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チームでドキュメントを共同編集する
クライアントや法廷用の書類を作成していると、チームのメンバーと容易に共同編集できるツールが欲しくなることがあります。Google ドキュメントを使えば、ドキュメントのリアルタイムでの共同編集、ファイル内でのチャット、特定のフィードバックの収集を行うことができます。共有ドキュメントへのアクセスを制御して、権限の維持に役立てたり、社内の限定されたメンバーだけが必要なファイルにアクセスできるようにしたりすることも可能です。 方法 |
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法的文書のテンプレートで一貫性を維持する
特定の要件を満たす、記入と共有が可能な契約書やフォームを簡単に作成できれば、チームの労力が減ります。Google ドキュメントを使うと、提出用の書類、伝達用の書類、法的な文書のテンプレートを作成したり読み込んだりできます。 方法 |
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外出先でドキュメントを確認する
法廷での打ち合わせや供述の準備をしているときでも、離れた場所にいるチームメンバーと作業をしているときでも、スマートフォンやタブレットから Google ドキュメント アプリを使用してドキュメントを更新または作成できます。加えられた変更は、すべてのデバイスで自動的に同期、反映されるため、どこにいても常に最新の情報を得ることができます。 方法 |
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インターネットにアクセスできない環境で作業する
出張中でも、インターネット接続回線が停止しているときでも、案件の資料や記録の作業を行うことができます。Google ドライブでオフライン アクセスを設定しておくと、いつでもファイルの作業を続行できます。 方法 |
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プレゼンテーションと Q&A セッションを利用して、一般的な法的問題に対処する
複数のチームで大きな案件に取り組んだり、自社の売り込みを図ったり、法務関連の講座を運営したりする場合は、必要な情報をメンバー全員で把握して共通の問題に対処するために、プレゼンテーションを行うのが効率的です。Google スライドに事案と提案をまとめ、チームに対してプレゼンテーションを行うと、メンバーはプレゼンテーション中にリアルタイムで質問したり、出された質問に対して投票したりすることができます。全員の質問に回答する時間がない場合は、投票数の多かった質問のみに回答します。 方法 |
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サイズの大きなファイルをメールに添付して送信したり、そのファイルへのアクセスを制御したりする
Gmail 添付ファイルの上限サイズである 25 MB を超えるファイルを共有する必要がある場合は、Google ドライブを使ってファイルをアップロードして共有できます。ドライブのファイルごとにアクセス権を設定して、クライアントのファイルや開示資料を閲覧できるユーザーを指定することも可能です。外部に送信してはいけない資料を誤って送信してしまった場合、そうしたドキュメントやファイルに対する権限を変更すれば、影響を最小限に抑えるのに役立ちます。 方法 |
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チームのプロジェクトとスケジュールを管理する
チームのカレンダーを作成すれば、チームのスケジュール、会議の日程、裁判所によって定められた期日を確認できます。1 つのカレンダーでメンバー全員の空き状況を確認できるため、案件手続きの計画や重要な案件の期日管理も簡単です。 方法 |
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チームのデジタル資産を 1 か所で管理する
チームのファイルを 1 つの場所で保管するには、Google サイトで社内ウェブサイトを作成します。サイトにアクセスできるユーザーを権限設定で指定して、チームのカレンダー、案件のスケジュール、契約書などのドキュメントをサイトに追加します。これで、組織の重要な情報が 1 か所に集結され、指定されたユーザーがいつでも、どのデバイスからでもアクセスできるようになります。 方法 |
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Google ドライブで Microsoft Office ファイルを編集する
Office ファイルを Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドで表示、編集、共同編集できると同時に、クライアントや法廷向けに Office ファイル形式を維持することもできます。 方法 |
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