Secciones de esta página
- Configurar un sistema para las solicitudes de asistencia
- Crear sitios web de asistencia
- Proporcionar asistencia y formación
¿Te gustaría usar funciones avanzadas de Google Workspace en tu empresa?
Prueba Google Workspace hoy mismo
Configurar un sistema para las solicitudes de asistencia
Permite que tus compañeros de trabajo envíen solicitudes con Formularios
Crea un formulario que los usuarios puedan rellenar para solicitar asistencia. Incluye preguntas como una descripción del problema, quién lo notificó y cuál es el nivel de prioridad. También puedes enviar automáticamente todas las respuestas a una hoja de cálculo para llevar un control de los casos de asistencia y filtrarlos por prioridad.
Más información
Obtener y responder a las solicitudes a través de Gmail
En Gmail puedes añadir a los miembros del equipo de asistencia como delegados de una cuenta para que puedan monitorizar y responder preguntas entrantes. Las respuestas pueden proceder de un alias del equipo de asistencia, como [email protected], en lugar de una dirección de correo individual.
Añadir delegados a una cuenta de Gmail
Antes de empezar: pide a tu administrador que cree una cuenta de Gmail para tener una dirección de asistencia.
- En tu ordenador, abre Gmail e inicia sesión en la cuenta de asistencia.
- En la parte superior derecha, haz clic en Configuración
Ver todos los ajustes.
- Haz clic en la pestaña Cuentas e importación o Cuentas.
- Junto a Conceder acceso a tu cuenta, haz clic en Añadir otra cuenta.
- Escribe las direcciones de correo de los miembros del equipo de asistencia que quieras añadir como delegados.
- Haz clic en Siguiente paso
Los delegados recibirán un correo en el que se les pedirá que confirmen la delegación. Una vez que hayan confirmado la solicitud, los delegados pueden tardar en mostrarse en la cuenta hasta 24 horas.
Si uno de ellos no puede acceder a la cuenta, verifica que tu administrador ha inhabilitado la opción Solicitar al usuario que cambie la contraseña en el próximo inicio de sesión.
Nota: La invitación por correo caduca pasada una semana.
Filtra los correos electrónicos de solicitudes urgentes
Etiqueta las solicitudes por correo electrónico importantes en Gmail para que no se pierdan en tu bandeja de entrada. Por ejemplo, puedes configurar un filtro para que se aplique la etiqueta "Urgente" a una solicitud que contenga esa palabra. También puedes aplicar la etiqueta "Importante" a los clientes prioritarios.
Más información Etiquetar y ordenar mensajes en Gmail
Monitorizar las solicitudes y asignaciones
Para saber quién hace cada tarea, controla las solicitudes de asistencia de tu equipo en Hojas de cálculo. Crea una hoja de cálculo de control y compártela con tu equipo. Todos tus colaboradores podrán actualizar sus progresos y consultar la información más reciente. También puedes asignar niveles de importancia para filtrar los casos de asistencia y dar prioridad a los más relevantes.
Consulta cómo: Configurar un proyecto en Hojas de cálculo
Crear un sitio web de asistencia
Crea un sitio interno para tus compañeros de trabajo
Crea un sitio web de asistencia para tu organización con Sites. Añade preguntas frecuentes, vídeos de ayuda, información de contacto, formularios de asistencia y más.
Consulta cómo: Crear un sitio.
Crea un sitio web público para los clientes
Si necesitas un sitio web más eficaz o avanzado, puedes utilizar Google Cloud y App Engine. Puedes crear un sitio web en fase de staging para probarlo antes de hacerlo público. App Engine guarda un archivo de todas las versiones publicadas, de modo que puedes activar diferentes versiones y dividir el tráfico entre ellas. Ve incluyendo funciones de forma gradual o compara distintas versiones de tu sitio web.
Consulta cómo: Descripción general de App Engine
Incluye preguntas frecuentes e instrucciones en una unidad compartida
Guarda todos tus manuales, notas, instrucciones y vídeos de ayuda en una unidad compartida. Los archivos de las unidades compartidas pertenecen al equipo y no a usuarios concretos. De esta forma, si alguien deja el equipo, los archivos permanecerán en el mismo lugar para que el resto del equipo pueda seguir compartiendo información y trabajando igual que antes.
Consulta cómo: Empezar a usar unidades compartidas.
Proporcionar asistencia y formación
Crear una agenda de citas
Importante: Las agendas de citas reemplazan la función de horas disponibles. Más información sobre los cambios en las horas disponibles
Puedes gestionar mejor tu disponibilidad en Google Calendar con la agenda de citas.
Con las agendas de citas, puedes hacer lo siguiente:
- Crear y compartir páginas de reserva para que otras personas puedan reservar citas contigo
- Ver las citas reservadas junto con tu agenda en Calendar.
Más información
Ofrece formación a distancia a tus usuarios
Si se introduce un proceso o software en el servicio de asistencia técnica, puedes informar a tus compañeros rápidamente con Presentaciones. Puedes hacer presentaciones a distancia con Google Meet y organizar sesiones de preguntas y respuestas para responder a cualquier duda.
Consulta cómo: Mostrar contenido durante una videollamada
Trabaja estés donde estés
Aunque no estés en la oficina, puedes consultar el correo electrónico, acceder al chat y trabajar en archivos desde tu teléfono o tablet. Solo tienes que descargar la aplicación de Google correspondiente. Los cambios que hagas se sincronizarán automáticamente en la Web y en los demás dispositivos, de modo que estarás siempre al día estés donde estés.
Consulta cómo: Descargar aplicaciones de Google Workspace en tu dispositivo móvil.
Más información
Google, Google Workspace, así como las marcas y los logotipos relacionados, son marcas de Google LLC. Todos los demás nombres de empresas y productos son marcas de las empresas con las que están asociadas.