Puedes consultar el uso de salas y recursos en Google Calendar de manera rápida y sencilla desde el panel de datos de salas. En él se incluyen métricas con las que puedes analizar cómo se utiliza el espacio en tu organización y que pueden servirte para ahorrar tiempo y reducir costes.
Datos que se muestran en el panel
En el panel puedes obtener respuestas a varias preguntas, como las siguientes:
- ¿Cuáles son las salas más utilizadas?
- ¿Se hace un uso excesivo de las salas o, por el contrario, apenas se usan?
- ¿Cuáles son los tamaños de sala más populares?
- ¿Qué equipo es el más valorado a la hora de reservar salas?
- ¿Cuál es el mejor momento para programar trabajos de reparación y mantenimiento?
Antes de empezar
- Utiliza un formato estructurado. En el panel de datos de salas solo se muestran métricas de recursos estructurados.
Para obtener más información, consulta el artículo Usar recursos estructurados de Google Calendar.
- Selecciona Zona de reuniones como categoría de la sala. Es necesario para que se muestren las métricas en el panel de datos de salas.
- Selecciona la zona horaria de cada sala. Actualiza la zona horaria local para que en el panel se muestren los datos correctamente.
- Activa la detección de ocupación en las salas que tengan hardware de Meet.
Para obtener más información, consulta el artículo Activar la detección de ocupación.
Configurar zonas horarias
Puedes actualizar la zona horaria de tus recursos de dos formas: en bloque con una API o uno a uno en Google Calendar.
Actualizar zonas horarias en bloque con la API
Configurar zonas horarias de recursos concretos en Google Calendar
Para hacerlo, tienes que haber iniciado sesión como superadministrador.
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Inicia sesión con tu cuenta de administrador y abre Google Calendar.
- En la barra lateral de la izquierda, coloca el cursor sobre Otros calendarios.
- Haz clic en Añadir
Explorar recursos.
- Junto al recurso que quieras añadir, haz clic en la flecha hacia abajo
y marca la casilla correspondiente. Una vez que lo hayas hecho, el recurso aparecerá en la lista Configuración de mis calendarios.
- En Configuración de mis calendarios, haz clic en el recurso para abrir las opciones de configuración.
- En Configuración del calendario, ve a Zona horaria, haz clic en la flecha hacia abajo
Ir al panel de datos de salas
Para ver el panel debes tener el privilegio Estadísticas de salas.
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
Directorio
Cambiar el alcance y el periodo del panel
Puedes filtrar los datos de este panel para ver una sala, una planta, una capacidad, una función o un edificio concretos. También puedes cambiar el periodo de los datos que se muestran. Por ejemplo, puedes configurar un filtro para que se muestren datos de los días laborables, pero no del fin de semana.
El filtro y el control del periodo se encuentran en la parte superior del panel: el control del periodo está en el extremo derecho, y el filtro del panel, en la parte izquierda.
Para crear un filtro, haz clic en Añadir un filtro , selecciona los criterios por los que filtrar y, a continuación, haz clic en Aplicar. Los cambios se muestran al instante.
Si quieres definir otro periodo, abre los controles correspondientes haciendo clic en el periodo que se esté aplicando. A continuación, cámbialo y haz clic en Aplicar para actualizar el informe.
Notas:
- Para ver información importante de cada gráfico, coloca el cursor encima del icono Información sobre este gráfico
, situado en la esquina superior.
- La información sobre el uso de salas tarda al menos 24 horas en aparecer en el panel.
- Las reservas de recursos para fechas pasadas no se registran en el panel. Por ejemplo, si hoy es 27 de diciembre del 2021 y reservas un recurso para el día 26, esa reserva no aparecerá en el panel.
Descargar datos del panel para analizarlos
Como administrador, quizá te interese consultar los datos del panel en una hoja de cálculo o una tabla para analizarlos más en profundidad. Si quieres descargar las tasas de reserva y ocupación de salas, haz clic en el icono Descargar , situado en el extremo superior derecho del panel de datos de salas.
Al descargar los datos, se genera un archivo CSV. Contiene la información que se muestra en el panel en ese momento, filtrada según las opciones y los periodos que hayas seleccionado. Antes de descargar los datos, comprueba si has configurado el panel para que incluya los recursos y periodos que quieres analizar.
Detección de ocupación y hardware de Google Meet
Si en tu organización se usa hardware de Google Meet y hay dispositivos que permiten la detección de ocupación, podrás ver gráficos adicionales en el panel de datos de salas que te ayudarán a tomar decisiones sobre la planificación de espacios. Consulta más información sobre cómo hacer un seguimiento del uso de las salas con hardware de Meet y sus dispositivos.
