Ediciones compatibles con esta función: Enterprise Plus y Enterprise Essentials Plus. Comparar ediciones
Como administrador, puedes elegir qué datos sobre cómo usan Google Workspace los usuarios están disponibles en el panel de control de Work Insights. Solo pueden acceder a este panel de control los usuarios que tienen los privilegios adecuados.
Decidir qué datos estarán disponibles en Work Insights
Para que los datos de los usuarios estén disponibles en el panel de control de Work Insights, los usuarios deben tener activada la recogida de datos de este servicio. Work Insights está activado de forma predeterminada en toda la organización, pero puedes elegir qué datos concretos deben mostrarse en el panel de control:
- Activa o desactiva Work Insights en unidades organizativas específicas. Si Work Insights está activado en una unidad organizativa, en el panel de control aparecerán los datos de sus usuarios. Más información sobre las unidades organizativas
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Activa Work Insights en grupos concretos. Hazlo solo si quieres filtrar los datos del panel de control de Work Insights por un grupo concreto, y en ese grupo hay miembros que forman parte de una unidad organizativa en la que Work Insights no está activado.
Importante:
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Los datos aparecen agregados: en el panel de control de Work Insights, toda la información sobre los usuarios se muestra como datos agregados en equipos. No se pueden ver los datos de usuarios concretos.
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Los grupos tienen prioridad sobre las unidades organizativas: por ejemplo, los datos de los usuarios que pertenecen a un grupo en el que Work Insights está activado estarán disponibles en dicho servicio aunque los usuarios en cuestión formen parte de una unidad organizativa en la que Work Insights esté desactivado.
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No se puede desactivar la recogida de datos de los usuarios que tienen licencias que no son de Enterprise: si desactivas Work Insights en una unidad organizativa en la que hay usuarios con licencias de ediciones distintas a Google Workspace Enterprise, este servicio seguirá recogiendo datos de esos usuarios. En el panel de control, los datos de los usuarios de esas unidades se atribuyen a cualquier unidad organizativa superior.
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Activar Work Insights no da acceso: si activas Work Insights en una unidad organizativa o en un grupo, los datos de sus miembros estarán disponibles en dicho servicio. Si lo que quieres es permitir que esos usuarios accedan a Work Insights, tienes que asignarles privilegios.
Configurar los filtros de datos de Work Insights
Una vez que hayas seleccionado los datos de usuario que quieres que estén disponibles en Work Insights, puedes elegir cómo filtrarlos en el panel de control. Puedes filtrarlos por estos tipos de equipos:
- Unidades organizativas en las que has activado Work Insights
- Equipos de supervisores definidos según los perfiles de usuario de la consola de administración
- Grupos que has permitido en la consola de administración
Nota: Puedes asignar privilegios a otros usuarios para filtrar los datos por tipos de equipos concretos. Consulta más información en el artículo Dar acceso a Work Insights.
Tamaño mínimo que deben tener los equipos para poder filtrar por ellos
En el panel de control de Work Insights, solo pueden filtrarse los datos de equipos que tienen al menos 10 miembros. De esta forma, puede evitarse que se identifiquen los datos de un usuario concreto. Si un equipo no alcanza ese número de miembros, no aparecerá en el filtro de equipos del panel de control de Work Insights. Sin embargo, la información correspondiente a ese equipo sí se incluirá en los datos agregados de todos los equipos que estén por encima de él dentro de la estructura organizativa.
Ejemplo: Supongamos que tienes una unidad organizativa denominada Ventas con 20 usuarios e incluye una unidad organizativa secundaria denominada Costa Oeste, que tiene 9 usuarios. Esta última no aparecerá en el filtro de equipos, pero sus datos sí se incluirán en las métricas de la unidad Ventas.
Paso 1: Activar o desactivar Work Insights en unidades organizativas
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
- En la consola de administración, ve a Aplicaciones
Google Workspace
En la parte superior derecha del cuadro gris, haz clic en Editar servicio
.
