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Como administrador, puedes utilizar la clasificación predeterminada para aplicar etiquetas automáticamente a los archivos de Drive y así satisfacer las necesidades de seguridad de los datos de tu organización. Estas etiquetas de clasificación predeterminada se aplican cuando se crea un archivo o cuando su propietario cambia. Las políticas de clasificación de datos predeterminada se definen por unidad organizativa o grupo, por lo que puedes especificar diferentes etiquetas para diferentes conjuntos de usuarios o unidades compartidas.
Las etiquetas de clasificación predeterminadas se pueden aplicar a cualquier archivo de Google Drive y pueden utilizar etiquetas de Drive con tipos de campo de lista de opciones.
Antes de empezar
Para poder aplicar etiquetas de Drive con la clasificación predeterminada, sigue estos pasos:
- Descubre cómo funcionan las etiquetas de Drive y las prácticas recomendadas para usarlas. Consulta información detallada en el artículo Empezar a usar etiquetas de Drive.
- Crea una etiqueta con un campo que incluya un valor de lista de opciones o mira si ya hay etiquetas creadas que puedas usar.
Con la clasificación predeterminada, puedes aplicar etiquetas de clasificación predeterminadas a los archivos nuevos de Drive en función de la propiedad de los archivos (ya sean de una persona o de una unidad compartida) dentro de una unidad organizativa o de un grupo. Los usuarios y las unidades compartidas pueden pertenecer a diferentes unidades organizativas, por lo que pueden tener políticas de clasificación predeterminada diferentes.
Cuando cambia la propiedad de un archivo, se aplican las etiquetas de clasificación predeterminada en función del nuevo propietario, pero las etiquetas que ya tenga no se modifican. Por ejemplo, si un usuario mueve un archivo de Mi unidad a una unidad compartida, se le aplican las etiquetas de la unidad compartida. Y a la inversa, si un usuario mueve un archivo de una unidad compartida a Mi unidad, se le aplican las etiquetas del grupo o de la unidad organizativa del usuario.
Quizá te interese usar la clasificación predeterminada en las etiquetas generales de bajo riesgo (por ejemplo, qué departamento creó el archivo) y reglas de DLP para aplicar las etiquetas que se usan para proteger y conservar los datos.
Cómo funcionan las etiquetas de clasificación predeterminadas
- Se aplican etiquetas a archivos nuevos y cuando cambia la propiedad de un archivo. La clasificación predeterminada no aplica etiquetas de forma retroactiva a los archivos, a menos que el propietario de los archivos cambie.
- Las etiquetas se aplican según la unidad organizativa o el grupo del propietario del archivo. Con la clasificación predeterminada, no se buscan determinadas condiciones en el contenido ni en los metadatos del archivo.
- Si los usuarios tienen permiso para cambiar una etiqueta, pueden modificarla o retirarla después de que se haya aplicado automáticamente.
- En la clasificación predeterminada solo se admiten las etiquetas con un campo de lista de opciones.
- Las etiquetas definidas por DLP sobrescriben las etiquetas de clasificación predeterminadas, aunque el valor de clasificación de datos sea superior en la lista de opciones.
Cómo funcionan las etiquetas definidas por las reglas de DLP
- Se aplican etiquetas a archivos nuevos y existentes.
- Aplica etiquetas en función de condiciones como el tipo de archivo, las coincidencias de palabras y las coincidencias de cadenas. Las reglas de DLP no aceptan unidades organizativas ni grupos como condiciones.
- No puedes aplicar una etiqueta con una regla de DLP que use una etiqueta como condición.
- Puedes impedir que los usuarios cambien la etiqueta, aunque tengan permiso para hacerlo. Si la cambian, DLP volverá a analizar el archivo inmediatamente y volverá a la configuración de la etiqueta de DLP.
- Los usuarios externos no pueden ver en ningún momento el historial de versiones de los archivos a los que se les haya aplicado una etiqueta mediante una regla de DLP.
- Las reglas de DLP pueden aplicar etiquetas con campos de la lista de opciones, incluidas las etiquetas con insignia.
Cómo funcionan las etiquetas de clasificación de IA
- Se aplican etiquetas a archivos nuevos y existentes.
- La clasificación de IA solo admite etiquetas con un campo de lista de opciones con entre 2 y 4 valores.
- Las etiquetas se aplican tras un periodo de aprendizaje. Durante el periodo de entrenamiento, los etiquetadores designados aplican una etiqueta de entrenamiento a al menos 100 archivos por opción de campo.
- Las etiquetas de clasificación de IA las sobrescriben las etiquetas definidas por DLP, pero sobrescriben las etiquetas predeterminadas.
Aunque la clasificación predeterminada (descrita en este artículo) aplica etiquetas según la unidad organizativa o el grupo del usuario, la clasificación con IA requiere que entrenes un modelo que reconozca el contenido sensible en tu organización. Una vez entrenado el modelo, la clasificación por IA analiza automáticamente los archivos nuevos y los que ya tienes, y aplica etiquetas según su contenido. Más información sobre la clasificación por IA
Es recomendable que los usuarios rellenen siempre el valor de un determinado campo de etiqueta. Por ejemplo, para asignar un nivel de confidencialidad a todos los archivos, como "Alto secreto", "Interno", "Público" o "Personal".
