Configurar un asistente automático de Voice en tu organización

Esta función está disponible con las suscripciones de Voice Standard y Voice Premier. Más información

Como administrador, puedes configurar Google Voice para dirigir las llamadas a las personas o departamentos más indicados en tu organización. Este asistente automático reproduce mensajes y permite a las personas que llaman seleccionar opciones.

Por ejemplo, puedes configurar un menú de este tipo: "Para contactar con el departamento de Asistencia, pulsa 1. Para contactar con el departamento de Ventas, pulsa 2. Para hablar con un operador, pulsa 0".

Paso 1: Crea un asistente automático

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  AplicacionesGoogle WorkspaceGoogle Voice.
3. Haz clic en Asistentes automáticos.
4. Haz clic en Crear.
   
5. Escribe el nombre del asistente automático y, si quieres, añade una descripción.
6. Haz clic en Crear.

Paso 2: Añade un saludo

En la sección Saludo inicial, introduce los mensajes que quieres que se reproduzcan en primer lugar al recibir una llamada.

1. En Mensaje de bienvenida, haz clic en Añadir un mensaje de bienvenida o Añadir otro mensaje de bienvenida y elige una opción:
   • Usar conversión de texto a voz: introduce un mensaje de bienvenida y haz clic en Predeterminado para elegir el idioma, el tipo de voz y la velocidad del mensaje haz clic en Aceptar.
   • Subir tu propio audio: sube un mensaje grabado, selecciona el idioma y cambia el texto grabado si es necesario. Haz clic en Guardar.
2. (Opcional) Para introducir un anuncio que los usuarios no puedan saltarse, haz clic en Añade un anuncio especial y elige una opción.
   Por ejemplo, puedes añadir, "Estamos recibiendo un volumen de llamadas superior al habitual".
3. Haz clic en Listo.

Paso 3: Configura la gestión de llamadas

En la sección Gestión de llamadas, selecciona las acciones que llevará a cabo el asistente automático una vez que se haya reproducido el saludo.

Crea opciones de menú para que las personas que llamen puedan seleccionar la que más les convenga.

1. Haz clic en Reproducir solicitudes de menús .
2. (Opcional) Para explicar las opciones de menús, en Añadir una introducción opcional, escribe un mensaje.  

   Por ejemplo: "Escucha con atención y selecciona una de las siguientes opciones".

   • Usar conversión de texto a voz: introduce un mensaje de bienvenida y haz clic en Predeterminado para elegir el idioma, el tipo de voz y la velocidad del mensaje haz clic en Aceptar.
     (Opcional) Para reproducir el mensaje en un idioma que no sea inglés de Estados Unidos, haz clic en en-US y elige otro idioma de la lista.
   • Subir tu propio audio: sube un mensaje grabado, selecciona el idioma y cambia el texto grabado si es necesario. Haz clic en Guardar.
3. En el campo Escribe el texto de la solicitud para pulsar la tecla n, escribe un mensaje que indique para qué sirve la opción correspondiente. 

   Por ejemplo: "Para contactar con el departamento de asistencia técnica, pulsa 1".

4. (Opcional) Para cambiar el número de solicitud y la tecla, haz clic en la flecha hacia abajo  y elige una de las teclas disponibles.

5. En Selecciona una acción, haz clic en la flecha hacia abajo y elige una opción de la tabla siguiente:

Opción después de que se reproduzca el mensaje principal	Descripción
Ir a un submenú	Redirige a las personas que llaman a otro menú. También tienes que configurar el submenú.
Repetir este menú	Vuelve a reproducir el mensaje de presentación.
Reproducir un mensaje	Reproduce un mensaje que hayas elegido. También debes elegir qué ocurrirá a continuación: Repetir este menú: vuelve a reproducir el mensaje de presentación. Desconectar la llamada: desconecta la llamada después de reproducir el mensaje.
Enviar al buzón de voz	Reproduce un mensaje que escribas y, después. envía a la persona que llama al buzón de voz. Puedes introducir hasta 10 direcciones de correo para  recibir el buzón de voz.
Transferir la llamada entrante	También puedes escribir un mensaje en el idioma que quieras para que lo escuchen los usuarios antes de transferirles la llamada. Después, puedes transferir la llamada a un usuario con licencia que tenga un número de Voice, un grupo destinatario de llamadas, un asistente automático u otro número de teléfono.

6. (Opcional) Para añadir más opciones de menú, haz clic en Añadir opción.
7. (Opcional) Para cambiar el orden de las opciones de menú, arrastra el botón Mover , situado junto a una tecla, hacia arriba o hacia abajo.
8. Cuando hayas terminado, haz clic en Listo.

Elegir a dónde enviar las llamadas transferidas

1. Haz clic en Transferir la llamada .
2. En Anuncio opcional, introduce el mensaje que quieres que escuchen las personas que llaman antes de transferir su llamada.
   Por ejemplo: "Espera mientras te transferimos a nuestro departamento de ventas".
3. (Opcional) Para reproducir el mensaje en un idioma que no sea inglés de Estados Unidos, haz clic en en-US y elige otro idioma de la lista.
4. En Tipo de transferencia, haz clic en la flecha hacia abajo y elige el tipo de transferencia:
   • Usuario: introduce la dirección de correo electrónico de la persona de tu organización a quien quieras transferir las llamadas. Si eliges a un usuario que no tiene un número de teléfono, verás un mensaje de error.
   • Grupo destinatario de la llamada: haz clic en la flecha hacia abajo y selecciona el grupo al que quieres desviar las llamadas. El grupo destinatario de la llamada debe tener al menos un miembro con un número de teléfono. De lo contrario, aparecerá un mensaje de error.
   • Asistente automático: haz clic en la flecha hacia abajo y selecciona el asistente automático al que quieres desviar las llamadas. Si eliges un asistente automático sin número de teléfono, recibirás un mensaje de error.
   • Número de teléfono: introduce el número de teléfono al que quieres desviar las llamadas. Para usar números de teléfono de países que no sean Estados Unidos, haz clic en la flecha hacia abajo  y, a continuación, selecciona un país o un territorio de la lista.

