En función de la edición de Google Workspace que tengas, es posible que algunos grupos de configuración no estén disponibles en determinados servicios o ajustes.
Puedes aplicar ajustes de servicios a grupos de usuarios en vez de a unidades organizativas completas. De este modo, podrás personalizar la configuración de usuarios concretos sin cambiar tu estructura organizativa. Puedes usar grupos para configurar los ajustes de estos servicios:
| Servicios | Funciones de administrador |
|---|---|
Nota: Algunos servicios tienen la opción de activar o desactivar Google Takeout para un grupo. Más información |
|
|
* Disponible solo en determinadas ediciones de Google Workspace |
|
Personalizar ajustes de servicios mediante grupos de configuración
Con los grupos de configuración, puedes personalizar los ajustes de servicios de un grupo de usuarios y así, por ejemplo, permitir que un grupo apruebe vídeos de YouTube o que un equipo comparta archivos de Google Drive con personas ajenas a tu organización.
Los grupos de configuración pueden incluir usuarios de cualquier unidad organizativa de tu cuenta. Puedes crear un grupo o utilizar uno que ya tengas en tu cuenta; por ejemplo personal@example.com.
Normalmente, los ajustes de servicios se aplican a las unidades organizativas y después se hacen excepciones con algunos usuarios. Por ejemplo, puedes restringir el contenido de YouTube a todos los usuarios de tu cuenta, pero dejar que algunos grupos puedan ver todos los vídeos o aprobar vídeos.
Cómo funcionan los grupos de configuración
- Los grupos de configuración pueden incluir cualquier usuario o grupo de tu organización (grupos anidados).
- En cuanto a los ajustes que se aplican los usuarios, los ajustes a nivel de grupo siempre tienen prioridad sobre los ajustes a nivel de unidad organizativa.
- A diferencia de lo que ocurre con las unidades organizativas, un mismo usuario puede pertenecer a varios grupos de configuración. Solo se aplicarán los ajustes del grupo de configuración de mayor prioridad, por lo que, antes de nada, debes determinar la prioridad de esos grupos.
Requisitos
- Los grupos de configuración deben crearse en la consola de administración de Google o mediante Google Cloud Directory Sync o la API Directory. Más información
- Los grupos dinámicos requieren la etiqueta de seguridad para poder usarse como grupos de configuración. Más información
- Los grupos creados en Grupos de Google no se pueden utilizar como grupos de configuración.
- Los grupos de configuración solo se pueden crear y aplicar desde la consola de administración, no desde las APIs.
Nota: En función de la edición de Google Workspace que tengas, es posible que algunos grupos de configuración no estén disponibles en algunos servicios.
Para empezar, ve directamente a la sección Definir los ajustes de los grupos de configuración, que se incluye más adelante.
Gestionar una gran cantidad de usuarios o de políticas
A continuación, incluimos información para administradores que gestionan organizaciones de tamaño mediano y grande o cualquier persona interesada en los grupos de configuración.
Opciones de los grupos de configuraciónPor lo general, antes de crear o aplicar grupos de configuración, debes asociar los grupos de usuarios con sus ajustes. En el siguiente ejemplo, los grupos de usuarios tienen permisos diferentes para compartir archivos de Drive.
| Permisos para compartir archivos de Drive | |||
|---|---|---|---|
| Grupo de usuarios | Compartir con cualquier dominio |
Compartir con dominios de confianza |
Compartir solo de forma interna |
| Jefes de ventas | ✔ | ||
| Equipo de ventas | ✔ | ||
| Operaciones de ventas | ✔ | ||
Después, puedes utilizar grupos de configuración basados en tus grupos de usuarios o en los ajustes de usuario, aunque, si lo prefieres, también puedes emplear una combinación de ambos elementos que se ajuste a tu organización.
Opción 1: Utilizar grupos de configuración basados en grupos de usuarios
Utiliza los grupos de usuarios que tengas como grupos de configuración. A continuación, personaliza los ajustes de cada grupo de configuración. Si un usuario pertenece a varios grupos, debes indicar cuál de ellos determina los ajustes que se le aplicarán, tal como se explica más adelante en la sección Prioridad de los ajustes.
Por ejemplo, puedes permitir que determinados grupos de usuarios compartan archivos de Drive con personas ajenas a la organización.
