Crear y gestionar reglas de confianza para controlar el uso compartido en Drive

Las opciones para compartir de Drive se convierten automáticamente en reglas de confianza

Las reglas de confianza sustituyen los ajustes de Drive definidos en Opciones para compartirCompartir archivos fuera de tu organización.

Previsualizar las reglas que se han convertido a partir de los ajustes de Drive

Para obtener una vista previa de las reglas que se han creado automáticamente a partir de tus ajustes de Drive, sigue estos pasos:

En la página principal de la consola de administración, ve a Reglas. Para filtrar las reglas por tipo, haz clic en Añadir un filtroTipo de reglaConfianza.

En la lista Reglas, verás lo siguiente:

• Dos reglas predeterminadas para compartir contenido fuera de tu organización

  Una vez que se apliquen, estas reglas estarán activas o inactivas en función del estado de las opciones para compartir de Drive equivalentes.

• Otras reglas necesarias para que los ajustes coincidan con los límites de uso compartido de tu configuración de Drive

Importante: Estas reglas no se aplican hasta que activas las reglas de confianza.

Tus opciones para compartir de Drive equivalentes se desactivan

Una vez que hayas activado las reglas de confianza, ya no podrás usar los ajustes de Drive para compartir archivos fuera de tu organización. Para obtener más información sobre las opciones para compartir de Drive, consulta el artículo Definir los permisos para compartir de usuarios de Drive.

Desactivar las reglas de confianza

Puedes desactivar las reglas de confianza y volver a usar las opciones para compartir de Drive en cualquier momento. Para obtener más información, consulta la sección Activar o desactivar las reglas de confianza, más abajo.

Los componentes que definen el permiso y las condiciones de las reglas de confianza permiten controlar con más precisión el uso compartido de archivos que las opciones para compartir de Drive. Para obtener más información sobre los componentes de las reglas, consulta la sección Componentes de las reglas de confianza, que aparece más adelante.

En las tablas siguientes se comparan los controles disponibles en las opciones para compartir de Drive y en las reglas de confianza.

Controles de permisos

Controles de condiciones

Para crear una regla de confianza, debes definir los componentes permiso, activador, condiciones y acción. Estos componentes te permiten crear una regla que indique que, si ocurre x, haga y.

Por ejemplo, si creas una regla para permitir que los archivos del departamento de Ventas de tu organización se compartan con cualquier persona de la organización de tu cliente (otra-empresa.com), estos serán los componentes de la regla:

• El permiso será la unidad organizativa de tu departamento de Ventas.
• El activador será que alguien intente compartir un archivo propiedad de un usuario incluido en el permiso.
• La condición será otra-empresa.com.
• La acción será permitir que se comparta el archivo.

Definir el permiso

El permiso es el usuario de tu organización al que se le aplica el activador de la regla:

• Si el activador de una regla es Compartir archivos, el permiso será el usuario que tiene la propiedad del archivo cuyo uso compartido quieres controlar.

  Importante: Las reglas para compartir también controlan el uso compartido de los usuarios con privilegios de edición en los archivos que pertenecen a usuarios de ese permiso.

• Si el activador de una regla es Recibir archivos, el permiso será el destinatario del archivo.

En el permiso, puedes hacer lo siguiente:

• Incluir a toda tu organización.
• Incluir o excluir unidades organizativas, que pueden contener usuarios y unidades compartidas.
• Incluir o excluir grupos del servicio Grupos de Google de tu organización.

Definir el activador

El activador es la actividad que permite o bloquea una regla. Puedes seleccionar uno de los siguientes activadores:

• Compartir archivos
• Recibir archivos

Definir las condiciones

Las condiciones son los usuarios con los que se comparte o de los que se recibe un archivo:

• Si el activador de una regla es Compartir archivos, la condición será el destinatario del archivo.
• Si el activador de una regla es Recibir archivos, la condición será el usuario al que pertenezca el archivo.

Puedes especificar varias condiciones para una regla, tanto dentro como fuera de tu organización, incluidas las siguientes:

• Unidades organizativas
• Grupos del servicio Grupos de Google de tu organización (pueden incluir usuarios externos)
• Dominios de confianza (todos los usuarios de todos los dominios externos incluidos en tu lista de permitidos)
• Dominios externos que no estén incluidos en tu lista de permitidos
• Usuarios concretos de tu organización
• Cualquier usuario con una cuenta de Google

Nota: Para que se aplique la regla, basta con que se cumpla una de las condiciones.