Enviar al buzón de voz o desconectar la llamada

Paso 4: Personaliza tu horario laboral

Puedes configurar el asistente automático para que reproduzca un saludo distinto en las llamadas que reciba fuera de tu horario laboral y las gestione de manera diferente. También puedes especificar opciones para los días festivos o periodos vacacionales en los que tu organización no esté disponible.

Indicar el horario de apertura

1. Haz clic en Editar horario de apertura.
2. En Horario, selecciona el horario de apertura de tu organización:
   • 24 horas al día (valor predeterminado): el asistente automático siempre utiliza las opciones estándar que configures. Las opciones que se aplican al horario de cierre no están activadas.
   • Horario personalizado: selecciona el horario de apertura de tu organización. De este modo, en las llamadas fuera de este horario se reproducirán las opciones correspondientes.
3. Cuando hayas terminado de configurar el horario, haz clic en Listo.

Indicar los cierres por vacaciones

1. En Cierres por vacaciones o días festivos, haz clic en elige el día en el que quieres que se oiga el mensaje fuera del horario de apertura. 
2. (Opcional) Para añadir más fechas, repite el paso 1.
3. Cuando hayas terminado, haz clic en Listo.

Indicar qué debe hacerse fuera del horario de apertura

1. En Qué hacer fuera del horario de apertura, escribe el mensaje que quieres que se reproduzca en las llamadas que se reciban una vez finalizado el horario de apertura habitual o cuando la organización esté cerrada por vacaciones.

   Por ejemplo: "Abrimos de 9 de la mañana a 5 de la tarde. Vuelve a llamar durante ese horario".

2. (Opcional) Para reproducir el mensaje en un idioma que no sea inglés de Estados Unidos, haz clic en en-US y elige otro idioma de la lista.
3. (Opcional) Para añadir otro anuncio en un idioma diferente, haz clic en Añadir .
4. En Selecciona una acción, haz clic en la flecha hacia abajo y elige una opción de la tabla siguiente:

Acción después de que se haya reproducido el anuncio	Descripción
Desconectar la llamada	El asistente automático desconecta las llamadas después de reproducir el mensaje.
Enviar al buzón de voz	Reproduce un mensaje que escribas y, después. envía a la persona que llama al buzón de voz. Puedes introducir hasta 10 direcciones de correo para  recibir el buzón de voz.
Transferir la llamada entrante	También puedes escribir un mensaje en el idioma que quieras para que lo escuchen los usuarios antes de transferirles la llamada. Después, puedes transferir la llamada a un usuario con licencia que tenga un número de Voice, un grupo destinatario de llamadas, un asistente automático u otro número de teléfono.

5. Cuando hayas terminado, haz clic en Listo.

Paso 5: Haz una prueba con el asistente automático

Una vez que hayas creado o modificado un asistente automático, puedes revisar los cambios antes de activarlo.

1. Haz clic en Vista previa.
   
2. En el mensaje que aparece, haz clic en Llamar.

   Al hacerlo, se abre Google Voice en una nueva pestaña del navegador. En el panel lateral, puedes ver y escuchar una llamada de ejemplo. El panel se muestra durante un minuto.

3. Tienes dos opciones:
   • Para probar el asistente automático, haz clic en Marcar  y elige las opciones que quieras.
   • Para cambiar el asistente automático, vuelve a los pasos anteriores y haz los cambios que quieras.

Paso 6: Publica el asistente automático

Una vez que hayas probado el asistente automático, publícalo para añadirlo o sustituir una versión anterior.

1. En la parte inferior, haz clic en Publicar.
2. Si aparece un mensaje en el que se indica que se ha producido algún error o que falta información en la configuración:
   1. Haz clic en Cerrar.
   2. Corrige los errores.
   3. Publícalo de nuevo.
3. En el mensaje de confirmación, haz clic en Publicar.

Paso 7: Asigna números de teléfono

Para que el asistente automático responda, debes asignarle un número de Voice que no se haya asignado a un usuario.

1. En Números de teléfono, haz clic en Asignar un número y elige una opción:
   • Para crear un número, selecciona Asignar un número nuevo.
   • Para reutilizar el número de uno de tus asistentes automáticos, selecciona Asumir el control de un número.
   • Para reasignar un número que ya existe, selecciona Reasignar un número que ya existe y sigue los pasos que se indican en el artículo Reasignar un número de Voice.
2. En País o región, haz clic en la flecha hacia abajo y elige un país o un territorio de la lista.

   Si eliges un lugar que no figura en tus ubicaciones de Voice, aparecerá un mensaje de error. Para obtener más información, consulta el artículo Añadir ubicaciones de Voice.

3. En Dirección de servicio, escribe la dirección de tu organización.

   Aparecerá un número de Voice disponible.

4. (Opcional) Para buscar otro número, haz clic en Cambiar junto al número de la lista que quieras usar y, a continuación, haz clic en Seleccionar.
5. Haz clic en Asignar.

El sistema irá guardando los cambios a medida que los introduzcas.