Sustituir automáticamente salas de reuniones rechazadas

Si en una sala se rechaza una reunión, sustituye la sala por otra similar. Las salas pueden rechazar reuniones porque ya están reservadas, por no tener equipamiento debido a tareas de mantenimiento, o porque hay un conflicto insólito entre una serie de reuniones periódicas y esa sala. En el caso de salas con capacidad para 70 personas, Google Calendar intenta buscar automáticamente una sala que tenga las mismas características, si es posible:

• Situada en el mismo edificio
• Con el mismo equipamiento
• Con un tamaño razonable en función del número de asistentes. La nueva sala debe acomodar a todos los asistentes sin ser excesivamente grande. Si la nueva sala es demasiado grande, no se reservará como sustituta automáticamente.

  Usar la sustitución automática de salas

  La sustitución automática de salas está activada de forma predeterminada, pero solo se aplica cuando se cumplen las dos condiciones siguientes:

  • Las salas están definidas como recursos estructurados y clasificadas como espacios de reuniones.
  • Los usuarios tienen definido su lugar de trabajo y las salas son recursos estructurados de sus edificios.

  Solo los usuarios que tengan definido su lugar de trabajo y cuenten con recursos estructurados en su edificio verán la opción "Sustitución automática de salas".

  Definir salas como recursos estructurados en la consola de administración

  Elige la categoría correcta para todas las salas. Si los recursos no se indican correctamente, como marcar un espacio social como zona de reuniones, es posible que se sustituyan las salas incorrectas. Para cambiar una categoría de sala, haz lo siguiente:

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

     Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la consola de administración, ve a Menú DirectorioEdificios y recursos.
  3. En la sección Gestión de recursos, haz clic en Abrir.
  4. En Recursos, haz clic en el nombre de la sala.
  5. Haz clic en Detalles.
  6. Elige la categoría adecuada:
     • Zona de reuniones: recursos donde celebrar reuniones o conferencias, y que pueden ser tan pequeños como un locutorio. 
     • Otros recursos: recursos que no se utilizan para reuniones, como una bicicleta o un coche de empresa. 
  7. Haz clic en Guardar.

  Definir salas como recursos estructurados con la API o el método CSV

  Consulta el artículo Crear edificios, características y recursos de Calendar para obtener instrucciones sobre cómo definir recursos con la API o un archivo CSV. Define la categoría de recursos como CONFERENCE_ROOM.

  Notificaciones futuras

  Para los eventos programados en un plazo de tres meses en el futuro:

  • Calendar envía notificaciones por correo al organizador y a los invitados para informarles de la sala recién reservada.
  • Si hay más de 20 invitados, Calendar solo notificará al organizador y al creador.

  Además, si se rechaza una sala:

  • Una serie de eventos periódicos: solo se envía un correo.
  • Una vez en una serie de eventos periódicos (una excepción): Calendar envía hasta 8 correos, uno por cada excepción. Si se dan más de 8 excepciones, se rechazará la serie completa.

  Desactivar la sustitución automática de salas

  Para desactivar esta función, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

     Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la consola de administración, ve a Menú DirectorioEdificios y recursos.
  3. Ve a Configuración global de las salas.
  4. Desactiva la opción Permitir la sustitución automática de salas.