Envía solicitudes de firma y firma documentos con la firma electrónica

La función de firma electrónica de Documentos de Google está disponible para usuarios de Workspace aptos.

• Si tienes una cuenta individual de Workspace, puedes acceder a esta función.
• Si tienes uno de estos planes de Workspace aptos, puedes acceder a esta función si el administrador lo permite:
  • Business Standard y Plus
  • Enterprise Starter, Standard y Plus
  • Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus
  • Usuarios de Education Plus

Si tienes una cuenta de Workspace Individual, también tienes acceso Beta a la función de firma electrónica para archivos PDF. Obtén más información sobre las condiciones de la Versión Beta de la Firma Electrónica.

Si no tienes un plan de suscripción a Workspace, puedes acceder a esta función hoy mismo si te registras para obtener un plan de Workspace Individual.

Importante: Esta opción solo está disponible para algunos usuarios que cumplen con los requisitos.

1. Abre el panel lateral de la firma electrónica.
   • Si comienzas a partir de archivos PDF en Google Drive, haz lo siguiente (beta):
     1. En tu computadora, ve a drive.google.com.
     2. Sube un archivo PDF nuevo o busca uno existente que quieras usar.
     3. Abre el archivo PDF en modo de lectura.
     4. En la esquina superior derecha, haz clic en Menú Firma electrónica.
   • Si comienzas desde Documentos de Google, haz lo siguiente:
     1. En tu computadora, ve a drive.google.com.
     2. Puedes crear un nuevo documento de Google o abrir uno existente que desees utilizar.
     3. Ve a Herramientas Firma electrónica.
2. Si tienes varios firmantes, en “Insertar campos para”, selecciona el firmante específico para el que quieras insertar un campo de firma electrónica.
   • Para actualizar la lista de firmantes disponibles en el menú desplegable, selecciona Administrar firmantes. Se abrirá el diálogo Administrar firmantes.
   • En el diálogo Administrar firmantes, puedes agregar hasta 10 firmantes y asignar etiquetas a cada uno de ellos para identificarlos en el documento.
3. Arrastra uno o más de los siguientes campos para agregarlos a tu documento:
   • Firma
   • Iniciales
   • Nombre
   • Campo de texto
   • Fecha de la firma
4. Solo para Documentos de Google: Para abrir una ventana emergente debajo del campo, haz clic en el campo insertado en el documento de Google. En esa ventana emergente, podrás ver a qué firmante está asignado el campo.
   • Para actualizar la asignación del firmante correspondiente al campo, usa el menú desplegable Asignado a que aparece en la ventana emergente.
   • Para actualizar la lista de firmantes en el documento de Google y abrir el mismo diálogo anterior, haz clic en Administrar firmantes en el menú desplegable.
   • Cuando seleccionas un “Campo de texto”, puedes agregar una descripción y seleccionar el tamaño de fuente en la ventana emergente.
     • La descripción informa a los firmantes lo que esperas en este campo, como “Cargo” o “Dirección de correo electrónico”.
     • El tamaño de fuente que establezcas se convertirá en el tamaño de fuente del valor que el firmante ingrese para este campo de texto.
5. Para agregar todos los firmantes y campos de firma electrónica para los firmantes del documento, repite los pasos.

Sugerencias:

• Puedes agregar un máximo de 200 campos de cualquier tipo por documento.
• Puedes agregar hasta 10 firmantes a una solicitud de firma electrónica.
• Cuando cierres el archivo PDF que contiene los campos de firma electrónica, estos no se guardarán. Si quieres guardar los campos de firma electrónica y usarlos como plantilla, inicia la solicitud de firma electrónica en un documento de Google.
• Para un firmante del documento, la etiqueta de firmante es solo un identificador de marcador de posición y no forma parte del PDF de firma que se genera más adelante.
• Por el momento, no es necesario usar las direcciones de correo electrónico del firmante como etiquetas, ya que aún no se ha enviado ningún correo electrónico. Eso sucede más adelante en la sección "Envía una solicitud de firma electrónica" a continuación, donde las etiquetas de marcador de posición de los firmantes se asignan a direcciones de correo electrónico reales.
• Para diferenciar fácilmente los campos asignados a diferentes firmantes, a cada firmante del documento se le asigna un color único. Todos los campos asignados al mismo firmante se muestran con el mismo color.

1. Después de agregar todos los campos correspondientes, haz clic en Solicitar firma a la derecha.
   • Los colaboradores que tienen acceso de edición al documento pueden ver este botón. De lo contrario, este botón no estará disponible.
2. Ingresa un título para el archivo PDF generado.
3. Ingresa la dirección de correo electrónico de cada firmante.
   • También puedes agregar un mensaje que se enviará a los firmantes en el correo electrónico de solicitud de firma electrónica.
4. Puedes seleccionar la configuración regional del registro de auditoría en el diálogo de la solicitud. Este valor determina la configuración regional en la que se genera el registro de auditoría al final.
5. Revisa y acepta las Condiciones del Servicio si aparecen en el diálogo de la solicitud.
6. Haz clic en Solicitar firma.
   • Después de crear correctamente la solicitud de firma electrónica, ocurre lo siguiente:
     • A partir del documento, se genera un archivo PDF y se comparte con los firmantes con acceso de lectura. Puedes encontrar el archivo generado en Mi unidad.
     • Se enviarán notificaciones por correo electrónico a los firmantes con un vínculo al documento.

