Google カレンダーで会議室とリソースの利用状況を確認する

Google カレンダーの会議室とリソースの利用状況を一目で把握できます。会議室情報ダッシュボードに、組織における会議室の利用状況を分析するための指標が表示されます。この情報を活用することで、時間や費用を効果的に節約する計画を立てることができます。

ダッシュボードで確認できる分析情報

ダッシュボードでは次のような内容を確認することができます。

• 最もよく使用されている会議室は？
• 使用頻度が非常に低いまたは高い会議室はないか？
• 最も頻繁に使用されている会議室のサイズは？
• どの機器を備えた会議室が頻繁に利用されているか？
• 修理やメンテナンスの作業に最適な時間帯は？

始める前に

• 会議室向けに体系化されたデータ形式を使用する - 会議室情報ダッシュボードには、リソース体系の指標のみが表示されます。

  詳しくは、Google カレンダーのリソース体系を使用するをご覧ください。   

• 会議室のカテゴリを会議スペースに設定する - 会議室情報ダッシュボードに指標を表示するために必要です。
• 各会議室にタイムゾーンを設定する - ダッシュボードにデータが正しく表示されるように、ローカルのタイムゾーンを更新します。
• Meet ハードウェアを設置する会議室で利用人数の検出を有効にします。
  詳しくは、利用人数の検出を有効にするをご覧ください。

タイム ゾーンを設定する

リソースのタイムゾーンを更新するには 2 つの方法があります。API を使用して一括で行う方法と、Google カレンダーで個別に更新する方法です。

ダッシュボードに移動する

ダッシュボードを表示するには、会議室情報の権限が必要です。

1. Google 管理コンソールにログインします。

   管理者アカウント（末尾が @gmail.com でないもの）でログインします。

2. 管理コンソールで、メニュー アイコン  [ディレクトリ] [ビルディングとリソース] [会議室情報] にアクセスします。

ダッシュボードでの表示範囲と期間を変更する

ダッシュボードにフィルタを設定することで、特定の会議室、ビルディング、階、収容人数、設備や機能を表示することができます。表示対象の期間を変更することもできます。たとえば、平日フィルタを設定すれば、土曜日と日曜日を除く平日のデータのみを確認できます。

フィルタと期間の設定はダッシュボードの上部に表示されます。期間は右端、ダッシュボード フィルタは左側にあります。 

フィルタを設定するには、フィルタを追加アイコン をクリックし、フィルタを選択して [適用] をクリックします。変更はすぐに反映されます。  

期間を設定するには、既存の期間をクリックして設定を開きます。新しい期間を選択したら、[適用] をクリックしてレポートを更新します。

注: 

• 各グラフの重要な情報を確認するには、右隅にある「このグラフについて」アイコン をクリックします。
• 会議室の使用状況データがダッシュボードに表示されるまでには、最短でも 24 時間ほどかかります。
• 過去の日付のリソースを予約した場合、ダッシュボードには記録されません。たとえば、2021 年 12 月 27 日に 2021 年 12 日 26 日のリソースを予約した場合、ダッシュボードではこの予約は無視されます。

分析用にダッシュボード データをダウンロードする

さらに詳しく分析するために、管理者はダッシュボード上のデータをスプレッドシートや表形式で確認することができます。会議室の予約率と占有率のデータをダウンロードするには、情報ダッシュボードの右端にあるダウンロード アイコン  をクリックします。

ダッシュボードからデータが CSV ファイルとして書き出されます。ファイルには、フィルタで現在設定されているビューと、ダッシュボードで選択した期間に基づいてデータが記録されています。データをダウンロードする前に、調査するリソースや期間のオプションを必ず設定してください。  

Google Meet ハードウェアと利用人数の検出

組織で Google Meet ハードウェアを使用していて、利用人数の検出に対応しているデバイスを使用している場合は、会議室情報ダッシュボードに他のグラフが表示され、会議室の計画に関する意思決定に役立ちます。詳しくは、Meet ハードウェアが設置されている会議室とデバイスの使用状況を確認するをご覧ください。

関連リンク

• 利用人数の検出を有効にする
• Meet ハードウェアが設置されている会議室とデバイスの使用状況を確認する
• 不要な Google カレンダーの会議室の予約を取り消す