Para ello, puedes crear la etiqueta "Archivo sensible" con un campo obligatorio denominado "Clasificación" que tenga estas cuatro opciones. La política de clasificación automática aplica la etiqueta "Archivo sensible" a los archivos nuevos y destaca el campo obligatorio para recordar a los usuarios que proporcionen el valor de la etiqueta.
Si es necesario, puedes definir un valor predeterminado para un campo de selección y que, después, los usuarios puedan cambiarlo si el valor predeterminado no es correcto.
Si quieres que los usuarios puedan editar los valores de campo de las etiquetas aplicadas o eliminarlas mediante una política de clasificación de datos, debes concederles permiso desde el Gestor de etiquetas. Para obtener más información, consulta el artículo Definir quién puede ver o usar una etiqueta.
En algunos casos, puede que quieras aplicar etiquetas que los usuarios no puedan ver ni editar. Las etiquetas de clasificación de datos se aplican a los archivos nuevos, independientemente de los permisos que tengan los usuarios respecto a una etiqueta.
Ajustes de clasificación predeterminada y reglas de DLP
Las etiquetas se pueden aplicar a un archivo tanto mediante la clasificación predeterminada como mediante las reglas de DLP. Las etiquetas que se aplican mediante reglas de DLP siempre tienen prioridad sobre las que se aplican mediante la clasificación predeterminada.
Ajustes y usuarios de la clasificación predeterminada
Las etiquetas se aplican automáticamente cuando un usuario crea un archivo, transfiere la propiedad a otro usuario o mueve un archivo a una unidad compartida. La política de clasificación de datos aplica una etiqueta y puede asignar valores predeterminados a los campos de selección. También te recomendamos que apliques la opción de campo obligatorio en el Gestor de etiquetas para que los usuarios no se olviden de rellenar los campos. Además, los permisos de los usuarios respecto a una etiqueta no afectan a la posibilidad de aplicarla mediante la clasificación de datos. Con la clasificación de datos, puedes aplicar etiquetas que los usuarios no puedan modificar ni quitar (o ni siquiera ver).
Cuando utilizas etiquetas en la clasificación predeterminada, se bloquean en el Gestor de etiquetas. Nadie puede editar, inhabilitar ni eliminar esas etiquetas. De esta forma, se evita que se hagan cambios que puedan infringir las políticas empresariales. Para desbloquear una etiqueta, quítala de todas las políticas de clasificación predeterminada.
Aplicar etiquetas a archivos nuevos de la unidad organizativa o el grupo del propietario
Antes de empezar: consulta cómo aplicar el ajuste a un departamento o un grupo si es necesario.
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
Seguridad
Control de acceso y de datos
- Si no aparece ninguna etiqueta en el Gestor de etiquetas:
- Haz clic en Crear etiquetas.
- Crear etiquetas.
- Vuelve a estas instrucciones.
- Si es necesario, haz clic en Activar etiquetas para activar las etiquetas en el Gestor de etiquetas.
- En Clasificación predeterminada, junto a Drive y Documentos, haz clic en Gestionar.
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(Opcional) Para aplicar el ajuste solo a algunos usuarios, en el lateral, selecciona una unidad organizativa (que se suele usar para los departamentos) o un grupo de configuración (avanzado). Ver cómoPor ejemplo, si seleccionas el grupo "Finanzas", las etiquetas que configures se aplicarán a los archivos que creen los usuarios en ese grupo.
La configuración de los grupos prevalece sobre las unidades organizativas. Más información
Nota: Si un usuario es miembro de unidades organizativas y grupos con políticas de clasificación de datos, se aplican etiquetas por grupos, hasta un máximo de 20 etiquetas.
- Haz clic en Seleccionar etiquetas
- Selecciona las etiquetas que quieres usar. Nota: No puedes crear políticas de clasificación de datos con etiquetas inhabilitadas, cambios sin publicar en etiquetas ni etiquetas que no tengan un campo con una lista de opciones.
- (Opcional) Define un valor predeterminado para un campo de lista de opciones. Selecciona el valor de las opciones y haz clic en Guardar. En los campos de selección múltiple, puedes seleccionar más de una opción predeterminada.
Nota: Los valores de campo predeterminados que se hayan definido para el grupo de un usuario tienen prioridad sobre los valores predeterminados que se hayan definido para la unidad organizativa del usuario. Si el usuario pertenece a más de un grupo, los valores de campo predeterminados se aplican en función de la prioridad de los grupos.
- Haz clic en Continuar. Revisa las etiquetas seleccionadas.
-
Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular en un unidad organizativa.En la página Aplicar etiquetas se muestran las etiquetas aplicadas en Configuración.
Para restaurar más tarde el valor heredado, haz clic en Heredar (o en Sin definir, si se trata de un grupo).
