分類のラベル管理者としての作業を開始する

管理者は、ドライブに保存されているファイルとユーザーが作成した Gmail メールに適用する分類ラベルを作成できます（注: Gmail の分類ラベルはベータ版です）。分類ラベルは、組織のドライブのファイルと Gmail のメールを整理、検索してポリシーを適用するためのメタデータです。ドライブのラベルは、タグのようにシンプルなものにできます。また、選択フィールド、日付、数値、人物など、多数の構造化メタデータ フィールドを持つこともできます。

• ユースケースの例
• 分類ラベルを適用できる対象
• 分類ラベルが表示される場所
• ラベルを表示できるユーザー
• ラベルの上限
• ドライブのアイテムに分類ラベルを適用する方法
• 次のステップ
• よくある質問

ユースケースの例

分類ラベルは、記録管理、分類、構造化検索、ワークフロー、レポート、監査など、職場での一般的なファイル整理の場面で役立ちます。

• 情報ガバナンス戦略に沿ってファイルとメールを分類する
  デリケートなコンテンツまたは特別な扱いを必要とするコンテンツを識別するためにラベルを使用します。たとえば、「機密性」ラベルを使用すると、「機密」や「機密性が高い」とマークされたファイルへのアクセスを制限したり、ユーザーが「機密性が高い」メールを外部ユーザーに送信できないようにしたりできます。
• ドライブと Gmail のメール内のアイテムにポリシーを適用する
  データ損失防止（DLP）ルールでラベルを条件またはアクションとして使用し、コンプライアンス要件を満たします。たとえば、個人を特定できる情報（PII）が含まれているファイルやメールには、DLP で自動的に「機密」ラベルを適用してファイルの外部共有やメールの送信をブロックするように設定できます。ルールでラベルを使用すると、そのラベルは破壊的な編集からロックされ、無効にすることも削除することもできなくなります。
• ドライブ内のファイルをすばやく見つける
  組織内のユーザーは、ラベルと項目を基にコンテンツを検索できます。たとえば、「契約状況」と「期限」のラベル項目を使用して、金曜日までに署名が必要なすべての契約書をドライブで検索できるようにするといった方法があります。 Gmail で分類ラベルに基づく検索はサポートされていません。

その他のラベル分類の例:

• 輸出規制: EAR、ITAR、OFAC
• コンプライアンス: FINRA、HIPAA
• プライバシー: PII、SPII、PII なし
• ステータス: 下書き、レビュー中、最終版
• コンテンツ タイプ: 契約書、設計書、モックアップ
• 治験: 試験 ID、患者 ID

分類ラベルを適用できる対象

• 組織が所有するドライブ内のファイル
• 組織内のユーザーが Gmail で作成した Gmail のメール
• Gmail 以外のメール クライアントで作成されたメール。ただし、これらのメールにラベルを付けることができるのは、ユーザーではなく DLP ルールのみです。

分類ラベルは、次の項目には適用できません。

• 別の組織が所有するフォルダ、ショートカット、共有ドライブ、ファイル
• 組織外のユーザーから送信されたメール
• すでに送受信されたメール

ラベルを表示できるユーザー

ラベルを作成するときには、ラベルを表示および使用できるユーザー（組織全体（デフォルト）または特定のユーザーおよびグループのみ）を設定できます。ラベルの適用や閲覧が許可されていないユーザーには、ドライブや Gmail にこのラベルが表示されません。

特権管理者とラベルの管理権限を持つ管理者は、ラベル マネージャーですべてのラベルを表示できます。[レポート] 権限を与えられた管理者は、[ラベルの管理] 権限がない場合でも、レポートと監査で一覧表示されているファイルに適用されているラベルを確認できます。

ドライブでラベルが有効になっている場合:

• ラベルの表示と編集の権限と、ファイルの編集権限があるユーザーは、ラベルを適用して項目の値を編集できます。ファイルの閲覧権限のみが付与されている場合、ラベルは表示できますが、ラベルの適用や項目値の編集はできません。
• ラベルの閲覧権限を持つユーザーと、ファイルへのアクセス権を持つユーザーは、ラベルまたは項目を基にドライブを検索できます。

