Для поиска и экспорта данных Google Workspace организации в Сейфе, а также для установления запретов на их удаление нужно создать рабочую область, которая называется делом. Оно служит хранилищем запретов на удаление, поисковых запросов и файлов экспорта, связанных с определенным проектом предоставления электронных документов, например судебным процессом или расследованием.
О делах
Составляющие дела:
- список сохраненных поисковых запросов;
- список запретов на удаление;
- список аккаунтов, которым предоставлено право доступа к делу;
- список файлов экспорта;
- журнал аудита действий пользователей в Сейфе, связанных с этим делом.
Владельцем дела является пользователь, который его создал. К делу можно предоставить доступ другим пользователям Сейфа, чтобы все, кто принимает участие в проекте предоставления электронных документов, могли использовать одну рабочую область. Если удалить учетную запись владельца дела, оно останется в Сейфе. Любой пользователь Сейфа с правами доступа "Управление делами" может открыть дело и предоставить к нему доступ другим пользователям Сейфа. Если дело больше не нужно, вы можете снять действующие запреты на удаление, а затем закрыть и удалить дело.
Дело можно разместить в определенном географическом регионе, выбрав его в процессе настройки.
Управление делами
Как создать дело
Подготовка. Ознакомьтесь с рекомендациями по именованию дел в вашей организации. Если в вашей организации отсутствуют единые стандарты именования, их необходимо разработать, чтобы названия дел соответствовали их содержанию и не повторялись.
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Дела
Создать.
Если кнопка Создать недоступна, получите необходимые разрешения у администратора Google Workspace.
- Задайте название дела в соответствии с рекомендациями по именованию в вашей организации.
- При необходимости добавьте описание. Описание можно посмотреть, открыв дело.
- Если в вашей организации установлены правила в отношении регионов хранения данных, при необходимости можно выбрать регион для дела.
Подробнее о том, как выбрать местоположение для экспорта данных из Сейфа…
- Нажмите Создать.
Как просматривать дела
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Дела.
Откроется страница Дела со списком активных дел, доступных для вашего аккаунта (которые вы создали и к которым вам предоставили доступ).
- Чтобы посмотреть список закрытых или удаленных дел, нажмите Статус и выберите нужный статус.
- Чтобы отфильтровать список по владельцу, нажмите Владелец и выберите Принадлежащие любому пользователю, Принадлежащие мне или Доступные мне.
- Чтобы отсортировать список дел по названию или владельцу, нажмите на заголовок соответствующего столбца.
- Чтобы открыть дело, нажмите на строку.
Как изменить дело
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Дела
выберите дело, которое нужно изменить.
- Нажмите на значок "Изменить"
.
- Измените название дела, его описание или регион хранения данных и нажмите Сохранить.
Как изменить статус дела
Вы можете изменить статус дела. При этом данные, связанные с делом, также могут измениться:
- Закрыто — в сейфе останутся сохраненные поисковые запросы и данные аудита, которые связаны с делом. Файлы экспорта удаляются сразу. Закрытое дело можно удалить или открыть повторно. Дело нельзя закрыть, пока не будут сняты все запреты на удаление.
Закрытое дело можно открыть заново. При этом оно возвращается в список активных дел. Вы можете использовать полученные ранее данные аудита и сохраненные поисковые запросы, но запреты на удаление и файлы экспорта нужно будет создавать заново.
- Удалено — дело перемещается в список удаленных. Оно будет доступно в Сейфе около 30 дней, после чего будет удалено окончательно. До этого момента удаленное дело можно восстановить вместе со всеми данными.
Вы можете восстановить удаленное дело. При этом оно возвращается в список активных дел. Вы можете использовать полученные ранее данные аудита и сохраненные поисковые запросы, но запреты на удаление и файлы экспорта нужно будет создавать заново.
Как закрыть дело
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Дела
- Нажмите Запреты. Для каждого запрета на удаление:
- Изучите запрет и убедитесь, что его можно удалить.
- Наведите указатель на запрет из списка и нажмите Удалить.
- Выберите Дела, чтобы вернуться к списку дел.
- Наведите указатель на дело и нажмите Закрыть.
Как открыть дело заново или удалить его
- В меню "Статус" над списком дел выберите Закрытые.
- Наведите указатель на дело и выберите нужное действие.
- Чтобы открыть дело заново, нажмите Открыть повторно.
- Чтобы удалить дело, нажмите Удалить
Как восстановить удаленное дело
- В меню Статус над списком дел выберите Удаленные.
Список содержит дела, которые были удалены в течение последних 30 дней. Дела, которые были удалены ранее, Сейф удаляет окончательно.
- Наведите указатель на нужное дело и нажмите Восстановить.