Varios colaboradores pueden trabajar en el mismo archivo a diferentes horas, pero no puedes colaborar en tiempo real en archivos cifrados. Si hay otros colaboradores, sus iconos aparecerán en la parte superior derecha de la forma habitual.
Importante: Tu administrador debe darte acceso para que puedas previsualizar o descargar los archivos cifrados por parte del cliente en tu dispositivo móvil.
Trabajar con varios colaboradores
Si abres un archivo y alguien ya lo está editando, aparecerá la notificación "Espera para editar" arriba a la derecha. Para hablar con el colaborador original, en la parte inferior de la notificación, haz clic en Chatea con ellos.
Si alguien abre el archivo que estás editando, se mostrará la notificación "Alguien acaba de unirse" arriba a la derecha. Para hablar con el nuevo colaborador, en la parte inferior de la notificación, haz clic en Chatea con ellos.
Si aparece la notificación "Ahora puedes editar", podrás editar el archivo.
Evitar cambios que entran en conflicto
Si varios colaboradores hacen cambios que entran en conflicto en el archivo, les aparecerá a todos una notificación en la parte superior.
- Para actualizar y ver los últimos cambios, haz clic en Actualizar.
- Si quieres comparar los cambios que no se han guardado abriendo los últimos en una pestaña nueva, haz clic en Comparar.
- Para quitar la notificación, haz clic en Cerrar. No podrás seguir editando la versión anterior.
Al hacer clic en Comparar, se abrirá una nueva pestaña, donde podrás copiar los cambios desde la pestaña original y seguir editando el archivo.
Compartir documentos con visitantes
Si tu organización lo permite, puedes invitar a personas que no tengan una cuenta de Google a colaborar como visitantes en tus archivos y carpetas de Drive cifrados del lado del cliente. Puedes dejar de compartirlo en cualquier momento o controlar si los visitantes pueden editar o encontrar tu archivo.
Ver en qué se diferencian los archivos cifrados
Cuando compartes archivos cifrados con visitantes, solo puedes conceder acceso de lector o editor.
Como visitante, deberás verificar tu identidad en dos pasos:
- Google enviará un código de verificación a tu bandeja de entrada de correo.
- La organización propietaria del documento verificará tu identidad mediante su propio método.
Usar comentarios y tareas en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones
Puedes colaborar con otros usuarios en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google para:
- Añadir, editar, responder, filtrar o eliminar comentarios.
- Asignar tareas.
Más información sobre cómo añadir, editar, responder, filtrar o eliminar comentarios
Toma el control de tus comentarios. Consulta cómo:
- Añadir comentarios a cualquier conversación
- Mostrar, ocultar o minimizar comentarios para centrarte en lo que más importa
- Encontrar comentarios específicos rápidamente con palabras clave
- Filtrar comentarios para ver solo lo que quieras
- Editar o eliminar un comentario
- Enviar un comentario a una persona específica
- Seguir una conversación aunque se haya alcanzado el límite de comentarios
Ver en qué se diferencian los archivos cifrados
- Cuando Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google no pueden verificar el autor de un comentario, se añade un mensaje de advertencia al final del comentario.
- No puedes responder ni cerrar comentarios desde Gmail porque el contenido está cifrado. Sí puedes usar tareas y hacer un seguimiento de ellas.
- Cuando compartes archivos cifrados, solo puede asignar permisos de lector o editor. El permiso de comentador no se admite. Los lectores pueden ver los comentarios.
- Las sugerencias de Documentos de Google no están disponibles.
Buscar comentarios en el historial de versiones
Cada vez que el documento se guarda automáticamente, se guardan los comentarios y las tareas. Se almacenan como parte de versiones en documentos cifrados y se muestran en el historial de versiones.
Cuando restauras el documento a una versión anterior, los comentarios que se hayan añadido en esa versión también se restauran.
Para buscar un comentario en una versión específica:
- En tu ordenador, abre un documento.
- Haz clic en Archivo
Historial de versiones
- En la parte superior derecha, haz clic en Mostrar todos los comentarios
.
- Haz clic en un comentario para obtener su ubicación.
- Para buscar un comentario por palabra clave o nombre de usuario, en la parte superior derecha del panel Comentarios, usa el campo "Buscar en todos los comentarios".
Historial de versiones 
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