Te recomendamos que apliques ajustes directamente a grupos de usuarios en estos casos:
- En organizaciones con menos de 50 usuarios o con un número reducido de ajustes
(No hace falta que crees más grupos; puedes ajustar la configuración de cada uno de ellos) - Para probar un ajuste de un servicio
- En aplicaciones que utiliza un grupo de usuarios concreto
- En grupos dinámicos, donde se gestionan automáticamente los miembros a partir de los atributos de los usuarios, como su ubicación o su rol
Opción 2: Crear grupos de configuración basados en ajustes de usuario
Si gestionas un gran número de ajustes o de usuarios, puedes crear grupos para cubrir diferentes niveles de configuración.
Por ejemplo, puedes crear un grupo de configuración por cada nivel de permisos para compartir archivos de Drive. A continuación, puedes añadir tus grupos de usuarios como miembros del grupo de configuración.
El grupo de configuración actúa como contenedor de ajustes. Por lo general, tendrás menos grupos de configuración que gestionar y a los que asignar prioridades, tal como se describe más abajo. Además, puedes gestionar usuarios y añadirlos o quitarlos de los grupos mediante la API de Grupos o Directory Sync.
Si hay usuarios que pertenecen a varios grupos de configuración, debes seleccionar cuál de esos grupos tiene prioridad a la hora de determinar los ajustes de dichos usuarios.
En la consola de administración, los grupos se muestran en orden de prioridad descendente. A cada usuario se le aplican los ajustes del grupo de mayor prioridad al que pertenece.
Para cambiar la prioridad de un grupo de configuración, muévelo hacia arriba o hacia abajo en la lista Grupos. El orden de prioridad solo se puede ajustar desde la consola de administración; no puedes cambiarlo con las APIs.
Cómo funciona la prioridad
Si un usuario pertenece a varios grupos, se le aplican los ajustes del grupo con mayor prioridad. En este ejemplo, un jefe de ventas pertenece a tres grupos de usuarios. Cada grupo tiene un ajuste diferente para editar los perfiles del Directorio.
Si los grupos de configuración están en el orden de prioridad que se muestra a continuación, los miembros del grupo Jefes de ventas podrán editar su nombre y su ubicación en los perfiles del Directorio.
Si el grupo Editar ubicación tiene la máxima prioridad, los jefes de ventas solo podrán editar la ubicación, mientras que los del grupo Ventas regionales podrán editar tanto el nombre como la ubicación.
Ajustes de usuario y varios grupos
A los usuarios no se les aplican los ajustes de todos los grupos a los que pertenecen. En este ejemplo, un jefe de marketing forma parte de tres grupos, pero solo se le aplica la configuración del grupo que tiene la mayor prioridad. Por tanto, puede editar su nombre y su ubicación, pero no la foto.
Ordenar grupos
Si cambias las prioridades de los grupos, o añades o quitas miembros de un grupo, es posible que cambien los permisos para compartir y acceder a archivos de Drive.
Por ejemplo, si transfieres la propiedad de un archivo a un usuario de otro grupo de configuración, los permisos para compartir el archivo pasarán a ser los del nuevo grupo.
Para controlar la prioridad y los ajustes, sigue estos pasos:
- Ten en cuenta la prioridad de tu estructura de grupos y presta atención a los grupos excesivamente anidados, ya que su configuración podría ser difícil de determinar.
- Al ordenar tus grupos de configuración, quizá te interese dar la mayor prioridad al grupo que se aplique al menor número de personas.
Seguramente, la planificación de la estructura de los grupos de configuración sea el paso que más tiempo te lleve y que tengas que revisar con mayor empeño.
Asignar los ajustes del servicio
Quizás te convenga revisar las unidades organizativas para determinar si prefieres gestionar ciertos ajustes mediante grupos. Si ya utilizas un enfoque basado en roles o equipos a la hora de aplicar los ajustes, puedes usar grupos de la misma forma.
Si tu cuenta tiene varias ediciones de Google Workspace, ten presente esto:
- Los ajustes de los grupos de configuración solo se aplican a los usuarios que tienen acceso a esas funciones o servicios.
- Dependiendo de la edición que tengas, algunos ajustes de Drive se aplicarán a toda la organización. En este caso, los grupos de configuración te pueden servir para personalizar los ajustes de Drive de otros usuarios.