Gmail でラベルが有効になっている場合:

• ラベルの表示と編集の権限を持つユーザーは、新規メールを作成するときにラベルを適用し、項目の値を編集できます。
• ラベルの表示専用権限を持つユーザーには、以下の内容が表示されます。
  • ラベル付きのメールに返信したり、ラベル付きのメールを転送したりしたときに、そのラベルが下書きに継承される
  • 受信したメールに適用されたラベル
• 別のユーザーのアカウントの代理人であるユーザーには、その受信トレイのラベルに対するアカウント所有者と同じ権限が付与されます。委任されたユーザーにその権限がない場合でも同様です。

分類ラベルが表示される場所

ドライブのラベル:

ユーザーは、ファイルの詳細ペインの一覧にある、マイドライブ内の開かれていないファイルに適用されたすべてのラベルを確認できます。ラベルのアクティビティはファイルの [アクティビティ] ペインに表示されます。

開いているファイルの場合は、[ファイル] [ラベル] をクリックしてラベル編集パネルを開くことができます。詳しくは、ユーザーがラベルを使用する仕組みをご覧ください。

Gmail のラベル:

バッジラベルは、Gmail のメールボックス ビューに表示されます。メールを開くと、適用されるメールごとに、内部送信者の名前の横にラベルが表示されます。Gmail 分類ラベルは、ユーザーの個人的な Gmail ラベルと並んで表示されます。会話が開いている場合、個人ラベルは会話全体に適用され、上部の件名の横に表示されます。

ラベルは次の項目には表示されません。

• ドライブからダウンロードしたファイル
• Gmail、カレンダー、Chat、Meet でプレビューされたファイル

分類ラベルの上限

• 組織のラベルは最大 150 個作成できます。
• ドライブの分類ラベル:
  • ファイルにユーザーが適用できるラベルは 5 個までです。ユーザーが適用するラベルとルールによって適用されるラベルで合計 20 個まで適用可能です。
  • ラベルはドライブ内のどのファイルにでも適用できますが、フォルダ、ショートカット、共有ドライブ、別の組織が所有するファイルには適用できません。
• Gmail の分類ラベル:
  • メールには、ユーザーとルールによって合計 20 個までの分類ラベルを適用できます。この上限を超えると、警告が表示されます。ラベルがルールによって適用されている場合は、上位 20 個のラベルのみが適用されます。

分類ラベルを適用する方法

ドライブの分類ラベル:

いくつかの方法があり、複数の方法を使用することもできます。

• ファイルの編集権限があるユーザーは、Google ドライブのファイルにラベルを適用できます。
• Labels API を使用すると、プログラムでラベルを作成、編集、適用、削除できます。 詳しくは、Google Drive Labels API ドキュメントをご覧ください。
• ファイルの作成時や新しいオーナーに譲渡されたときに、デフォルトの分類ラベルを適用できます。
• ドライブのデータ損失防止（DLP）に対応している Google Workspace エディションをご利用の場合は、コンテンツに自動的にラベルを適用するように DLP ルールを設定できます。DLP ルールでは、ルールの条件に一致する新しいファイルと既存のファイルの両方にラベルが適用されます。
• AI データ分類の設定を行うと、新しいファイルと既存ファイルの両方にラベルを適用できます。

Gmail の分類ラベル:

• ユーザーは、Gmail ウェブアプリでメールを作成するときに、使用権限のあるラベルをメールに適用できます。
• ドライブのデータ損失防止（DLP）に対応している Google Workspace エディションをご利用の場合は、コンテンツに自動的にラベルを適用するように DLP ルールを設定できます。DLP ルールでは、ルールの条件に一致する新しいメールにラベルが適用されます。
• ベータ版では、Labels API、デフォルトの分類、DLP、AI データ分類を使用してラベルを適用することはできません。

次のステップ

組織の分類ラベルを作成する

よくある質問

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ラベルを適用できるファイルやメールの種類を教えてください。 ラベルまたは項目を必須にすることはできますか？ 他のシステムや組織からラベルやフィールドを読み込むことはできますか？ ラベルを作成、表示できるのはどのようなユーザーですか？ ラベルと項目はユーザーのデフォルト言語にローカライズされていますか？