Definir la acción

La acción es el resultado que quieres que se produzca cuando se activa una regla. Puedes:

• Permitir que se compartan archivos
• Permitir que se compartan archivos y mostrar una advertencia

  Nota: Si seleccionas esta opción, los usuarios verán una advertencia cuando compartan archivos, pero no cuando los reciban.

• Impedir que se compartan archivos

Permitir o impedir que departamentos o grupos compartan archivos

Crea las unidades organizativas y los grupos para los que quieras crear reglas de confianza:

• Para obtener más información sobre cómo crear unidades organizativas, consulta el artículo Añadir unidades organizativas.
• Para obtener más información sobre cómo crear grupos, consulta el artículo Crear grupos.

Configurar que solo se puedan compartir archivos con dominios de confianza

Asegúrate de que los dominios de confianza estén incluidos en tu lista de permitidos. Los dominios de confianza deben usar Google Workspace y estar verificados por dominio. Para obtener más información, consulta el artículo Permitir que se compartan archivos de forma externa solo con dominios de confianza.

Clientes de Cloud Identity: si en tu organización hay usuarios con licencias de Cloud Identity y otros con licencias de Google Workspace, los dominios incluidos en la lista de permitidos de Google Workspace también se aplican a los usuarios que tengan licencias de Cloud Identity.

Antes de crear reglas de confianza, piensa en el tipo de uso compartido que quieres permitir o impedir en toda tu estructura organizativa. Asegúrate de que las reglas no permitan que los usuarios compartan contenido con personas con las que no querían hacerlo ni impidan que lo hagan con personas con las que sí querían.

Por ejemplo, supongamos que tienes cuatro unidades organizativas (Ventas, Legal, Investigación y El resto de los equipos) y quieres restringir las siguientes formas de compartir archivos:

• Los archivos que pertenecen al equipo de Ventas no se pueden compartir internamente con el equipo de Investigación.
• Los archivos que pertenecen al equipo de Legal no se pueden compartir externamente, a menos que sea con tu bufete externo.
• Los archivos que pertenecen al equipo de Investigación solo se pueden compartir internamente con los equipos de Legal y de Investigación.
• Los archivos que pertenecen a El resto de los equipos no se pueden compartir externamente con nadie.

A continuación, se indican los pasos recomendados para implementar tu modelo de uso compartido.

Paso 1: Asigna los límites de colaboración

Para establecer qué formas de compartir archivos se permiten a los diferentes usuarios, puede ser útil usar una matriz como la siguiente:

Paso 2: Crea las siguientes reglas

Paso 3: Desactiva las dos reglas predeterminadas

Si necesitas privilegios adicionales para gestionar las reglas de confianza, ponte en contacto con tu administrador.

Nota: Si eres superadministrador, puedes crear un rol de administrador personalizado para gestionar reglas de confianza y asignárselo a un administrador delegado. Para obtener más información, consulta el artículo Crear, editar y eliminar roles de administrador personalizados.

Si activas las reglas de confianza:

• Se aplican las reglas de tu lista Reglas y se desactivan las opciones de Drive para compartir archivos fuera de tu organización. Para obtener más información, consulta la sección anterior Cómo sustituyen las reglas de confianza a los ajustes de Drive.
• Si cambias las opciones para compartir de Drive poco antes de activar las reglas de confianza, es posible que tus reglas apliquen temporalmente los ajustes de Drive. Estas reglas pueden tardar hasta 48 horas en sincronizarse con los cambios recientes en las opciones para compartir de Drive.

Para activar las reglas de confianza, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  Reglas.
3. En la tarjeta Colaborar de forma segura, situada en la parte superior de la página, haz clic en Activar para Drive.

   Se necesitan los privilegios de administrador Gestionar reglas de confianza y Drive y DocumentosConfiguración.

   La lista Tareas se abre automáticamente y muestra el progreso de la activación de las reglas de confianza.

Si desactivas las reglas de confianza:

• Se activarán de nuevo las opciones para compartir de Drive de tu organización y volverán al estado que tenían cuando activaste las reglas de confianza.
• Las reglas de confianza que hayas creado se eliminarán definitivamente.

Para desactivar las reglas de confianza, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  AplicacionesGoogle WorkspaceDrive y Documentos.
3. Haz clic en Configuración para compartir.
4. En Compartir archivos fuera de tu organización, haz clic en Desactivar reglas de confianza.

   Se necesitan los privilegios de administrador Gestionar reglas de confianza y Drive y DocumentosConfiguración.

   La lista Tareas se abre y muestra el progreso de la desactivación de las reglas de confianza.