Utilizar un criterio de nomenclatura uniforme
Elige un criterio de nomenclatura uniforme para facilitar la gestión y la supervisión. Por ejemplo, utiliza un criterio que incluya el nombre del ajuste y el número de prioridad. En la lista Grupos se muestran hasta 37 caracteres de cada nombre de grupo. Si quieres ver el nombre completo, coloca el cursor sobre el grupo.
YouTube_1_aprobadores
YouTube_2_acceso_sin_restricciones
YouTube_3_acceso_moderado
YouTube_4_acceso_estricto
Si tienes que gestionar muchos tipos de grupos, puedes añadir un prefijo, como "gc", para identificar los grupos de configuración. Asimismo, te recomendamos que uses numeración multinivel (con un punto y otra cifra) cuando añadas grupos de configuración para no tener que cambiar los nombres de los demás grupos.
gc_Drive_p1.0_COMPARTIR_todos
gc_Drive_p2.0_COMPARTIR_confianza
gc_Drive_p2.1_COMPARTIR_confianza_acceso_externo
gc_Drive_p3.0_COMPARTIR_interno
Crear grupos
Utiliza grupos creados en la consola de administración, mediante la API Directory o con Google Cloud Directory Sync. Los grupos creados en Grupos de Google no se pueden utilizar como grupos de configuración. En la consola de administración no se indica si un grupo se ha creado con este servicio.
Puedes gestionar los grupos de configuración con cualquier herramienta. Puedes configurar permisos estrictos para añadir o eliminar usuarios, publicar contenido en el grupo o impedir que los usuarios salgan de los grupos (solo disponible en la API de Grupos).
Definir los ajustes de los grupos de configuración
Paso 1: Aplica el grupo de configuración en una aplicaciónPara seguir este paso, necesitas tener privilegios de administrador en Grupos, Unidades organizativas (nivel superior) y Configuración del servicio.
Antes de empezar, elige un grupo. Puedes crear un grupo o utilizar uno que ya tengas.
Solo los grupos de usuarios creados en la consola de administración o mediante Grupos de Google para empresas, la API Directory o Google Cloud Directory Sync se pueden utilizar como grupos de configuración. Recuerda que no puedes utilizar grupos que se hayan creado en Grupos de Google.
- En la consola de administración, ve a la página de configuración de una aplicación.
- Haz clic en el ajuste que quieras editar.
En el siguiente ejemplo, se muestran los ajustes de YouTube del nivel organizativo superior:
- En la parte izquierda, haz clic en Grupos.
Los grupos de configuración se muestran ordenados según su prioridad. - Haz clic en Buscar un grupo. Escribe la dirección del grupo (no su nombre) y, una vez encontrado, selecciónalo.
- Para empezar, añade los grupos de configuración de mayor a menor prioridad. Cuando añadas un grupo nuevo, colócalo en la prioridad más baja.
- Si un grupo no aparece, es posible que se haya creado en Grupos de Google o que sea un grupo dinámico al que le falte la etiqueta de seguridad.
- Elige los ajustes de tu grupo de configuración.
De manera predeterminada, los grupos nuevos tienen los ajustes del nivel organizativo superior.
Organizaciones con varios tipos de licencias: si tienes licencias de alguna edición donde no esté disponible un ajuste concreto, se mostrará la marca
junto a la configuración de un grupo. Esta marca aparecerá independientemente de si el grupo incluye o no usuarios que no tengan la licencia necesaria.
- Activa o desactiva el grupo de configuración.
- Activado: haz clic en Guardar.
Se aplicarán los ajustes a los miembros de ese grupo de configuración. Haz clic en Cancelar para cerrar el panel. - Desactivado: en el panel Grupos, haz clic en Sin definir o en Quitar
(al hacer clic en Cancelar no se eliminará el grupo).
- Activado: haz clic en Guardar.
- Ajusta la prioridad del grupo arrastrándolo hacia arriba o hacia abajo.
- Para asignar a un grupo la prioridad 1, arrástralo hasta la prioridad 2 y, a continuación, coloca el de prioridad 1 debajo de él. También puedes escribir el número de prioridad en el cuadro correspondiente o hacer clic en las flechas situadas junto al cuadro.
- Si tienes menos de cuatro grupos y cambias el orden de grupos que contienen los mismos usuarios, a esos usuarios se les aplicarán los ajustes del grupo de mayor prioridad. Es posible que recibas esta alerta:
"Un mismo usuario puede estar vinculado a varias políticas..."
