Ediciones compatibles con esta función: (Drive, Documentos y Chat) Business Plus, Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Standard y Education Plus; Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus. (Solo en Drive y Documentos) Business Standard; Organizaciones sin Ánimo de Lucro; G Suite Business. Comparar ediciones.
Las audiencias objetivo son grupos de personas (como departamentos o equipos) que los administradores pueden recomendar a los usuarios para que compartan sus elementos con ellos. Puedes añadir audiencias objetivo a las opciones para compartir de los usuarios de un servicio de Google, como Google Drive o Chat, para animarlos a compartir elementos con una audiencia limitada o más específica, y no con toda tu organización.
Ventajas de las audiencias objetivo
Las audiencias objetivo ofrecen a los usuarios otra forma de compartir sus elementos, además de compartir contenido con toda la organización o hacerlo directamente con usuarios o grupos. Con audiencias recomendadas por administradores, puedes hacer lo siguiente:
- Mejorar la seguridad y la privacidad de tus datos: con las audiencias objetivo, los usuarios controlan mejor a cuántas personas llegan los elementos que comparten. De este modo, se mejora la seguridad de los datos de tu organización y la privacidad de los datos de los usuarios, ya que es menos probable que estos compartan por error archivos, espacios visibles de Chat u otros elementos con más personas de las necesarias.
- Facilitar que los usuarios compartan información de manera adecuada: con las audiencias objetivo, los usuarios tendrán menos trabajo al añadir los grupos y los usuarios concretos con los que quieran compartir contenido, y al responder a solicitudes de acceso. En su lugar, las audiencias objetivo permiten a los usuarios ampliar fácilmente el acceso a elementos sin preocuparse por la seguridad, puesto que el administrador ha aprobado esas audiencias. Además, si se comparten elementos con audiencias objetivo, sus miembros no recibirán notificaciones al respecto, lo que resulta útil a la hora de compartir contenido con todas las personas que puedan necesitarlo.
Disponibilidad de las audiencias objetivo
Por el momento, las audiencias objetivo solo están disponibles para:
Esta función estará disponible en otros servicios de Google en una versión posterior.
Cómo funciona: Ejemplo de funcionamiento en Drive
Las audiencias objetivo ofrecen a los usuarios una forma fácil y cómoda de compartir elementos de forma más adecuada. Por ejemplo, imagina que quieres crear una audiencia objetivo para que los tres equipos del departamento regional de ventas de tu empresa puedan compartir mediante enlace archivos de Drive más fácilmente entre ellos, sin tener que compartirlos con toda la empresa.
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- Crea la audiencia objetivo
Empieza por introducir el nombre y la descripción de la audiencia. Siguiendo este ejemplo, el nombre de la audiencia podría ser "Equipos del departamento de ventas" y la descripción "Incluye miembros de todos los equipos de los departamentos regionales de ventas". Tus equipos del departamento de ventas verán el nombre y la descripción en las opciones para compartir de Drive. Para obtener más información, consulta el artículo Crear audiencias objetivo.
- Añade miembros a la audiencia objetivo
Puedes añadir grupos o usuarios concretos como miembros. En el ejemplo anterior, añadirías como miembros a todos los grupos de tus equipos del departamento regional de ventas. Para obtener más información, consulta el artículo Añadir miembros a audiencias objetivo.
- Aplica tus audiencias objetivo a un servicio de Google
En el ejemplo anterior, deberías ir a las opciones para compartir de Drive de la consola de administración y seleccionar la unidad organizativa superior de los equipos del departamento de ventas para crear una política. Después, deberías seleccionar la audiencia objetivo "Equipos del departamento de ventas" y arrastrar la política que has creado hasta la opción para compartir principal (predeterminada) de los archivos de Drive. Consulta información detallada en el artículo Definir audiencias objetivo de servicios de Google.
Cuando un usuario que se ha incluido en la política de tu audiencia objetivo quiere dar acceso a un archivo de Drive, la audiencia objetivo principal (en este caso, Equipos del departamento de ventas) se mostrará como la primera opción para compartir contenido mediante enlace en la sección "Obtener enlace" del cuadro de diálogo para compartir archivos:
Así se anima a los usuarios a compartir contenido con la audiencia Equipos del departamento de ventas. Siguen teniendo la posibilidad de compartir contenido con otras audiencias objetivo o con usuarios o grupos específicos directamente.
En los ajustes de enlace, los usuarios también pueden seleccionar la opción de limitar la búsqueda de sus archivos para que solo puedan buscarlos los miembros de la audiencia objetivo:
Antes de empezar
Consulta información importante sobre audiencias objetivo
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Cuando creas una audiencia objetivo en la consola de administración, solo puedes añadir usuarios que tengan una edición de Google Workspace que admita audiencias objetivo.
