Google Workspace Domain Transfer no permite combinar cuentas de usuario ni anular cuentas duplicadas. Esta situación puede darse durante la fusión y adquisición de una empresa, en la que los usuarios de esta se aprovisionan de una segunda cuenta en el entorno de Google Workspace de la empresa que los ha adquirido.
Si se quiere conciliar ambas identidades de forma que cada usuario solo tenga una cuenta de Google Workspace, se deben seguir pasos adicionales una vez que se haya completado el proceso de transferencia.
Esta guía de consolidación va dirigida a clientes con usuarios que tengan dos cuentas de Google Workspace (una en el entorno de origen y otra en el de destino) y que quieran consolidar esas cuentas en el entorno de destino tras utilizar Domain Transfer.
Preparación
Es importante determinar qué cuenta tiene los datos principales del usuario (como el correo, los eventos del calendario, Google Drive y el acceso a aplicaciones de terceros), ya que es la que queremos que utilice tras completar el proceso de consolidación.
Se da por hecho que el usuario ha utilizado principalmente una única cuenta para hacer negocios en los últimos tres meses. Si un usuario ha utilizado ambas cuentas con fines distintos y hay datos actualizados en ambas, puede que este método no se pueda aplicar o solo se aplique de forma parcial.
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Asociar las cuentas de usuario de origen y de destinoCrea una asociación entre las cuentas de usuario de origen y de destino, por ejemplo:
Determina qué cuenta es la principal de un usuario. Estos son algunos métodos que te ayudarán a hacerlo:
- Conocer la naturaleza de la fusión y adquisición de una empresa. En muchas ocasiones, las cuentas duplicadas se aprovisionaban para un fin determinado y solo se usaban de forma esporádica.
- Preguntar al usuario.
- Con el informe de usuario "Cuentas" de Google Workspace, puedes ver un resumen del uso de varias aplicaciones, como las siguientes:
- Estado de las cuentas de usuario
- Almacenamiento de Gmail
- Almacenamiento en Drive
- Almacenamiento total
- Total de correos
- Archivos editados
- Archivos vistos
- Drive: último momento de actividad
- Con Búsqueda en el registro de correo de Google Workspace puedes obtener un análisis detallado del uso del correo en los últimos 30 días:
- Los mensajes enviados entre 1 hora y 7 días antes, o en el periodo que especifiques de los últimos 30 días.
Nota: Los resultados de búsqueda de mensajes de hace más de 30 días solo muestran los detalles del mensaje tras el envío. - Los detalles de los mensajes tras el envío no tienen restricciones de tiempo y se retienen indefinidamente.
- Los mensajes enviados o recibidos por cualquier usuario de Google Workspace en tus dominios.
- Los mensajes enviados a un grupo de Grupos de Google y otras listas de distribución que incluyan a tus usuarios de Google Workspace.
- Los mensajes enviados entre 1 hora y 7 días antes, o en el periodo que especifiques de los últimos 30 días.
- En el caso de las organizaciones que tengan una edición Enterprise, consulta Entrega de mensajes en el Centro de Seguridad.
Opciones de migración para administradores
No hay ninguna herramienta que ofrezca una forma completa de combinar dos cuentas de Google que cubran todos los posibles servicios de Google. Sin embargo, hay varias opciones de consolidación y migración para los servicios principales de Google, como Gmail, Drive, Google Calendar y Contactos de Google.
Además de los pasos que se describen a continuación, aquí tienes algunas recomendaciones que debes tener en cuenta:
- Prueba todas las situaciones en las que haya usuarios involucrados.
- Comunícales un plan claro de gestión del cambio, sobre todo si se produce un cambio en el modo de iniciar sesión o si deben enviar correos desde una dirección que ahora figura como alias.
Nota: Si cuentas con pocos datos y usuarios, es mejor que les ofrezcas opciones de autoservicio.
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Paso 1: (Opcional) Cambia el nombre de la cuenta de destinoSi se determina que la cuenta del entorno de origen es la principal, al cambiar el nombre de las cuentas de destino se reduce la necesidad de migrar datos.