Sugerencias:

• Después de hacer clic en Solicitar firma, el archivo PDF se bloquea para evitar cambios antes de que los firmantes puedan completar la solicitud de firma electrónica. El archivo que se usó para crear la solicitud de firma permanecerá desbloqueado y no se compartirá automáticamente con los firmantes como parte de la solicitud de firma electrónica.
• Para generar otras solicitudes de firma electrónica en el futuro, puedes volver a usar el archivo que se usó para crear la solicitud de firma. Cada solicitud genera un archivo PDF nuevo, que se almacena en Mi unidad.
• Sigue estos pasos para ver el progreso de una solicitud de firma electrónica:
  • Abre el archivo PDF correspondiente en Drive o por medio del vínculo que aparece en la notificación por correo electrónico.
  • Para abrir el panel lateral derecho y ver los detalles de la firma electrónica, haz clic en Ver detalles en la esquina superior derecha del PDF.

1. Abre la cuenta de correo electrónico a la que se envió la solicitud de firma electrónica.
2. Abre la notificación por correo electrónico.
3. Haz clic en el vínculo incorporado.
   • Si abres el archivo PDF directamente desde Drive, para firmarlo, haz clic en Firmar.
4. Es posible que tu documento contenga campos de texto para que los completes, como “Cargo” o “Correo electrónico”. Si es así, haz clic en estos campos y complétalos.
5. Haz clic en los campos de color y complétalos, ya que indican que debes firmarlos.
   • Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se te pedirá que ingreses tu nombre completo y tus iniciales. Esto genera una firma electrónica para que la uses. Haz clic en Adoptar y firmar.
     • Sugerencia: Si hay varias instancias de esos campos, puedes volver a usar esta información en todo el documento.
   • Los campos asignados a otros firmantes que aún no hayan accedido aparecerán inhabilitados.
   • Los valores de firma proporcionados por otros firmantes que ya lo han firmado están en el PDF.
6. Después de completar todos los campos de firma obligatorios, en la parte superior de la página, haz clic en Marcar como completada.
   • Después de hacer clic en “Marcar como completada”, recibirás una notificación en el diálogo que muestra lo siguiente:
     • El valor de correo electrónico exacto que se registra para ti y que pueden ver otras personas con acceso a los archivos PDF de la firma electrónica después de que hagas clic para continuar.
     • Si tienes varios correos electrónicos en tu Cuenta de Google, se usará el que el solicitante haya ingresado en el diálogo de la solicitud.
7. Consulta y acepta las Condiciones del Servicio.
8. Haz clic en Aceptar y continuar.

Sugerencias:

• Si eres el único firmante: Tú y el solicitante recibirán un correo electrónico que indicará que se completó la solicitud.
• Si la solicitud tiene varios firmantes: La solicitud no se completará hasta que todos los firmantes firmen. En ese momento, todos los firmantes y el solicitante recibirán un correo electrónico que les indicará que se completó la solicitud.

1. En una computadora, abre la cuenta de correo electrónico a la que se envió la solicitud de firma electrónica.
2. Abre la notificación por correo electrónico.
3. Haz clic en el vínculo incorporado.
4. Haz clic en Rechazar.
   • Opcional: Proporciona un motivo para el rechazo.
5. Haz clic en Rechazar.
   • El solicitante recibirá un correo electrónico en el que se indicará que se rechazó la solicitud.

1. En una computadora, abre la cuenta de correo electrónico a la que se envió la solicitud de firma electrónica.
2. Abre la notificación por correo electrónico.
3. Haz clic en el vínculo incorporado.
4. Haz clic en Ver detalles.

Una vez completada la solicitud de firma electrónica, se envía una copia final del documento o un vínculo al documento final a todas las carpetas Recibidos de los correos electrónicos de los firmantes y los solicitantes, y se guarda una copia final del documento en la unidad de Drive de cada parte. 

Si no encuentras el documento final, sigue estos pasos:

• Revisa la carpeta de spam.
• Comunícate con otras partes involucradas en la solicitud de firma electrónica para obtener una copia.
• Envía comentarios sobre Gmail o comunícate con el equipo de asistencia de Google Drive.
• Para asegurarte de que puedas recibir documentos de firma electrónica en el futuro, sigue estos pasos:
  • Si tienes una cuenta de Google Drive, revisa la configuración de Drive para poder almacenar contenido nuevo.
• Revisa la configuración de correo electrónico para poder recibir mensajes de [email protected].

Puedes seleccionar la configuración regional del registro de auditoría en el diálogo de la solicitud. Este valor determina la configuración regional en la que se genera el registro de auditoría al final.

Nota: Después de que todos firmen el documento, se generará un PDF final. Este archivo contiene una página de registro de auditoría. La página se genera en la configuración regional que seleccionó el solicitante cuando inició la solicitud de firma electrónica. Esta página contiene un registro de varios eventos que ocurrieron durante el ciclo de vida de la solicitud de firma electrónica con marcas de tiempo, como las siguientes:

• Se solicitó la firma electrónica
• Se completó la firma electrónica
• Finalización de la firma electrónica
• Información de identificación del solicitante y los firmantes, como el nombre y el correo electrónico

Sigue estos pasos para enviar comentarios a Google:

1. Abre el archivo PDF de la solicitud de firma sobre la que quieras enviar comentarios.
2. Haz clic en Ver detalles Menú   Enviar comentarios sobre la función

También puedes enviar comentarios a través del producto:

• Envía comentarios sobre Gmail
• Comunícate con el equipo de asistencia de Google Drive