Ediciones compatibles con esta función: Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; G Suite Business. Comparar ediciones
Puedes liberar automáticamente salas de reuniones reservadas cuando todas las personas menos una rechazan la reunión en Google Calendar. También puedes personalizar la liberación y excluir a determinadas salas y usuarios de ella. Cuando se libera una sala, el organizador de la reunión recibe una notificación por correo electrónico.
Consejo: Usa el panel de datos de salas para analizar las liberaciones de salas de tu organización. En él podrás consultar el número total de horas de salas liberadas, de horas que se han vuelto a reservar y de horas no liberadas. Más información
Activar o desactivar las liberaciones de salas
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
Directorio
Edificios y recursos
- En Las salas se liberan si los eventos se rechazan, haz clic en Activado o Desactivado.
- Haz clic en Guardar.
Excluir salas o grupos de usuarios de liberaciones de salas
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en el nombre del recurso de la sala.
- En la sección Configuración de la sala, haz clic en la flecha hacia abajo
.
- En Exención de liberación de salas, selecciona Activado.
- Haz clic en Guardar.
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
- En la sección Configuración global de las salas, haz clic en la flecha hacia abajo
- En Excluir grupos de usuarios de la liberación de salas, haz clic en Editar grupo.
- Introduce el grupo de usuarios y haz clic en Guardar.
Corregir las liberaciones de salas no deseadas
Puedes reducir las veces que se liberan salas sin pretenderlo con excepciones de salas y organizadores. Google Calendar utiliza criterios lógicos para mejorar la elección, pero la sala que elijas y el grupo de usuarios que indiques resultan clave.
Casos en los que Calendar no libera salas
- Los invitados rechazan la reunión cuando faltan menos de 10 minutos para que empiece.
- La reunión está programada para que comience en menos de 30 minutos.
- La sala se reserva directamente en su calendario.
- La reunión dura más de 4 horas.
- La sala tiene capacidad para más de 20 personas.
- La sala se ha liberado anteriormente y se ha vuelto a añadir a la misma reunión.
- No hay invitados aparte del organizador o hay invitados externos.
- La reunión se reserva en un calendario secundario.
- La sala es grande o está reservada para una reunión o un evento de gran tamaño.
Nota: Esta lista de factores que determinan si se libera o no una sala no está completa. Además, los criterios lógicos que se siguen están sujetos a cambios.
Elegir qué salas se pueden liberar
- Salas que los empleados importantes utilizan con frecuencia, como la sala privada de un consejero delegado.
- Salas que se utilizan para funciones esenciales para la empresa (contratación de personal, reuniones con clientes o eventos especiales).
- Salas restringidas para la mayoría de los empleados.
- Salas utilizadas por invitados externos sin invitación al evento.
Elegir qué usuarios pueden ser organizadores de salas
- Usuarios que crean las reuniones de empleados VIP.
- Usuarios que a menudo reservan reuniones para otros, pero no asisten.
- Ejecutivos de alto nivel.
- Usuarios que programan reuniones externas o fundamentales para la empresa.
