Primeros pasos como administrador de etiquetas de clasificación

Como administrador, puedes crear etiquetas de clasificación para aplicarlas a los archivos almacenados en Drive y a los mensajes de Gmail que hayan escrito tus usuarios (nota: las etiquetas de clasificación de Gmail están en versión beta). Las etiquetas de clasificación son metadatos que pueden ayudar a tu organización a organizar, encontrar y aplicar políticas a los archivos de Drive y los mensajes de Gmail. Las etiquetas de Drive pueden ser sencillas, como una etiqueta. También pueden tener muchos campos de metadatos estructurados, como campos de selección, fechas, cifras o personas.

• Ejemplos de casos prácticos
• A qué contenido se pueden aplicar etiquetas de clasificación
• Dónde aparecen las etiquetas de clasificación
• Quién puede ver las etiquetas
• Límites de etiquetas
• Formas de aplicar etiquetas de clasificación a elementos de Drive
• Pasos siguientes
• Preguntas frecuentes

Ejemplos de casos prácticos

Las etiquetas de clasificación permiten a las empresas satisfacer muchas de sus necesidades relacionadas con la gestión de registros, la clasificación, la búsqueda estructurada, el flujo de trabajo, los informes y las auditorías.

• Clasificar archivos y mensajes para seguir una estrategia de gobernanza de la información
  Usa una etiqueta para identificar contenido sensible o que deba tratarse de un modo especial. Por ejemplo, con la etiqueta "Sensibilidad" puedes restringir el acceso a los archivos marcados como "Confidencial" o "Muy sensible", o impedir que los usuarios envíen mensajes de nivel de confidencialidad "Muy sensible" a usuarios externos.
• Aplicar políticas a elementos de Drive y a mensajes de Gmail
  Utiliza una etiqueta como condición o acción en reglas de prevención de la pérdida de datos (DLP) para cumplir los requisitos de cumplimiento. Por ejemplo, si un archivo o un mensaje contiene información personal identificable, con DLP puedes aplicar automáticamente la etiqueta "Confidencial" y bloquear que se comparta de forma externa un archivo o que se envíe el mensaje. Cuando se usa una etiqueta en una regla, la etiqueta se bloquea y no se puede inhabilitar ni eliminar.
• Encuentra archivos en Drive más rápido
  Los miembros de tu organización pueden encontrar contenido por etiquetas y campos. Por ejemplo, con los campos de etiqueta "Estado de contrato" y "Fecha de vencimiento" puedes buscar en Drive todos los contratos que aún no se han firmado y que vencen el viernes. No se admite la búsqueda basada en etiquetas de clasificación en Gmail.

Otros ejemplos de taxonomías de etiquetas:

• Control de exportación: EAR, ITAR y OFAC
• Cumplimiento: FINRA, HIPAA
• Privacidad: información personal identificable (IPI), información personal identificable sensible (IPIS) y sin IPI
• Estado: borrador, en revisión, final
• Tipo de contenido: Contrato, Documento de diseño y Simulación
• Ensayo clínico: ID de experimento, ID de paciente

A qué contenido se pueden aplicar etiquetas de clasificación

• Cualquier archivo de Drive que sea propiedad de tu organización
• Cualquier mensaje de Gmail escrito por un usuario de tu organización en Gmail
• Mensajes de correo electrónico escritos en clientes de correo que no son Gmail. Sin embargo, estos mensajes solo pueden ser etiquetados por las reglas de DLP, no por el usuario

No puedes aplicar etiquetas de clasificación a los siguientes elementos:

• Carpetas, accesos directos, unidades compartidas o archivos que pertenezcan a otra organización
• Mensajes de correo enviados por personas ajenas a tu organización
• Mensajes de correo que ya se han enviado o recibido

Quién puede ver las etiquetas

Cuando creas una etiqueta, puedes configurar quién puede verla y usarla: toda tu organización (opción predeterminada) o solo determinados usuarios y grupos. Si un usuario no tiene permiso para aplicar o ver la etiqueta, no la verá en Drive ni en Gmail.

Los superadministradores y los administradores con el privilegio Gestionar etiquetas pueden ver todas las etiquetas en el Gestor de etiquetas. Los administradores con el privilegio Informes pueden ver las etiquetas que se aplican a los archivos que aparecen en los informes y en las auditorías, aunque no tengan el privilegio Gestionar etiquetas.

Cuando una etiqueta está habilitada en Drive:

• Los usuarios con permiso para ver y editar la etiqueta y acceso de edición a un archivo pueden aplicar etiquetas y editar los valores de campo. Si solo tienen permiso de lectura para el archivo, pueden ver las etiquetas, pero no pueden aplicarlas ni editar los valores de campo.
• Los usuarios que tengan acceso de lectura a las etiquetas y cualquier tipo de acceso a un archivo pueden buscar en Drive por etiquetas o por campos.