Después de crear una regla de confianza, podrás:

• Modificarla en cualquier momento para cambiar sus ajustes (como las condiciones o la acción) o para desactivarla o reactivarla.
• Eliminarla en cualquier momento.

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  Reglas.
3. Haz clic en Crear reglaConfianza.

   Se necesitan los privilegios de administrador Ver reglas de confianza, Gestionar reglas de confianza, Drive y DocumentosConfiguración, GruposLectura y Unidades organizativasLectura.

4. En Nombre, da nombre a la regla y, si quieres, añade una descripción.
5. En Permiso, elige una de las siguientes opciones:

   De forma predeterminada, la regla se aplica a todos los miembros de tu organización.

   Para aplicarla solo a usuarios concretos, sigue estos pasos:

   • En el caso de una regla para compartir, elige los archivos de usuarios a los que se aplicará la regla. Las reglas de confianza solo se aplican a los archivos que pertenecen a los usuarios o a las unidades compartidas del permiso de la regla. Más información
   • En el caso de una regla para recibir, elige qué usuarios serán los destinatarios de un archivo compartido.
   1. Haz clic en Especifica unidades organizativas o grupos.
   2. Selecciona una opción para incluir o excluir unidades organizativas o grupos.
   3. Selecciona la unidad organizativa o el grupo que quieras incluir o excluir.
   4. (Opcional) Incluye o excluye más unidades organizativas o grupos.

      Por ejemplo, para aplicar una regla a todos los miembros de tu organización excepto a un grupo, incluye la unidad organizativa de nivel superior y excluye al grupo que quieras.

      Para quitar una unidad organizativa o un grupo, haz clic en el icono Borrar junto a él.

6. Haz clic en Continuar.
7. En Activadores, selecciona el evento al que quieras aplicar la regla, o los dos:
   • Compartir archivos: la regla se activa cuando los archivos que pertenecen a usuarios de tu permiso se comparten con los usuarios que selecciones en Condiciones.
   • Recibir archivos: la regla se activa cuando los usuarios de tu permiso reciben archivos que pertenecen a los usuarios o a las unidades compartidas que selecciones en Condiciones, o cuando se añaden como miembros a unidades compartidas en Condiciones.
8. En Condiciones, haz clic en Añadir condición y, a continuación, selecciona los usuarios internos o externos a los que quieras permitir o impedir que compartan o reciban archivos con usuarios de tu permiso.

   Opciones para compartir de forma interna:

   • Usuario: empieza a escribir el nombre o la dirección de correo del usuario.
   • Unidad organizativa: haz clic en Seleccionar una unidad organizativa.
   • Grupo: empieza a escribir el nombre o la dirección de correo del grupo.
   • Mi organización

   Opciones para compartir de forma externa:

   (Opcional) Para permitir que los usuarios compartan información de forma externa con personas que no tengan una cuenta de Google, marca la casilla Incluir visitantes. Esta opción no se aplica a algunos tipos de condiciones. Más información

   • Organización externa: introduce el nombre de dominio de la organización (por ejemplo, otra-empresa.com).
   • Dominios incluidos en la lista de permitidos: puedes consultar los dominios que están en tu lista de permitidos haciendo clic en Ver dominios incluidos en la lista de permitidos.
   • Cualquier usuario con una cuenta de Google (se incluyen los usuarios internos y externos).
9. Haz clic en Continuar.
10. En Acción, elige lo que ocurrirá cuando se active la regla: Permitir, Permitir con una advertencia o Bloquear.
11. Haz clic en Finalizar.
12. Elige si quieres activar la regla o dejarla inactiva y, a continuación, haz clic en Completar.

Los cambios pueden tardar hasta 48 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se vayan aplicando ajustes antiguos y nuevos de manera intermitente.

Puedes editar una regla de confianza en cualquier momento para cambiar sus ajustes (como las condiciones o la acción), o para desactivarla o reactivarla.

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  Reglas.
3. Busca la regla en cuestión en la lista Reglas.

   Nota: Puedes ordenar la lista por tipo de regla haciendo clic en el encabezado de la columna Tipo de regla. También puedes filtrar la lista haciendo clic en Añadir un filtroTipo de reglaConfianza.

4. (Opcional) Para ver el permiso, las condiciones, el activador y la acción de las reglas, coloca el cursor sobre una regla de la lista y haz clic en Vista rápida.
5. (Opcional) Haz clic en una regla para abrir su página de detalles y ver la configuración.
6. (Opcional) Para cambiar la configuración, sigue estos pasos:
   1. En la parte izquierda de la página de detalles, haz clic en Editar regla. También puedes hacer clic en una sección de ajustes.

