Gestionar miembros automáticamente con grupos dinámicos

Esta página está dirigida a administradores que gestionan grupos de una organización. Para gestionar los grupos de tu cuenta, visita el Centro de Ayuda de Grupos de Google.

Como administrador de Grupos, puedes crear grupos para llevar a cabo acciones automáticas con sus miembros. Crea grupos dinámicos para añadir y quitar miembros automáticamente en función de la consulta de pertenencia que crees. De este modo, los grupos pueden estar al día, sobre todo si en tu organización se trabaja desde diferentes ubicaciones o si los equipos suelen cambiar de miembros.

Utiliza los grupos dinámicos como:

• Listas de distribución y correo electrónico
• Grupos moderados y bandejas de entrada colaborativas
• Grupos de seguridad

Cómo funciona la pertenencia en los grupos dinámicos

La pertenencia no funciona igual en los grupos dinámicos que en los demás grupos:

• No se pueden añadir miembros al grupo manualmente: Para cambiar miembros, cambia la consulta de pertenencia.
• Las opciones para asignar permisos son limitadas: en Grupos de Google, puedes asignar permisos de grupos dinámicos, como la moderación de mensajes, solo a los miembros de un grupo, a toda la organización o a cualquier usuario de la Web, si están disponibles. Sin embargo, al igual que otros grupos, los administradores de Grupos siempre disponen de todos los permisos para gestionar grupos dinámicos y cambiar las consultas de pertenencia. Para obtener más información sobre los permisos, consulta el artículo Definir permisos para gestionar miembros y contenido.
• Solo los usuarios pueden ser miembros: Los grupos no cumplen las condiciones de pertenencia, por lo que no se pueden añadir grupos a grupos dinámicos.
• Los grupos dinámicos no pueden ser miembros: no puedes añadir un grupo dinámico a ningún otro grupo.

Crear grupos dinámicos

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  DirectorioGrupos.
3. Haz clic en Crear grupo dinámico.
4. Crea una consulta de pertenencia.
   1. Lista de condiciones: selecciona los criterios que se usarán para la pertenencia. 
      Por ejemplo, si quieres que un grupo sea para personas que trabajan en un departamento determinado de tu organización, elige Departamento de usuarios.
   2. Campo de valor: introduce el valor que quieras usar. Puedes utilizar letras, números y el carácter _. Si utilizas espacios u otros caracteres, recibirás un mensaje de error.
      Solo puedes crear una consulta por grupo.
      A medida que seleccione condiciones y valores, la consulta se generará y aparecerá como una línea de texto. Por ejemplo, si seleccionas "El código de país es igual a EE. UU.", la consulta se mostrará como "user.addresses.exists(address, address.country_code=='US')".
      Para obtener más información sobre cómo crear consultas, consulte Crear consultas de pertenencia a grupos dinámicos.
5. (Opcional) Para configurar una condición que incluya solo a los usuarios que no cumplan un valor concreto, créala en el paso 4 y, a continuación, haz clic en Excluir . En la consulta, la exclusión aparece como un signo de exclamación (!).
   Consulta más información en el artículo Excluir a usuarios de grupos dinámicos.
6. (Opcional) Utiliza varios pares de condición-valor para crear la consulta de pertenencia. Para incluir o excluir usuarios que cumplan los siguientes requisitos:
   • Todas las condiciones: en la lista, selecciona Y.En la consulta, las condiciones añadidas aparecen con dos símbolos de unión (&&).
   • Al menos una de las condiciones: en la lista, selecciona O. En la consulta, una o dos condiciones aparecen con dos líneas verticales (||) entre ellas.
   Cuando añadas pares condición-valor, ten en cuenta que la longitud máxima de la consulta es de 10.000 caracteres.
7. (Opcional) Para ver los posibles usuarios del grupo según tu consulta, haz clic en Vista previa.
8. Haz clic en Crear grupo dinámico.
9. Introduce la siguiente información:

   Campo	Descripción
   Nombre	Nombre que identifica al grupo en listas y mensajes. Sigue estas directrices: Los nombres pueden tener hasta 73 caracteres. Utiliza nombres que te permitan identificar el objetivo del grupo fácilmente.
   Descripción	Objetivo del grupo. Estos datos aparecen en la página Información del grupo. Puedes incluir, por ejemplo, información sobre los miembros del grupo, el contenido del grupo, preguntas frecuentes y enlaces a grupos relacionados.
   Correo electrónico del grupo	​Dirección de correo electrónico utilizada para el grupo. Si aparece más de un dominio, selecciona el que te interese en la lista. Las direcciones de correo electrónico pueden tener un máximo de 63 caracteres. Este límite no incluye el dominio de la dirección, como @example.com. Algunas palabras están reservadas y no se pueden utilizar como direcciones de correo electrónico. Visita la página Palabras que no se pueden utilizar en direcciones de correo electrónico.

10. Haz clic en Guardar.
11. (Opcional) Cambia los ajustes de acceso según tus necesidades.
12. Haz clic en Listo.
    Puedes crear hasta 500 grupos dinámicos.Para solicitar un aumento de este límite, póngase en contacto con el servicio de asistencia e indique el número de límite que quiere y el caso práctico o el motivo de la solicitud. Las solicitudes se tienen en cuenta en función de cada caso. Para presentar la solicitud, consulta el artículo Contactar con el equipo de Asistencia de Google Workspace.

Asignar roles en grupos dinámicos

Puedes asignar roles en grupos dinámicos de la misma manera que en cualquier grupo. Sin embargo, se aplican determinadas restricciones a los propietarios y a los administradores de grupos dinámicos. Consulta más información sobre los roles de grupos dinámicos.

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