Cuando una etiqueta está habilitada en Gmail:

• Los usuarios con permiso para ver y editar la etiqueta pueden aplicarla y editar los valores de los campos al redactar un mensaje.
• Los usuarios con permiso de solo lectura en una etiqueta pueden ver lo siguiente:
  • Etiquetas heredadas por el borrador cuando responde a un mensaje o lo reenvía con la etiqueta
  • Etiquetas aplicadas a los mensajes que reciben
• Los usuarios que son delegados de la cuenta de otro usuario tienen los mismos permisos de etiqueta en esa bandeja de entrada que el propietario de la cuenta, aunque el usuario delegado no tenga esos permisos.

Dónde aparecen las etiquetas de clasificación

Etiquetas de Drive:

Los usuarios pueden ver todas las etiquetas aplicadas en un archivo sin abrir en Mi unidad, donde aparecen enumeradas en el panel Detalles del archivo. La actividad de las etiquetas se muestra en el panel Actividad de los archivos.

En el caso de los archivos abiertos, los usuarios pueden hacer clic en Archivos Etiquetas para abrir el panel de edición de etiquetas. Más información sobre cómo funcionan los usuarios con las etiquetas

Etiquetas de Gmail:

Los usuarios pueden ver las etiquetas de insignia en la vista de buzón de Gmail. Cuando abran un mensaje, aparecerán etiquetas junto al nombre del remitente interno en cada mensaje que se les aplique. Las etiquetas de clasificación de Gmail se muestran junto con las etiquetas personales de Gmail del usuario. Cuando una conversación está abierta, las etiquetas personales se aplican a toda la conversación y aparecen junto al asunto en la parte superior.

Las etiquetas no se muestran en los siguientes casos:

• Archivos descargados desde Drive
• Archivos de la vista previa de Gmail, Calendar, Chat o Meet

Límites de las etiquetas de clasificación

• Puedes crear hasta 150 etiquetas en tu organización.
• Etiquetas de clasificación de Drive:
  • Los archivos pueden tener hasta 5 etiquetas aplicadas por usuarios. Puedes aplicar hasta 20 etiquetas en total entre etiquetas aplicadas por usuarios y reglas aplicadas por reglas.
  • Las etiquetas se pueden aplicar a cualquier archivo de Drive, pero no a las carpetas, los accesos directos, las unidades compartidas ni los archivos que pertenezcan a otra organización.
• Etiquetas de clasificación de Gmail:
  • Los mensajes pueden tener hasta 20 etiquetas de clasificación en total, aplicadas por usuarios y por reglas. Los usuarios verán una advertencia si superan ese límite. Si las etiquetas se aplican mediante reglas, solo se tienen en cuenta las 20 etiquetas mejor clasificadas.

Formas de aplicar etiquetas de clasificación

Etiquetas de clasificación de Drive:

Tienes varias opciones y puedes usar más de una:

• Los usuarios con permiso para editar archivos pueden aplicar etiquetas a archivos de Google Drive.
• Puedes usar la API de etiquetas para crear, editar, asignar y quitar etiquetas de forma programática. Para obtener más información, consulta la documentación de la API de etiquetas de Google Drive.
• Puedes aplicar etiquetas de clasificación predeterminada automáticamente a los archivos cuando se creen o se transfieran a un nuevo propietario.
• Si tu edición de Google Workspace admite la función Prevención de la pérdida de datos (DLP) de Drive, puedes configurar reglas de DLP para aplicar etiquetas automáticamente al contenido. Las reglas de DLP aplican etiquetas tanto a los archivos nuevos como a los ya creados que cumplen las condiciones de la regla.
• Puedes configurar la clasificación de datos con IA para aplicar etiquetas tanto a archivos nuevos como a los ya creados.

Etiquetas de clasificación de Gmail:

• Los usuarios pueden aplicar etiquetas que tengan permiso para usar a los mensajes a medida que los redactan en la aplicación web Gmail.
• Si tu edición de Google Workspace admite la función Prevención de la pérdida de datos (DLP) de Gmail, puedes configurar reglas de DLP para aplicar etiquetas automáticamente a los mensajes. Las reglas de DLP aplican etiquetas a los mensajes nuevos que cumplen las condiciones de la regla.
• Durante la fase beta, no se pueden aplicar etiquetas mediante la API Labels, la clasificación predeterminada, la DLP ni la clasificación de datos por IA.

Pasos siguientes

Crear etiquetas de clasificación para tu organización

Preguntas frecuentes

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¿A qué tipos de archivos y mensajes se pueden aplicar etiquetas? ¿Puedo hacer que algunas etiquetas o algunos campos sean obligatorios? ¿Puedo importar etiquetas y campos de otros sistemas u organizaciones? ¿Quién puede crear etiquetas? ¿Quién puede ver las etiquetas? ¿Las etiquetas y los campos están localizados al idioma predeterminado del usuario?