Ediciones compatibles con esta función: (Drive, Documentos y Chat) Business Plus, Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Standard y Education Plus; Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus. (Solo en Drive y Documentos) Business Standard; Organizaciones sin Ánimo de Lucro; G Suite Business. Comparar ediciones.
Estas prácticas recomendadas ofrecen consejos, recomendaciones y ejemplos para complementar las instrucciones de los tres pasos principales que tendrás que seguir para implementar una audiencia objetivo.
Para obtener información general sobre las audiencias objetivo, consulta el artículo Información sobre las audiencias objetivo.
Al crear una audiencia objetivo
- Utiliza un nombre que describa de manera concisa los usuarios incluidos en la audiencia objetivo: el nombre también puede ayudarte a identificar con qué unidad organizativa o grupo de configuración se corresponde la audiencia. Por ejemplo, si creas una audiencia para tu equipo del departamento de ventas de Madrid, y el equipo está en una unidad organizativa que se llama "Ventas: Madrid", podrías usar ese nombre para la audiencia objetivo.
- Describe la finalidad de la audiencia objetivo: esto ayuda a los usuarios a elegir el nivel adecuado de uso compartido. Al compartir un archivo o enlace, los usuarios ven la descripción cuando colocan el cursor sobre el nombre de una audiencia.
Más información sobre cómo crear audiencias objetivo
Prácticas recomendadas para añadir miembros y gestionar grupos
Añade grupos en lugar de usuarios concretos como miembros
A pesar de que las audiencias objetivo ayudan a los usuarios a compartir contenido con personas concretas, están pensadas para fomentar el intercambio amplio y la colaboración en tu organización. Te recomendamos que añadas grupos, como un departamento o un equipo más grande, como miembros en lugar de usuarios individuales. Puedes añadir cualquier tipo de grupo como miembro de una audiencia objetivo, incluidos los que crees en la consola de administración de Google, con APIs u otra herramienta, grupos que creen los usuarios y grupos creados fuera de tu organización.
Piensa en cómo afectan a la seguridad y la privacidad los grupos que no son administradores
Si añades grupos que no hayan creado los administradores como miembros de una audiencia objetivo, recuerda que la pertenencia a grupos externos o creados por otros usuarios puede cambiar en cualquier momento. Por ejemplo, si permites que los usuarios añadan miembros externos a sus grupos, las personas ajenas a tu organización pueden acceder a los archivos compartidos con la audiencia objetivo. Antes de añadir un grupo que no hayan creado los administradores, considera si podría afectar a la seguridad o privacidad de los datos de tu organización.
Más información sobre cómo añadir o quitar miembros de audiencias objetivo
Actualizar automáticamente la pertenencia a grupos
Si tu edición de Google Workspace incluye grupos dinámicos, puedes usarlos para gestionar usuarios automáticamente. Por ejemplo, puedes actualizar de forma automática la pertenencia a grupos cuando los usuarios se unan a tu organización, se muevan por ella o la abandonen. Los grupos dinámicos, que están disponibles en la consola de administración o con la API de Cloud Identity, te ayudan a reducir el tiempo que dedicas a gestionar la pertenencia a grupos de forma manual. Más información sobre los grupos dinámicos
Proteger los grupos
Puedes convertir un grupo interno estándar en un grupo de seguridad, lo que te ayudará a regular, auditar y monitorizar el grupo para comprobar su permiso y control de acceso. Los grupos de seguridad están disponibles con la API Groups de Cloud Identity. Más información sobre los grupos de seguridad
Gestionar y sincronizar grupos fácilmente
Utiliza la API Groups del SDK de administrador para crear o gestionar grupos que crees con otras herramientas. También puedes utilizar Google Cloud Directory Sync (GCDS) para sincronizar grupos que crees en Microsoft Active Directory o en un servidor LDAP con Google Workspace. Después, usa esos grupos sincronizados "tal cual" en las audiencias objetivo. Más información sobre la API Groups del SDK de administrador y GCDS
Prácticas recomendadas para aplicar audiencias objetivo
Puedes asignar hasta 5 audiencias objetivo a una política de Drive y Documentos. Define la audiencia objetivo que quieres que los usuarios utilicen con mayor frecuencia, la audiencia principal, es decir, la opción predeterminada que aparece cuando un usuario abre sus opciones de compartir mediante enlace.
De forma predeterminada, la audiencia principal incluye a todos los usuarios de la organización. Para crear una audiencia como opción predeterminada para los usuarios, arrástrala a la posición más alta de la lista de audiencias:
Consulta información detallada en el artículo Definir audiencias objetivo de servicios de Google.
Ejemplos de implementación habituales
Si tu organización tiene tanto empleados como proveedores, puedes usar las audiencias objetivo para facilitar que tus empleados limiten el intercambio mediante enlace con los proveedores:
- Crea dos audiencias objetivo, por ejemplo, "Solo empleados" y "Empleados y proveedores". Escribe una descripción clara para cada una.
- Añade a todos los empleados permanentes a la audiencia "Solo empleados". Puedes crear un grupo dinámico (si se incluye en tu edición de Google Workspace) o utilizar un grupo que contenga a todos los empleados.
- Añade a todos los usuarios de tu organización a la audiencia "Empleados y proveedores". Puedes crear un grupo que contenga a todos los miembros de tu organización y añadirlo a la audiencia objetivo. Para obtener más información, consulta el artículo Añadir todos los usuarios de la organización a un grupo.