Cuando un usuario que no tenga una edición compatible intente compartir un archivo de Drive, no verá las audiencias objetivo que hayas creado como opción para compartir. Solo podrán ver los usuarios de toda tu organización. La audiencia objetivo principal (que incluye a todos los usuarios de tu organización) es la opción para compartir predeterminada para los usuarios que no tienen una edición compatible.
- Las audiencias objetivo solo sirven para que los usuarios de servicios de Google puedan compartir contenido con ellas; por ejemplo, con la opción de compartir mediante enlace de Drive. A diferencia de los otros tipos de grupos que puedes crear, las audiencias objetivo no se pueden utilizar para nada más, ni siquiera como listas de distribución o foros, ni para configurar el acceso a servicios.
- No puedes usar las audiencias objetivo como miembros de otros grupos o audiencias objetivo.
- No puedes definir propietarios ni configurar opciones de acceso de grupo directamente en las audiencias objetivo.
- Los usuarios no pueden crear ni modificar audiencias objetivo.
- Las audiencias objetivo tienen ventajas sobre los grupos normales por el hecho de poder compartir con audiencias amplias. Consulta la sección Ventajas de las audiencias objetivo que aparece más arriba.
Puedes utilizar cualquier tipo de grupo como miembro de una audiencia objetivo; por ejemplo:
- Grupos creados por administradores, como los grupos de seguridad y los grupos dinámicos (si están incluidos con tu edición de Google Workspace)
- Grupos no creados por administradores, como los grupos que crean los usuarios o los grupos externos.
Nota: Los espacios visibles de Chat no pueden incluir miembros externos. Si un usuario comparte un espacio visible con una audiencia objetivo que incluya miembros externos, esos miembros no podrán acceder a él.
Para ver consejos sobre el uso de los diferentes tipos de grupos, consulta el artículo Prácticas recomendadas para implementar audiencias objetivo.
A continuación se indica quiénes pueden ver el nombre y la descripción de las audiencias objetivo en las opciones para compartir de un servicio de Google:
- Los usuarios de tu organización a los que les has aplicado una política con la audiencia objetivo.
- Los miembros de una audiencia objetivo cuando se comparte un elemento con ellos.
Importante (solo para Drive): Si en una audiencia objetivo hay miembros que no pertenecen a tu organización, estos podrán ver la información si permites que tus usuarios compartan externamente elementos de un servicio de Google. En este caso, asegúrate de que el nombre y la descripción de una audiencia no contenga información sensible o confidencial.
- (Google Drive) Los usuarios que tengan acceso para comentar o editar un archivo que se haya compartido con una audiencia objetivo, aunque no sean miembros de esa audiencia.
Nota: Las audiencias objetivo de un servicio de Google no aparecen en la interfaz de Grupos de Google de los usuarios, en groups.google.com
Para que los usuarios puedan acceder a las audiencias objetivo, crea una política para una unidad organizativa o grupo de configuración:
- Los usuarios de Drive pueden crear políticas para cualquier unidad organizativa o grupo de configuración.
- En el caso de los espacios visibles de Chat, solo puedes crear una política para la unidad organizativa de nivel superior.
Una vez que hayas creado una política de audiencia objetivo dirigida a los usuarios, podrán compartir cualquier elemento que tengan con esa audiencia objetivo, como un documento en Mi unidad o un espacio visible de Chat.
Las unidades compartidas siempre obtienen sus políticas de audiencia objetivo de unidades organizativas de nivel superior, no de secundarias. Si creas políticas de audiencia objetivo dirigidas a unidades organizativas secundarias, es posible que los archivos de Mi unidad de los usuarios tengan varias audiencias objetivo, parecido a los archivos de unidades compartidas.
| Para... | Necesitas estos privilegios de administrador... |
|---|---|
|
Grupos |
| Añadir usuarios concretos como miembros de una audiencia objetivo | |
| Aplicar una audiencia objetivo a un servicio de Google | Configuración del servicio o los privilegios de configuración de ese servicio concreto |
Puedes ver un registro de las acciones de audiencia objetivo que han realizado los usuarios y los administradores:
- Para ver lo que hacen los usuarios para crear, actualizar y eliminar audiencias objetivo, consulta el artículo Registro de auditoría de Grupos de G Suite Enterprise.
- Si quieres ver lo que hacen los administradores para crear y eliminar la configuración de la audiencia objetivo (es decir, las políticas) de un servicio de Google como Drive y Documentos, consulta el artículo Registro de auditoría de la consola de administración.
Nota: En la acción Cambio de la configuración de la aplicación, el registro de auditoría de la consola de administración muestra el ID de la audiencia objetivo en lugar de su nombre.
Consulta las prácticas recomendadas
En nuestra guía de prácticas recomendadas, encontrarás recomendaciones para crear audiencias objetivo, añadir miembros y crear políticas de audiencias objetivo. También encontrarás ejemplos de casos habituales de implementación.
Consulta las prácticas recomendadas para implementar audiencias objetivo.
