Управление одобрением

Пользователи могут отправлять файлы на Google Диске на формальную процедуру одобрения. Проверяющий может одобрить или отклонить документ, а также оставить комментарий к файлу прямо на Диске, в Документах и других редакторах Google Workspace. Эту функцию можно использовать в рамках формальных процедур, таких как согласование договоров или одобрение кандидатов на вакантные должности, а также для проверки документов перед публикацией.

Принцип работы

Когда пользователь отправляет документ на одобрение, проверяющие получают соответствующее уведомление по почте или на Диске. Если для этой работы установлен срок выполнения, ответственные лица получат по почте напоминание о необходимости обработать запрос на одобрение документа или о том, что он просрочен. Документ может быть заблокирован – в таком случае пользователи с правом редактирования не смогут изменять содержимое, оставлять комментарии и предлагать изменения. По умолчанию документы не заблокированы.

Ответственные за одобрение могут открыть файл по ссылке, проверить его, добавить комментарии, а затем отклонить или одобрить документ. Если указать нескольких ответственных за одобрение, документ будет одобрен, когда все они одобрят его. После внесения изменений все проверяющие должны заново одобрить последнюю версию файла. Файл отклоняется, если его отклоняет хотя бы один из проверяющих.  

После одобрения всеми проверяющими файл блокируется. Заблокированные файлы нельзя редактировать до тех пор, пока они не будут разблокированы. Снятие блокировки с файла не приводит к отмене актуального запроса на одобрение.

Подробнее о том, как получать одобрения для файлов на Google Диске…

Как настроить одобрение

Если вы являетесь администратором, то можете контролировать процедуру одобрения документов.

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора нажмите на значок меню ПриложенияGoogle WorkspaceДиск и Документы.
3. Нажмите Одобрения.
4. Чтобы применить параметр только к части пользователей, сбоку выберите организационное подразделение (часто используется для отделов) или группу конфигурации (более сложный вариант). Инструкции

   Настройки группы переопределяют значения для организационных подразделений. Подробнее…

5. Чтобы предоставить право одобрения документов пользователям, которые не относятся к вашей организации, установите переключатель Разрешить запросы на одобрение для файлов, владельцем которых является ваша организация в положение Вкл.
6. Чтобы разрешить пользователям запрашивать одобрение документов, которые не относятся к вашей организации, установите переключатель Разрешить пользователям организации запрашивать одобрения для файлов в положение Вкл.
7. Нажмите Сохранить. Также можно нажать Переопределить для организационное подразделение.

   Чтобы восстановить унаследованное значение, нажмите Наследовать (или Сбросить настройки для группы).