重要なメールや機密性の高いメールを管理するためのヒント

Google Workspace 生産性向上ガイド

情報保護モードでメールを保護する

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機密情報が含まれるコンテンツを送信する必要がある場合、Gmail の情報保護モードを使用すると、機密情報を不正アクセスから保護できます。メールの有効期限を設定したり、メールや添付ファイルへのアクセスをいつでも取り消したり、受信者による資料の転送、コピー、印刷、ダウンロードを無効にしたりできます。

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管理者がこの機能を有効にしている必要があります。管理者の場合は、組織の分類ラベルを作成するをご覧ください。

メールに分類ラベルを追加して、機密性の高いコンテンツまたは重要なコンテンツが含まれていることを示します。たとえば、組織のデータポリシーで、機密情報が含まれているメールには「機密」のラベルを付けることを義務付けることができます。

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管理者がこの機能を有効にしている必要があります。管理者の方は、ユーザーに開封確認の要求や返信を許可するをご覧ください。

開封確認を設定することで、重要なメールを送信した際に、受信者がメールを開いた日時を確認できます。開封確認のリクエストは [To] や [Cc] のすべての宛先に送信されますが、[Bcc] の宛先や、メーリングリスト、エイリアス宛てのメールには送信されません。

重要: 受信トレイで開封確認を受け取るには、メールの受信者が事前に承認する必要があります。

開封確認を求めるメールを受け取った際に、まずそれを承認するよう組織に求められている場合は、次の操作を行います。

パソコンで Gmail を開きます。
通常どおりメールを確認します。
送信者の開封確認を求めるメッセージが表示されたら、次のいずれかの操作を行います。
- すぐに開封確認を送信する場合は、[開封確認を送信] をクリックします。
- 後で開封確認を送信する場合は、[後で] をクリックします。この場合、次回そのメールを開いたときに、開封確認を送信するよう求められます。

ヒント: 開封確認を求めるメールを受け取ってもその旨のメッセージが表示されない場合は、自動的に開封確認が送信されています。

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Gmail では、複数のシグナルを使用して、自動的に重要マークを付けるメッセージを決定します。手動で重要マークを追加または削除することもできます。

Gmail が重要と判断したメールの横には、黄色の重要マークが表示されます。重要マークが付いていないメールには、色がない形だけのマークが表示されます。

重要マークが付いたすべてのメールを確認するには、Gmail で検索キーワードに「is:important」を指定して検索します。

メッセージの重要マークをクリックして、重要マークを付けることもできます。

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急ぎの用件や締め切りのある用件をメールでチームに送信する場合は、メールが見落とされないための工夫が必要です。件名の先頭に、わかりやすい見出しをつけましょう。

Gmail を開きます。
作成をクリックします。
宛先を追加します。
[件名] に、次のような見出しを追加します。
- [至急]
- [要返信: 12 月 1 日まで]
- [要承認]
  注: 見出しの前に赤い感嘆符マークを貼り付けて、送信するメールに重要マークを付けることができます。
メッセージを入力して [送信] をクリックします。