Se trata de un mensaje general de alerta que aparece al añadir, eliminar o cambiar la prioridad de cualquier grupo de configuración, aunque no contenga los mismos usuarios.
Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información
Antes de empezar, debes tener privilegios de administrador en Grupos, Unidades organizativas (nivel superior) y Configuración del servicio.
- En la consola de administración, ve a la página de configuración de una aplicación.
- Arriba a la izquierda, haz clic en Usuarios.
- Haz clic en Selecciona un usuario y busca su dirección (no su nombre).
- Selecciona el usuario para ver sus ajustes. Debajo del nombre de un ajuste, puedes hacer clic en el grupo de configuración o en la unidad organizativa que determina los ajustes del usuario.
Nota: Si consultas la unidad organizativa del usuario, el ajuste de un servicio no se mostrará como Anulado. Los indicadores Anulado y Heredado se basan solamente en los ajustes de las unidades organizativas, no tienen en cuenta los de los grupos de configuración.
No encuentro la lista Grupos
- La función de grupos de configuración puede no estar disponible en algunos servicios. Consulta la lista en la tabla que figura más arriba.
- En los ajustes de Drive y de Regiones de datos, es posible que tu edición de Google Workspace no admita grupos de configuración.
Mi grupo de configuración no aparece en la lista Grupos
- Es probable que el grupo se haya creado en Grupos de Google. Prueba a crear un grupo en la consola de administración.
- Es posible que se trate de un grupo dinámico al que le falta la etiqueta de seguridad. Más información
- Comprueba si tienes privilegios de administrador de grupos.
- Puede que estés usando un alias de grupo en lugar del nombre de grupo.
- Prueba a actualizar la página de configuración. Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información
- Te recomendamos que busques el grupo por su dirección de correo electrónico, no por su nombre.
Un usuario no tiene la configuración de servicio correcta
- Revisa los grupos a los que pertenece el usuario. Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información
- Busca el grupo de configuración que determina los ajustes del usuario. Si el usuario forma parte de varios grupos de configuración, quizá tengas que cambiar la prioridad de los grupos o quitar el usuario de alguno de ellos.
- También es posible que el usuario no tenga la licencia del producto necesaria para utilizar la función. Algunas funciones solo están disponibles en determinadas ediciones.
Cuando se aplica un grupo de configuración o se cambia el orden de prioridad de los grupos, se registra el evento Cambio de las prioridades del grupo en la opción de configuración de la aplicación. En este evento se muestra el nombre del grupo y no su dirección, por lo que quizá te interese utilizar un criterio de nomenclatura uniforme en el nombre y la dirección de los grupos.
Por ejemplo, si aplicas el grupo Enlazar con cualquier usuario al ajuste Compartir mediante enlace de Drive, se registra este evento:
Cambio de las prioridades del grupo en la opción de configuración de la aplicación
Las prioridades de anulación del grupo de la opción de configuración Compartir mediante enlace
de la aplicación Drive y Documentos han cambiado a Enlazar con cualquier usuario
Al cambiar el orden de prioridad de los grupos, en el evento aparecen los grupos en el nuevo orden, de menor a mayor prioridad:
Cambio de las prioridades del grupo en la opción de configuración de la aplicación
Las prioridades de anulación del grupo de la opción de configuración Compartir mediante enlace
de la aplicación Drive y Documentos han cambiado a Sin enlaces < Enlazar con usuarios < Enlazar con cualquier usuario
En casi todos los demás eventos se usa un formato parecido, tanto en las unidades organizativas como en los grupos de configuración. Los grupos de configuración se identifican con el prefijo group_email.
En el siguiente ejemplo, se anula un ajuste en una unidad organizativa:
Modificación de la configuración de Drive
La configuración PUBLISHING_TO_WEB de Drive ha cambiado de INHERIT_FROM_PARENT a PUBLIC
(nombre_unidad_org: {Marketing})
En el siguiente ejemplo, se aplica un ajuste a un grupo de configuración:
Modificación de la configuración de Drive
La configuración PUBLISHING_TO_WEB de Drive ha cambiado de INHERIT_FROM_PARENT a PUBLIC
(nombre_unidad_org: {example.com}, correo_grupo: {[email protected]})
En los eventos de grupos de configuración, en org_unit_name siempre aparece el nivel organizativo superior.