A la izquierda aparecerán el nivel organizativo superior y las unidades organizativas correspondientes. -
(Opcional) Para activar o desactivar un servicio en una unidad organizativa, sigue estos pasos:
- En la parte izquierda, selecciona la unidad organizativa.
- Para cambiar el estado del servicio, selecciona Activado o Desactivado.
- Elige una opción:
- Si el estado del servicio es Heredado y quieres mantener el ajuste actualizado aunque cambie el ajuste principal, haz clic en Anular.
- Si el estado del servicio es Anulado, haz clic en Heredar para volver al mismo ajuste que la unidad organizativa superior o en Guardar para conservar el nuevo, incluso si cambia el ajuste de la organización principal.
Nota: Consulta más información sobre la estructura organizativa.
Nota: Las unidades organizativas pueden tardar hasta 72 horas en aparecer en el panel de control de Work Insights.
Paso 2: (Opcional) Activar Work Insights en grupos
Importante: Debes seguir este paso únicamente si quieres filtrar los datos del panel de control de Work Insights por un grupo concreto y sus miembros no forman parte de ninguna unidad organizativa que tenga activado este servicio.
No puedes desactivar Work Insights en grupos; sin embargo, si tienes activado este servicio en un grupo, puedes quitar o anular su estado de activación.
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
- En la consola de administración, ve a Aplicaciones
-
En la parte superior derecha del cuadro gris, haz clic en Editar servicio
A la izquierda aparecerán el nivel organizativo superior y las unidades organizativas correspondientes. - En la parte izquierda, en Grupos, busca o selecciona un grupo.
- A la derecha, junto a Estado del servicio, marca la casilla Activado.
Para quitar el estado de activación de un grupo, puedes desmarcar esta casilla.
- Haz clic en Guardar.
Paso 3: (Opcional) Configurar el filtrado por grupos
Para filtrar los datos por grupos en el panel de control de Work Insights, primero debes incluirlos en la lista de grupos permitidos.
Para permitir grupos en Work Insights:
Filtrar los registros de auditoría por un grupo de Google puede ayudar a crear estadísticas y mejorar el rendimiento, ya que solo se hace un seguimiento de los grupos seleccionados. Debes añadir explícitamente estos grupos a tu lista de grupos de filtrado permitidos, ya que los resultados pueden incluir información sensible, como la religión, el sexo y otros datos.
Solo se pueden obtener resultados del grupo de filtrado desde el momento en que se añade hasta que se elimina. Los registros de auditoría y los eventos que se hayan creado antes de añadir el grupo no se pueden filtrar con el grupo.
Gestionar la lista de grupos de filtrado permitidos
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
- En la consola de administración, ve a la página Grupos de filtrado.
- Haz clic en Añadir grupos.
- Para buscar un grupo, escribe los primeros caracteres de su nombre o de su dirección de correo electrónico. Cuando veas el grupo que buscas, selecciónalo.
- (Opcional) Para añadir otro grupo, búscalo y selecciónalo.
- Cuando hayas seleccionado todos los grupos que te interesen, haz clic en Añadir.
- (Opcional) Para quitar un grupo, haz clic en Quitar grupo
.
- Haz clic en Guardar.
Work Insights calcula los datos de los miembros del grupo el día en que lo añades, pero pueden tardar hasta 12 horas en aparecer en el panel de control de Work Insights.
Paso 4: (Opcional) Definir los equipos de los supervisores
Si quieres filtrar los datos correspondientes a los equipos de uno o varios supervisores, tienes que haber definido una jerarquía de supervisión en la consola de administración. Esta estructura se basa en el campo Correo del supervisor del perfil de cada usuario.
Si aún no está definida en la consola de administración, toma una de estas medidas:
- En el campo Correo del supervisor que encontrarás en el perfil de cada usuario, escribe la dirección de correo de su supervisor.
- Si has especificado quiénes son los supervisores de tus usuarios en Microsoft Active Directory o en otro servidor LDAP, puedes usar Google Cloud Directory Sync para rellenar el campo Correo del supervisor de cada usuario.
Pasos siguientes
Después de activar Work Insights, debes dar acceso al panel de control de este servicio.
