Con el uso compartido con visitantes, puedes permitir que tus usuarios inviten a personas sin una cuenta de Google a colaborar en archivos y carpetas. Puedes permitir el uso compartido con cualquier visitante o con aquellos visitantes de dominios de confianza. Siempre puedes comprobar quién tiene acceso a los archivos y carpetas de tu organización.
- Cómo funciona el uso compartido con visitantes
- Cuando la función para compartir contenido con visitantes está activada…
- Activar la opción para compartir contenido con visitantes
- Convertir una sesión de visitante en una cuenta de Google Workspace
- Limitaciones y problemas conocidos
Cómo funciona el uso compartido con visitantes
Los usuarios pueden compartir archivos con los visitantes de la misma forma en que los comparten con usuarios de Google. Los visitantes reciben una invitación por correo para colaborar y un PIN para verificar su identidad. Pueden editar, comentar o ver un elemento durante 7 días después de verificar su identidad. Si necesitan colaborar durante más tiempo, pueden utilizar el enlace original para volver a verificar su identidad.
Cuando la función de uso compartido con visitantes está activada
- Los visitantes pueden usar Drive en la Web para consultar, comentar, sugerir cambios y editar archivos compartidos con ellos. Para obtener más información sobre lo que se puede compartir, consulta el artículo Compartir documentos con visitantes.
- Los usuarios pueden compartir archivos y carpetas ubicados en unidades compartidas con los visitantes. Los visitantes pueden crear archivos y subirlos a las carpetas compartidas con ellos. No se pueden añadir como miembros de la unidad compartida.
- Si un visitante tiene permiso para editar un archivo, puede compartirlo con otro usuario de Google, pero no con otro visitante.
- Los visitantes no pueden acceder a los archivos desde móviles ni en clientes descargados, como Google Drive para ordenadores.
- Los visitantes pueden eliminar su sesión, lo que hará que también se eliminen su nombre del historial de documentos y los comentarios que hayan hecho.
- Se pueden ver y cambiar las sesiones de los visitantes en un archivo compartido o revocar su acceso, como si se tratara de cualquier otro colaborador.
Activar la opción para compartir contenido con visitantes
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
Aplicaciones
Google Workspace
-
Haz clic en Opciones para compartir
-
(Opcional) Para aplicar el ajuste solo a algunos usuarios, en el lateral, selecciona una unidad organizativa (que se suele usar para los departamentos) o un grupo de configuración (avanzado). Ver cómo
La configuración de los grupos prevalece sobre las unidades organizativas. Más información
-
Para permitir el uso compartido solo con visitantes de dominios de confianza:
- Añade esos dominios a la lista de dominios de confianza de tu organización si aún no lo has hecho. Consulta más información en el artículo Permitir que se compartan archivos de forma externa solo con dominios de confianza.
- Selecciona Dominios incluidos en la lista de permitidos.
- Marca la casilla Permitir que los usuarios o las unidades compartidas de tu organización compartan elementos con personas ajenas a tu organización que no utilizan una cuenta de Google.
Problema conocido: puedes ignorar el mensaje "Incompatible con dominios incluidos en lista de permitidos". Aunque aparezca, tus usuarios pueden compartir elementos con usuarios del dominio de confianza.
Para permitir que los visitantes compartan contenido con cualquier usuario, sigue los pasos que se indican a continuación:
- Selecciona Activado.
- Marca la casilla Permitir que los usuarios o las unidades compartidas de tu organización compartan elementos con personas ajenas a tu organización que no utilizan una cuenta de Google.
- (Opcional) Para advertir a los usuarios antes de que compartan contenido con alguien ajeno a tu organización, marca Mostrar un aviso cuando los archivos que pertenezcan a usuarios o unidades compartidas de tu organización se compartan fuera de tu organización.
- En Access Checker, selecciona Solo destinatarios, audiencia objetivo sugerida o público (no se requiere una cuenta de Google).
-
Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular en un unidad organizativa.
Para restaurar más tarde el valor heredado, haz clic en Heredar (o en Sin definir, si se trata de un grupo).
Convertir una sesión de visitante en una cuenta de Google Workspace
Como administrador, puedes convertir la sesión de visitante de un usuario en una cuenta de Google Workspace. Para ello, crea una cuenta de Google Workspace con la misma dirección de correo que se haya usado en la sesión de visitante. Este proceso conserva el historial de colaboración de la sesión de visitante, incluidos los comentarios y las modificaciones de los documentos. Consulta más información en el artículo Opciones para añadir usuarios.
Nota: No puedes convertir una sesión de visitante en un grupo de Google. Si un administrador crea un grupo de Google con una dirección de correo electrónico con una sesión de visitante, la sesión de visitante se elimina.
Cómo convertir una sesión de visitante en una cuenta de Google
Para convertir una sesión de visitante en una cuenta de Google con la misma dirección de correo, el usuario debe eliminar su sesión de visitante primero. A continuación, puede crear una cuenta de Google o registrarse en Google Workspace.
Limitaciones y problemas conocidos
- En algunos sitios que utilizan el inicio de sesión de Google, es posible que el selector de cuentas muestre la cuenta de los visitantes. Sin embargo, aunque los visitantes inicien sesión, solo pueden acceder a Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Sites.
- Cuando los usuarios comparten una carpeta de una unidad compartida con un visitante, el permiso más elevado que se le puede dar al visitante es el acceso de colaborador. Los visitantes no pueden acceder a la carpeta raíz de una unidad compartida.
- Los visitantes no pueden formar parte de Grupos de Google; tampoco pueden hacer cambios en sitios de Sites. Sin embargo, sí pueden ser lectores del sitio publicado.
- Si restringes el uso compartido con las cuentas personales de Google en tu organización, también se restringirá el uso compartido con visitantes. Si tú o uno de tus usuarios intentáis compartir contenido con estas cuentas, recibiréis un mensaje de error.
- Un visitante no puede descargar carpetas.
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