      Se necesitan los privilegios de administrador Ver reglas de confianza, Gestionar reglas de confianza, Drive y DocumentosConfiguración, GruposLectura y Unidades organizativasLectura.

   2. Edita la configuración.

      Para ir a otros ajustes, haz clic en Continuar. Para cerrar una sección, haz clic en Cancelar Descartar y salir.

   3. Cuando hayas terminado de editar la configuración, haz clic en Finalizar.

Los cambios pueden tardar hasta 48 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se vayan aplicando ajustes antiguos y nuevos de manera intermitente.

Puedes ver registros detallados de la actividad de los administradores en las reglas de confianza. Hay tres tipos de registros disponibles:

• Creación de la regla
• Eliminación de la regla
• Actualización de la regla

Puedes consultar registros detallados en los que se muestra la actividad de los usuarios en reglas de confianza de archivos compartidos en Drive. Hay tres tipos de registros disponibles:

• Destinatario bloqueado
• Sistema de archivos compartidos bloqueado
• Vista de archivo bloqueada

Para saber qué tipos de eventos puedes ver, consulta los artículos Eventos de registro de administrador y Eventos de registro de reglas.

Ejemplo: Permitir que los archivos de un equipo se compartan con otro equipo

Imagina que quieres permitir que los archivos de tu equipo de Ventas se compartan con tu equipo de Marketing. En ese caso, necesitarás una regla para permitir que el equipo de Ventas pueda compartir archivos con el de Marketing, y otra regla para que el equipo de Marketing reciba archivos del de Ventas:

Ejemplo: Permitir que dos equipos compartan sus archivos entre ellos

• Si los propietarios de los archivos cambian de unidad organizativa o de grupo, las reglas de uso compartido de los archivos pasan a ser las de los nuevos grupos o unidades organizativas. Lo mismo ocurre si la propiedad de los archivos se transfiere a usuarios de otros grupos o unidades organizativas.

En esta sección se explica cómo se aplican las reglas de confianza a los usuarios que no tienen una cuenta de Google o que tienen una cuenta de Google que no está gestionada por un administrador.

Usuarios sin cuenta de Google (visitantes)

Reglas que permiten compartir archivos

Si creas una regla para permitir que los usuarios compartan archivos fuera de tu organización, de forma predeterminada solo podrán hacerlo con personas que tengan una cuenta de Google gestionada. No obstante, también puedes permitir que los usuarios compartan archivos con personas que no tengan una cuenta de Google. En ese caso, el destinatario recibirá un tipo especial de cuenta denominado cuenta de visitante. Más información sobre cómo compartir contenido con cuentas de visitante

Para permitir que se compartan archivos con personas que no tengan una cuenta de Google, en los ajustes de Condiciones de la regla, selecciona la opción Incluir visitantes. Esta opción solo se aplica a las reglas que permiten que los usuarios compartan archivos de forma externa, ya sea con un dominio externo o con todos los usuarios externos.

Nota: No puedes permitir que se compartan archivos con una cuenta de visitante añadiéndola a un grupo para el que permitas compartir de forma externa.

Reglas que impiden compartir archivos

Las reglas que impiden que los usuarios compartan archivos fuera de la organización siempre se aplican a los visitantes, aunque en la condición no esté seleccionada la opción Incluir visitantes.

Sin embargo, si hay otra regla que permite compartir archivos con cuentas de visitante, la regla de bloqueo no se aplicará a las cuentas de visitante de los grupos. Por ejemplo, imagina que tienes las siguientes reglas:

• Regla 1: Permitir que se compartan archivos con Cualquier usuario con una cuenta de Google, con la opción Incluir visitantes seleccionada.
• Regla 2: Impedir que se compartan archivos con un grupo de lista de distribución que incluya usuarios con cuentas de visitante.

Las acciones de bloqueo no se aplican a las cuentas de visitante del grupo. Los usuarios incluidos en el permiso de la regla 2 podrán seguir proporcionando acceso a sus archivos a las cuentas de visitante.

Usuarios con una cuenta de Google no gestionada

Reglas que permiten compartir archivos

Si creas una regla para permitir que los usuarios compartan archivos externamente con un dominio o una organización en concreto, los usuarios no podrán compartir contenido con cuentas de Google no gestionadas de ese dominio u organización. Estas cuentas incluyen cuentas de consumidor y cuentas con determinados productos de Google, como Google Workspace Essentials.

Sin embargo, puedes permitir que los usuarios compartan contenido con cuentas no gestionadas específicas. Para ello, añade las cuentas a un grupo y crea una regla para permitir que se comparta contenido con él.

