Как создавать ярлыки классификации для организации

Примечание. Узнать, как добавить ярлыки классификации к файлам на Диске, можно здесь, а к сообщениям Gmail – здесь.

Как администратор, вы можете создать для пользователей ярлыки классификации (не более 150), которые они смогут добавлять к файлам на Диске и сообщениям в Gmail (бета-версия), включая несколько ярлыков со значками. Ярлыки можно создавать в консоли администратора.

Подготовка. Ознакомьтесь с рекомендациями по работе с ярлыками.

Шаг 1. Создайте ярлык

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора нажмите на значок меню Безопасность Управление доступом и данными Систематизация данных Label manager.
3. Нажмите Новый ярлык.
4. Укажите название ярлыка.
5. Установите флажки рядом с приложениями, в которых вы хотите использовать ярлык.
6. При необходимости добавьте описание ярлыка. Оно будет отображаться, когда пользователь открывает для файла панель Ярлыки.
7. Для ярлыка с полем значка при необходимости можно добавить ссылку на документацию со сведениями о ярлыке. Эта ссылка ("Подробнее") будет отображаться, когда пользователь наводит указатель на ярлык со значком или открывает для файла панель Ярлыки.

Информация о том, как добавлять поля (необязательно) и публиковать ярлыки, приведена в следующих разделах.

Шаг 2. Добавьте поля в ярлык (необязательно)

Для более структурированной классификации файлов в ярлык можно добавить до 10 полей. Например, ярлык Отдел может содержать поле со списком вариантов, таких как "Финансовый", "Инженерный" и "Юридический".

1. Открыв ярлык, нажмите Добавить поля.
2. Нажмите "Добавить поле" рядом с каждым типом поля, которое нужно добавить. Информация о типах полей приведена в таблице ниже.

   Советы

   1. Добавляйте в ярлыки как можно меньше полей. Пользователи охотнее будут применять ярлыки и изменять значения полей, если это не требует много времени и усилий.
   2. В правилах защиты данных на Диске можно использовать только ярлыки со значками или типом поля Список вариантов с возможностью выбора одного значения. Другие типы полей не поддерживаются.
3. Нажмите Добавить поля.
4. Нажмите на поле, чтобы настроить его параметры, такие как название, доступные варианты или формат даты. Вы можете выбрать цвета значков и изменить порядок вариантов поля.
5. Если нужно сделать поле обязательным, установите флажок Требовать от пользователей выбрать вариант. Внимание! Такие ярлыки выделены, но требование выбрать вариант не применяется принудительно.

Если вы добавите дополнительное поле или вариант, вы сможете удалить его до публикации ярлыка. Для этого рядом с нужным объектом нажмите на значок "Ещё"Удалить.

Проверьте поля ярлыка. После публикации нельзя изменить тип поля и значение параметра "Разрешить выбор нескольких объектов" для поля Пользователь.

Типы полей

Шаг 3. Укажите, кто может видеть и использовать ярлык

Разрешения на работу с ярлыками позволяют управлять тем, кто может просматривать и применять ярлыки, выполнять поиск по ним и изменять значения в их полях. По умолчанию все пользователи в организации могут просматривать и применять ярлыки. Пример:

• Чтобы внешние пользователи или группы, в которые они входят, могли просматривать или использовать ярлыки, добавьте таких пользователей и группы в разделе Дополнительные разрешения.
• Чтобы проверить новый ярлык, выберите Доступ ограничен и предоставьте доступ к нему лишь определенной группе пользователей. После проверки доступ можно разрешить всем в организации.
• Если ярлык содержит конфиденциальную информацию, выберите Доступ ограничен, чтобы работать с ним могли только пользователи с доступом к этой информации.

Примечание.

• Для ярлыков классификации на Диске по-прежнему действуют разрешения файла. Например, если пользователь имеет право на просмотр файла, он не сможет добавить к нему ярлыки, даже если у него есть разрешение на это. Ему будет доступна только возможность посмотреть ярлыки этого файла.
• Вы можете разрешить просматривать или применять ярлыки любому пользователю с аккаунтом Google. При этом он сможет применять ярлыки классификации на Диске только к объектам на общем диске или к объектам, принадлежащим пользователям версии Google Workspace, в которой поддерживаются ярлыки.

Чтобы задать разрешения на доступ к ярлыкам:

1. Откройте ярлык, если он ещё не открыт.
2. Справа на панели Разрешения нажмите Изменить.
3. Выберите уровень разрешений для организации:
   1. Применение ярлыков и присвоение значений для них – пользователи могут применять ярлык, задавать значения его полей и искать по нему файлы, которые им разрешено редактировать.
   2. Просмотр этого ярлыка – пользователи могут просматривать ярлык и искать по нему файлы, которые им разрешено просматривать или комментировать.
   3. Доступ ограничен – просматривать и применять ярлыки могут только указанные вами пользователи и группы. Инструкции о том, как задать разрешения для каждого пользователя или группы, приведены ниже.
4. При необходимости задайте разрешения для пользователей и групп:
   1. Начните вводить имя пользователя или название группы в разделе Дополнительные разрешения и выберите нужный вариант. Предложенные аккаунты включают как внутренних, так и внешних пользователей и группы, с которыми вы контактировали. Если в списке предложений нет аккаунта нужного пользователя или группы, вы можете добавить его вручную. Например, если вы администратор реселлера, вы можете добавить любого пользователя (или группу), который является его клиентом. Примечание. Динамические группы не поддерживаются для ярлыков классификации Gmail.
   2. Выберите уровень разрешений.
5. Нажмите Сохранить.

