No Google Workspace Domain Transfer, não é possível mesclar contas de usuários ou eliminar a duplicação de contas. Isso pode ocorrer durante uma fusão e aquisição (F&A), quando uma segunda conta é provisionada para os usuários da empresa adquirida no ambiente do Google Workspace da empresa que fez a aquisição.
Se o estado final pretendido for uma reconciliação de identidades, para que cada usuário tenha apenas uma conta do Google Workspace, siga as etapas adicionais depois que a transferência terminar.
Este guia de consolidação é destinado aos clientes com usuários que têm duas contas do Google Workspace (uma no ambiente de origem e outra no ambiente de destino) e que desejam consolidar essas contas no destino depois de usar o Domain Transfer.
Preparação
É importante identificar em qual conta estão os dados principais do usuário, como e-mail, eventos da agenda, Google Drive e acesso a aplicativos de terceiros. Essa é a conta que o usuário vai usar depois da consolidação.
Nesse caso, o usuário estava usando uma única conta para fazer negócios nos três meses anteriores. Se o usuário estiver usando as duas contas de modo diferente, e ambas tiverem dados atualizados, talvez esse método não funcione de modo algum ou só parcialmente.
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Mapear as contas de usuário de origem e destinoCrie um mapa entre as contas de usuário de origem e destino, como:
Identifique qual é a conta principal do usuário. Para isso, você pode usar os métodos a seguir:
- Entenda a natureza da F&A. Em muitos casos, contas duplicadas foram provisionadas para fins específicos e só eram usadas de vez em quando.
- Pergunte ao usuário.
- Use o Relatório de contas de usuário do Google Workspace para ter uma visão geral do uso de vários aplicativos, como:
- Status das contas de usuário
- Armazenamento no Gmail
- Armazenamento no Drive
- Armazenamento total
- Total de e-mails
- Arquivos editados
- Arquivos visualizados
- Drive: ativo pela última vez
- Use a Pesquisa de registros de e-mail do Google Workspace para ver uma análise detalhada do uso de e-mails nos últimos 30 dias:
- É possível ver as mensagens enviadas uma hora ou até sete dias atrás ou em um período especificado nos 30 dias anteriores.
Observação: os resultados da pesquisa de mensagens com mais de 30 dias só mostram os detalhes da mensagem pós-entrega. - Os detalhes da mensagem pós-entrega não têm restrições de tempo e são sempre retidos.
- É possível ver mensagens de qualquer usuário do Google Workspace nos seus domínios.
- Também é possível ver as mensagens enviadas em um grupo do Google e em outras listas de e-mails que tenham usuários do Google Workspace.
- É possível ver as mensagens enviadas uma hora ou até sete dias atrás ou em um período especificado nos 30 dias anteriores.
- Nas organizações com a edição Enterprise, use a Central de segurança para ver Entregas de mensagens.
Opções de migração para administradores
Não existe uma ferramenta que possa mesclar duas Contas do Google de maneira abrangente, incluindo todos os Serviços do Google possíveis. No entanto, existem várias opções de consolidação e migração para os principais Serviços do Google, como Gmail, Drive, Google Agenda e Contatos do Google.
Além das etapas descritas abaixo, considere algumas recomendações:
- Teste todos os cenários de usuário conhecidos.
- Informe o plano de gestão da mudança aos usuários com clareza, especialmente se houver uma mudança na forma de login ou se for necessário enviar e-mails de um endereço que agora está listado como alias.
Observação: para um número reduzido de usuários e dados, a melhor opção é oferecer as opções de autoatendimento aos usuários.
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Etapa 1: (Opcional) Renomear a conta de destinoSe a conta do ambiente de origem for considerada a principal, renomeie as contas de destino para reduzir a necessidade de migração de dados.
Por exemplo, suponha que as contas [email protected] e [email protected] pertençam à mesma pessoa, e [email protected] seja a conta principal, com a maioria dos dados. Depois que a transferência de domínio terminar, faça o seguinte:
- Renomeie [email protected] como [email protected].
- Remova [email protected] da lista de aliases de [email protected].
- Renomeie [email protected] como [email protected].
Observação: agora o user1 faz login usando [email protected], mas mantém [email protected] como um alias de conta para enviar e receber e-mails desse endereço.
Pontos importantes
- Leia o artigo Impacto da alteração do endereço de e-mail de um usuário.
- Os usuários precisam configurar o Gmail para enviar e-mails do alias ao responder às mensagens recebidas antes da conclusão da transferência de domínio ou se o alias for a conta externa principal.
- Se você usar o SSO com provedor de identidade (IdP) de terceiros, depois que a conta for renomeada, o usuário não poderá fazer login usando o endereço de e-mail antigo. O IdP precisará enviar o novo endereço de e-mail totalmente qualificado. Se houver apps conectados (SAML ou OIDC), também será necessário renomear as contas ao mesmo tempo.
Cada serviço do Google Workspace tem um método diferente de exportar e importar dados entre duas contas do Google Workspace.
Veja mais detalhes neste artigo da Central de Ajuda.
| Gmail |
|---|
|
| Drive |
|
| Agenda |
|
| Contatos do Google |
|
| Google Sites |
| O proprietário do site pode copiar o site para a conta nova e compartilhar com outros usuários. |
| Google Analytics |
| Os usuários podem reorganizar as propriedades no Google Analytics, inclusive movê-las de uma conta para outra. |
| YouTube |
| Se um canal estiver conectado a uma Conta de marca, os usuários poderão mudar os proprietários e administradores do canal. |
Quando os dados do usuário forem consolidados em uma única conta, exclua ou arquive a conta duplicada de acordo com as políticas de retenção de dados. As informações do diretório serão excluídas para que os usuários só tenham acesso a uma única conta do Google Workspace.
Opções de migração para usuários
Depois de analisar a abordagem baseada no administrador para consolidar duas contas do Google Workspace no mesmo ambiente, considere outra abordagem com atividades de gestão da mudança que pode eliminar as complexidades técnicas.
Uma abordagem baseada no usuário pode consistir no seguinte:
- Suposição: o usuário continua tendo acesso às duas contas por um período definido, por exemplo, um mês.
- E-mail: os usuários podem encaminhar os e-mails da conta antiga para a nova.
- Agenda: a propriedade do evento pode ser transferida para a conta nova.
- Drive: o proprietário do arquivo pode ser transferido para a conta nova.
Recomendações
- Informe claramente o tempo que o usuário tem para fazer a consolidação.
- Depois desse período, os administradores precisarão suspender as contas "antigas" por um período (por exemplo, três meses) caso o usuário identifique que algum conteúdo não foi transferido.
Observação: os serviços não essenciais talvez não ofereçam a opção de transferência de propriedade. Pode ser necessário que o usuário faça o download dos dados necessários para a conta nova com as opções de importação.
Opções de exportação
Os administradores e os usuários também podem exportar dados do Google.
Organizações
Os superadministradores podem exportar os dados dos usuários da organização para um arquivo do Google Cloud.
Usuários
Os usuários podem fazer o download de dados do Google com o Google Takeout.
Observação: o Google recomenda que os administradores ativem o Google Takeout apenas para as contas de origem e só pelo tempo necessário para consolidar os dados.
Recursos
- Como unificar contas
- Matriz de produtos de migração do Google Workspace
- Opções para preservar dados de ex-funcionários
- APIs de diretório
- GAM (ferramenta de linha de comando)