Por ejemplo, supongamos que los correos [email protected] y [email protected] pertenecen al mismo usuario y que [email protected] es la cuenta principal que tiene la mayoría de los datos. Una vez completado el proceso de transferencia de dominio:
- Cambia el nombre de [email protected] > [email protected]
- Elimina [email protected] como alias de [email protected]
- Cambia el nombre de [email protected] > [email protected]
Nota: Ahora, usuario1 inicia sesión como [email protected], pero conserva [email protected] como alias de cuenta para enviar y recibir correos desde esta dirección.
Cuestiones importantes
- Consulta el artículo Efectos que tiene en las aplicaciones cambiar la dirección de correo de un usuario.
- Los usuarios deben configurar Gmail para enviar correos desde su alias cuando respondan a los mensajes recibidos antes de que se complete la transferencia del dominio o en caso de que el alias sea su cuenta externa principal.
- Si utilizas SSO con un proveedor de identidades (IdP) externo, una vez se haya cambiado el nombre de la cuenta, el usuario no podrá iniciar sesión con su dirección de correo antigua. El proveedor de identidades debe enviar la nueva dirección de correo completa. Si tienen aplicaciones conectadas (SAML u OIDC), puede que también tengas que cambiarles el nombre en ese momento.
Cada servicio de Google Workspace tiene un método diferente para exportar e importar datos entre dos cuentas de Google Workspace.
Para ver información detallada, consulta este artículo del Centro de Ayuda.
| Gmail |
|---|
|
| Drive |
|
| Calendar |
|
| Contactos de Google |
|
| Google Sites |
| El propietario de un sitio puede copiar ese sitio en su nueva cuenta y compartirlo con otros usuarios. |
| Google Analytics |
| Los usuarios pueden reorganizar sus propiedades en Analytics; por ejemplo, moviéndolas de una cuenta a otra. |
| YouTube |
| Si un canal está conectado a una cuenta de marca, los usuarios pueden cambiar los propietarios y administradores del canal. |
Una vez que los datos del usuario se hayan consolidado en una sola cuenta, elimina o archiva la cuenta duplicada (de acuerdo a las políticas de conservación de datos). De este modo, se borrará la ficha del directorio, y los usuarios solo podrán acceder a una única cuenta de Google Workspace.
Opciones de migración para usuarios
Tras revisar las opciones de migración para administradores para consolidar dos cuentas de Google Workspace del mismo entorno, se pueden usar acciones de gestión del cambio para eliminar las complejidades técnicas.
Los usuarios podrían hacer lo siguiente:
- Suposición: el usuario sigue teniendo acceso a ambas cuentas durante un periodo determinado (por ejemplo, un mes).
- Correo: los usuarios pueden reenviar correos desde la cuenta antigua a la nueva.
- Calendar: la propiedad de los eventos se puede transferir a la cuenta nueva.
- Drive: la propiedad de los archivos se puede transferir a la cuenta nueva.
Recomendaciones
- Se debe comunicar de forma clara a los usuarios el tiempo que tienen para consolidar los datos.
- Una vez finalizado ese periodo, los administradores deben suspender las cuentas antiguas durante un tiempo (por ejemplo, tres meses) en el caso de que el usuario encuentre contenido no transferido.
Nota: Puede que algunos servicios no principales no tengan la opción de transferir una propiedad. En ese caso, es posible que los usuarios deban descargar los datos para luego importarlos y así poder acceder a ellos desde la cuenta nueva.
Opciones de exportación
Los administradores y usuarios también pueden exportar sus datos de Google.
Organizaciones
Los superadministradores pueden exportar los datos de usuario de su organización a un archivo de Google Cloud.
Usuarios
Los usuarios pueden descargar datos de Google con Google Takeout.
Nota: Google recomienda que los administradores activen Google Takeout solo en las cuentas de origen y durante el tiempo que sea necesario para consolidar los datos.
Recursos
- Fusionar cuentas
- Matriz de productos de migración de Google Workspace
- Opciones para conservar los datos de los antiguos empleados
- APIs de Directorio
- GAM (herramienta de línea de comandos)