Шаг 4. Просмотрите и опубликуйте ярлык

Ярлыки создаются в состоянии черновика. Внося в черновик изменения, вы можете видеть, как ярлык будет показываться пользователям.

Чтобы узнать, как будет работать ярлык на Диске и в Gmail, откройте панель Предпросмотр справа. Вверху выберите приложение, для которого нужно посмотреть ярлык. Если в ярлыке есть поля, которые не поддерживает Gmail, они не будут отображаться при предпросмотре в Gmail, но будут отображаться при предпросмотре на Диске.

Чтобы опубликовать ярлык:

1. Откройте ярлык, если он ещё не открыт.
2. Проверьте ярлык и его поля (если применимо). Важно! После публикации метки нельзя изменить тип поля.
3. Нажмите Опубликовать.
4. Подтвердите действие, нажав Опубликовать.

У пользователей с разрешениями на просмотр ярлыка или его применение появится доступ к ярлыку, а вы сможете использовать его для классификации и защиты данных (подробные сведения приведены ниже).

При редактировании ярлыка изменения сохранятся в режиме черновика. Чтобы они стали доступны пользователям, ярлык нужно опубликовать повторно.

Шаг 5. Используйте ярлыки для классификации данных, их защиты и управления ими (необязательно)

Вы можете настроить правила, чтобы нужные ярлыки классификации применялись к файлам на Диске или сообщениям в Gmail автоматически. Вы также можете настроить правила защиты от потери данных (DLP) и правила хранения Сейфа, чтобы запретить удаление файла на основе присвоенных ему ярлыков.

Важно!

• Если вы используете ярлык для классификации данных по умолчанию, классификации с помощью ИИ, правил DLP или правил хранения Сейфа, его настройки будут заблокированы в Label Manager. Это позволяет предотвратить изменение ярлыков и нарушение корпоративных правил.
• Если вы используете ярлык в правилах DLP или правилах хранения Сейфа, этот ярлык нельзя отключить или удалить. Менеджеры ярлыков смогут увидеть, что ярлык используется в правиле. Это будет указано в столбце Правила таблицы ярлыков. Однако они не смогут посмотреть сведения о правиле, в котором используется ярлык, если у них не будет необходимых прав администратора.

Как настроить автоматическое применение ярлыков к файлам на Диске

Есть три способа автоматического применения ярлыков к файлам: классификация по умолчанию, правила DLP и классификация с помощью ИИ. Они работают по-разному, и вы можете использовать их одновременно, чтобы обеспечить нужную конфигурацию применения ярлыков.

Развернуть все  |  Свернуть все

Как настроить автоматическое применение ярлыков к сообщениям в Gmail

Вы можете использовать правила DLP для автоматического применения ярлыков к сообщениям на основе их содержимого. Подробнее о DLP и автоматическом применении ярлыков классификации в Gmail…

Как с помощью правил DLP на основе ярлыков предотвратить внешний доступ к файлам и их отправку внешним получателям

Вы можете задать правила, которые будут применяться к файлам или сообщениям с определенным ярлыком или полем. Например, можно создать правило DLP, проверяющее документы или сообщения на наличие номеров кредитных карт и номеров социального страхования. Если такой номер обнаружен, к файлу или сообщению добавляется ярлык, например "Уровень конфиденциальности", а в его поле задается значение "Конфиденциально". Предоставление внешнего доступа к файлам и их отправка внешним получателям блокируется.

В правилах защиты данных можно использовать ярлыки со значком или с полями Список вариантов. Другие типы полей не поддерживаются.

Чтобы настроить правило DLP, выполните инструкции в статье Как создать правила и настраиваемые детекторы содержания в DLP для Диска или Как предотвратить утечку данных из электронных писем и прикрепленных файлов. Совет: вы можете настроить правила DLP как для файлов на Диске, так и для сообщений в Gmail. Вы самостоятельно решаете, какие меры принимать для каждого приложения, если DLP обнаружит ярлык.

Как хранить файлы Диска в Google Сейфе на основе ярлыка

Вы можете задать правила хранения, запрещающие удаление объекта или требующие, чтобы объект был удален, в зависимости от ярлыка Диска и значений полей. С примерами и подробными сведениями можно ознакомиться в разделе Как настроить правило хранения по умолчанию для Диска.

Дальнейшие действия

Теперь, когда вы создали ярлыки, сделайте следующее:

1. Обучите пользователей применять ярлыки классификации на Диске и находить с их помощью нужные файлы.
2. Обучите пользователей применять ярлыки классификации в Gmail.
3. Узнайте, как изменять, отключать или удалять ярлыки, а также отслеживать действия с ними.