- Crear una política de uso compartido de Google Drive y Documentos para las audiencias objetivo. Puedes asignar la política a todos los usuarios o solo a una unidad organizativa o grupo de configuración específicos. Asegúrate de configurar la audiencia "Solo empleados" como la predeterminada arrastrándola a la posición principal.
Los empleados ahora pueden evitar más fácilmente compartir elementos con los proveedores. Si fuera necesario, los usuarios aún pueden compartir elementos con usuarios proveedores específicos.
Si tu organización tiene varias filiales, cada una con su propia cuenta de Google Workspace, puedes utilizar las audiencias objetivo para recomendar que los usuarios compartan sus archivos entre filiales. Por ejemplo, es posible que quieras que tu departamento de Recursos Humanos comparta documentos con todas las organizaciones filiales. A continuación, te indicamos cómo hacerlo:
- Para cada cuenta filial de Google Workspace, crea un grupo que contenga todos los usuarios. Puedes crear un grupo de administración normal o un grupo dinámico si tu edición de Google Workspace lo admite. También puedes usar las herramientas que tienes para crear el grupo.
- En la cuenta de Google Workspace de tu organización superior, crea una audiencia objetivo y asígnale un nombre, por ejemplo, "Todos los empleados filiales". Luego, añade los grupos que creaste en el paso 1 como miembros de esta audiencia.
- Crea una política de uso compartido de Drive y Documentos para la audiencia objetivo "Equipo de Recursos Humanos". Puedes asignarle la política a tu unidad organizativa o grupo de configuración de Recursos Humanos. Opcionalmente, define la audiencia "Solo empleados" como la predeterminada arrastrándola a la posición principal.
Para evitar que se comparta información por error, puedes crear opciones de compartir mediante enlace para que los usuarios puedan elegir entre compartir mediante enlace de forma restringida o amplia.
Por ejemplo, supón que tu empresa tiene varias unidades comerciales. Cada unidad comercial trabaja en diferentes productos y varios equipos trabajan en cada producto. Los miembros de cada equipo colaboran estrechamente entre sí, así como con otros equipos en algunos productos. Ocasionalmente, un equipo necesita colaborar con todas las demás unidades comerciales o equipos, como en las revisiones ejecutivas y la planificación anual. Por último, en ocasiones excepcionales, un miembro del equipo necesita compartir información con toda la empresa.
A continuación, se muestran las audiencias objetivo que definirías para un equipo, en orden de prioridad en tu política de Drive, para ayudar a los usuarios a evitar que se comparta información con más usuarios de lo necesario:
- Equipo ABC (Principal)
Incluye a todos los usuarios del equipo
- Área de productos
Usuarios de todos los equipos que están en el área de productos (incluidos los usuarios del Equipo ABC)
- Área comercial
Usuarios de todas las áreas de productos del área comercial
- Toda la empresa
Todos los usuarios de la empresa
Puedes crear y recomendar audiencias objetivo en función de la jerarquía única de las unidades organizativas o los grupos de configuración de tu organización. Por ejemplo, si tu organización ha definido su jerarquía por función laboral y geografía, aquí te mostramos cómo puedes definir las audiencias objetivo para tu departamento de finanzas en el Reino Unido, en orden de prioridad en tu política de Drive:
- Finanzas Reino Unido
Usuarios del departamento de Finanzas del Reino Unido
- Finanzas internacional
Usuarios del departamento de Finanzas internacional (incluidos los usuarios de Finanzas Reino Unido)
- Toda la empresa
Todos los usuarios de la empresa
Si la cuenta de Google Workspace de tu organización incluye varios dominios secundarios, puedes utilizar las audiencias objetivo para recomendar en qué medida los usuarios de tu dominio principal deben compartir información con los otros dominios.
Por ejemplo, supón que todas las cuentas de empleados de tu empresa están en tu dominio principal y que todas las cuentas de partners y proveedores están en dominios secundarios. Si los empleados comparten información con la audiencia objetivo predeterminada, que incluye a todos los usuarios de todos los dominios, puede que estén compartiendo sus archivos con más usuarios de lo necesario. Puedes utilizar las audiencias objetivo para ayudar a los usuarios a limitar el intercambio de información con los dominios secundarios. A continuación, te indicamos cómo hacerlo:
- Crea una audiencia objetivo; por ejemplo, "Solo empleados". Asegúrate de añadir una descripción clara.
- Añade a todos los empleados de tu dominio principal como miembros de la audiencia "Solo empleados". Puedes crear un grupo dinámico (si se incluye con tu edición de Google Workspace) o utilizar las herramientas que ya tienes para crear un grupo que contenga todos los empleados permanentes.
- Crea una política de uso compartido de Drive y Documentos para la audiencia objetivo. Aplica la política a todos los empleados de tu dominio principal. Asegúrate de configurar la audiencia "Solo empleados" como la predeterminada arrastrándola a la posición principal. Si se establece esta audiencia, la audiencia predeterminada predefinida se moverá a la posición secundaria en las opciones para compartir de los empleados.
Los empleados ahora pueden evitar compartir elementos con los proveedores. Si fuera necesario, los usuarios pueden seguir compartiendo elementos con todos los usuarios de todos los dominios. Los usuarios partners y proveedores seguirán compartiendo en gran medida con toda la empresa.
- Grandes departamentos
- Líneas de producto
- Ubicaciones de las oficinas
- Organizaciones filiales
- Con fines empresariales, como el acceso de invitados interno y externo (partners, proveedores, etc.)
- Nivel de supervisión, como administradores y no administradores
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