для пользователей

Пользователи могут не только просматривать, но и обновлять свои рабочие адреса.
Если информация не указана, в некоторых случаях Google может определить расположение рабочего места автоматически.
Пользователи будут получать от Google напоминания обновить данные.

Как добавить данные со стороны администратора

Администратор может добавить информацию об основном рабочем адресе для пользователей, используя API или Google Cloud Directory Sync (GCDS).

Когда лучше использовать Google Cloud Directory Sync

Рекомендуем использовать GCDS в следующих случаях:

Вам нужно добавить много рабочих адресов для большого количества пользователей.
Рабочие места пользователей постоянно меняются.
GCDS уже используется для синхронизации профилей пользователей в Microsoft Active Directory с аккаунтами Google.

В Диспетчере конфигураций GCDS на вкладке Атрибуты профиля сопоставьте поля рабочего адреса с текущей базой данных о зданиях и этажах:

Building ID (Идентификатор здания)
Floor Name (Название этажа)

Синхронизировать эти поля необязательно. Убедитесь, что идентификатор здания соответствует идентификатору, созданному в системе управления зданиями.

Подробнее о Google Cloud Directory Sync…

Когда лучше использовать API

Рекомендуем использовать API в следующих случаях:

Вам нужно добавить много рабочих адресов для большого количества пользователей.
У вас уже есть система, в которой информация о рабочих местах пользователей запрашивается через API.
Рабочие места пользователей постоянно меняются.
Вы хотите автоматизировать синхронизацию данных о рабочих адресах пользователей.
В вашей системе существуют значения для секций этажей и коды рабочих мест.

Подробные сведения приведены в руководстве по Google Workspace Admin SDK для пользователей.

Отформатированная информация об основном рабочем адресе появится в профилях пользователей в течение 24 часов.

При настройке API используйте приведенные ниже значения.

Название свойства	Описание	Пример
type (строка)*	Тип адреса: CUSTOM, DEFAULT, DESK. Примечание. Чтобы обновить основной рабочий адрес пользователя, для свойства type необходимо задать значение DESK.	DESK
customType (строка)	Если установлено значение CUSTOM, это поле включает пользовательское значение.	free_text
area (строка)*	Текстовый формат наиболее удобен для точного описания места работы. Примеры: "Нижний Новгород, Нижегородская область" или "Пригород Санкт-Петербурга".	Нижний Новгород, Нижегородская область
buildingId (строка)*	Идентификатор здания должен точно соответствовать идентификатору, созданному для здания. Зарезервированные строки значений: Позволяет указать, что пользователь работает не в офисном здании. Например, если сотрудник работает удаленно, используйте значение $$NO_BUILDING$$. Чтобы указать, что здание ещё не создано в ресурсах, используйте значение $$MISSING_BUILDING$$.	Москва
floorName (строка)	Идентификатор этажа должен точно соответствовать этажу, указанному в идентификаторе здания. Примечание. Название этажа без определенного идентификатора здания является недопустимым.	Фойе, 1, 2, 3, 4, 5, 5M, 6
floorSection (строка)	Указывает, где именно на этаже находится рабочее место пользователя.	A, южное крыло
deskCode (строка)*	Указывает точное расположение рабочего места пользователя.	Секция 17, 13-A

Значком * отмечены обязательные поля.

Как предоставить пользователям возможность добавить данные о рабочем месте

Включите напоминания Календаря, чтобы помочь пользователям самостоятельно добавлять основные рабочие адреса.

Войдите в консоль администратора Google.
Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).
В консоли администратора нажмите на значок меню КаталогНастройки каталога.
Нажмите Редактирование профиля.
На панели слева в разделе Организационное подразделение выберите подразделение, к которому нужно применить изменение.
Внимание! Если применить это изменение к корневому организационному подразделению для всей организации, оно не будет действовать для подразделений, где ранее были переопределены настройки данных профиля.
Установите флажок Рабочий адрес и нажмите Сохранить.