Reglas que impiden compartir archivos

Las reglas que impiden que los usuarios compartan archivos fuera de tu organización siempre se aplican a las cuentas no gestionadas.

Si el permiso de una regla de confianza incluye una unidad organizativa, la regla se aplicará a todas las unidades compartidas de esa unidad organizativa. Por ejemplo, si creas una regla para permitir que la unidad organizativa de tu equipo de fabricación comparta archivos con el equipo legal, los usuarios del equipo legal podrán acceder a las unidades compartidas del equipo de fabricación.

Si quieres crear reglas de confianza para unidades compartidas, debes configurar unidades compartidas en las unidades organizativas correspondientes.

• "tu-organización.com" es la unidad organizativa superior de la organización.
• "Departamento de marketing" es una unidad organizativa secundaria del nivel superior.

Ejemplo 1

Puedes tener un máximo de:

• 200 reglas de confianza activas
• 2000 reglas de confianza (activas e inactivas)
• 150 condiciones por regla de confianza
• 500 condiciones de los siguientes tipos en todas las reglas de confianza de tu organización:
  • Unidades organizativas
  • Grupos
  • Dominios incluidos en la lista de permitidos (de confianza)
  • los dominios externos
  • Usuarios concretos: entre 1 y 200 usuarios cuentan como 1 condición, entre 201 y 400 usuarios cuentan como 2 condiciones, etc.

  Nota: No hay ningún límite en cuanto al número de condiciones de los siguientes tipos que puedes tener en todas tus reglas de confianza:

  • Organización
  • Cualquier usuario con una cuenta de Google
• 500 unidades organizativas o grupos incluidos y excluidos por permiso y regla

• Grupos dinámicos: gestiona la pertenencia a grupos de forma automática cuando los usuarios se unan a tu organización, cambien de departamento o la dejen. Los grupos dinámicos, que están disponibles en la consola de administración o con la API de Cloud Identity, te ayudan a reducir el tiempo que dedicas a gestionar la pertenencia a grupos de forma manual. Para utilizar un grupo dinámico en una política de reglas de confianza, asegúrate de que también sea un grupo de seguridad (con la etiqueta Seguridad). Más información sobre los grupos dinámicos

• Grupos de seguridad: puedes convertir un grupo estándar o dinámico en un grupo de seguridad, lo que te ayudará a regular, auditar y monitorizar el grupo en busca de permisos y control de acceso. Puedes crear grupos de seguridad en la consola de administración o con la API Groups de Cloud Identity añadiendo la etiqueta Seguridad. Más información sobre los grupos de seguridad

• Grupos migrados: usa Google Cloud Directory Sync (GCDS) para sincronizar grupos que crees en Microsoft Active Directory o en otras herramientas con Google Workspace. A continuación, debes usar esos grupos sincronizados en las reglas de confianza. Más información sobre GCDS

• Permiso: unidad organizativa del equipo de Legal
• Activador: Compartir archivos y Recibir archivos
• Condición: grupo con direcciones de abogados específicos
• Acción: permitir

Si un usuario ya no tiene el servicio Drive y Documentos de Google en su cuenta, por ejemplo, porque la licencia de Google Workspace se ha retirado de su cuenta, los archivos que le pertenezcan solo se podrán compartir dentro de tu organización, aunque las reglas de confianza aplicadas a sus archivos permitan compartir archivos de forma externa. Los límites que establezcan las reglas de confianza continuarán restringiendo las opciones para compartir sus archivos de forma interna (por ejemplo, solo con unidades organizativas concretas).

Para quitar la restricción de compartir de forma externa los archivos de este usuario, puedes añadir una licencia de Usuario archivado (UA) a su cuenta. Consulta más información en el artículo Añadir licencias de Usuario archivado.

Si tu organización cambia a una edición de Google Workspace que no incluya reglas de confianza, las reglas de confianza activas de tu organización seguirán activas y se continuarán aplicando. Podrás ver las reglas de confianza, pero no editarlas ni eliminarlas. Si eres superadministrador, puedes desactivar las reglas de confianza y usar las opciones para compartir de Drive en su lugar.

Si desactivas las reglas de confianza: se activarán de nuevo las opciones para compartir de Drive de tu organización y se restablecerá el estado que tenían cuando activaste las reglas de confianza. Las reglas de confianza que hayas creado se eliminarán definitivamente.

Si cancelas tu suscripción a Google Workspace y solo tienes licencias de Cloud Identity, no podrás usar las opciones para compartir de Drive.