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Consejos para compartir archivos
- Compartir archivos y otro contenido con un grupo
- Compartir documentos en espacios
- Recibir notificaciones cuando se compartan archivos contigo
- Compartir enlaces a versiones PDF de tus archivos
- Presentar contenido de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google en Google Meet
- Publicar archivos como páginas web
Especificar quién puede acceder a un archivo
- Restringir las opciones de uso compartido de Drive
- Transferir la propiedad de archivos
- Compartir archivos públicamente
- Marcar un archivo compartido como definitivo
Consejos para compartir archivos
Compartir archivos y otro contenido con un grupo
Comparte tu contenido de Google Workspace (por ejemplo, de Google Calendar, Sites, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o archivos almacenados en Google Drive) con varias personas a la vez mediante Grupos de Google.
- Comparte recursos, novedades sobre el estado y otra información con una única dirección de correo electrónico del equipo, en lugar de añadir las direcciones de cada uno de los miembros.
- Cambia los permisos de acceso de todo el mundo a la vez, en lugar de modificarlos manualmente para cada miembro.
- Si un miembro deja el equipo, no tendrás que buscar todos los contenidos que compartiste con él. en cuanto lo quites del grupo, dejará de poder acceder al contenido.
Compartir contenido con un grupo mediante una sola dirección
Antes de empezar, crea un grupo y añádele personas. Más información sobre cómo crear grupos
- Crea un documento en Google Drive o abre uno que ya tengas.
- En el archivo, haz clic en Compartir.
- En el campo Invitar a personas, introduce la dirección del grupo.
- Selecciona el nivel de acceso que quieres dar al grupo: Puede editar, Puede comentar o Puede ver.
- Haz clic en Listo.
Compartir documentos en espacios
Cuando se trabaja en equipo, a menudo necesitas colaborar en archivos tales como documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Los espacios son áreas de trabajo en los que puedes compartir estos archivos para que todos los usuarios puedan encontrarlos. Además, puedes editar documentos directamente en el espacio que se muestra junto a la conversación de chat.
Versión web
Compartir enlaces a versiones PDF de tus archivos
Algunas personas prefieren los archivos de Adobe PDF porque les resulta más fácil imprimirlos, descargarlos y abrirlos con los programas que ya tienen instalados. Si estás trabajando en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google, no necesitarás convertir los archivos en documentos PDF cuando quieras compartirlos.
En su lugar, envía un enlace a una versión PDF de tu archivo.
- Si modificas el archivo original, no necesitarás volver a compartir PDFs o actualizar enlaces a PDF: el enlace siempre llevará a la versión más reciente.
- Ahorras espacio de almacenamiento de correo electrónico y no tienes que preocuparte por los límites del tamaño de los archivos adjuntos.
- No necesitas tener varias versiones de tus archivos (por ejemplo, un PDF y un archivo original): todas las versiones se guardan en un único archivo.
Compartir un archivo
- En un ordenador, ve a Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
- Haz clic en el archivo que quieras compartir.
- Haz clic en Compartir
.
.Copiar, pegar y enviar el enlace a un PDF
- En Drive, selecciona tu archivo.
- Haz clic en Compartir
.
- Haz clic en Copiar enlace y, a continuación, en Listo.
- Una vez que pegues el enlace, cambia la última parte de la URL antes de enviarlo. Por ejemplo:
- Antes:
- http://docs.google.com/document/d/12345678/edit?usp=sharing
- http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/edit?usp=sharing
- http://docs.google.com/presentation/d/12345678/edit?usp=sharing
- Después:
- http://docs.google.com/document/d/12345678/export?format=pdf
- http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/export?format=pdf
- http://docs.google.com/presentation/d/12345678/export?format=pdf
- Antes:
- Envía el enlace al PDF que has modificado.
Cuando tú u otra persona hagáis clic en el enlace, podréis descargar una versión en PDF del archivo.
Recibir notificaciones cuando se compartan archivos contigo
Activa las notificaciones en Google Drive para saber cuándo comparten archivos contigo o te mencionan en un comentario. Las notificaciones aparecen en el navegador Chrome. En los dispositivos Android, las notificaciones también aparecerán en las aplicaciones Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google.
Más información
Activar las notificaciones en la Web
- En el navegador Chrome, abre Drive.
- Haz clic en Configuración
y selecciona Configuración.
- A la izquierda, haz clic en Notificaciones y elige una opción:
- Para recibir actualizaciones en tu navegador web, marca la casilla Recibir las actualizaciones de elementos de Google Drive en el navegador y selecciona los elementos de los que quieras recibir notificaciones.
- Para recibir notificaciones por correo electrónico, marca la casilla Recibir todas las actualizaciones de elementos de Google Drive por correo electrónico.
- Haz clic en Listo.
Presentar contenido de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google en Google Meet
Puedes presentar contenido directamente en Google Meet desde Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google. De este modo, puedes mostrar fácilmente un documento, una hoja de cálculo o una presentación en una reunión en la que estés. Antes de la presentación, únete a la reunión para saber si se está grabando.
Importante: Debes usar un ordenador y un navegador Chrome para mostrar contenido de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google directamente en Google Meet.
- Únete a una videollamada de Google Meet.
- Abre un archivo en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Jamboard.
- En la parte superior, haz clic en Meet
.
- Elige una opción:
- Para presentar contenido en una reunión programada, haz clic en el nombre de la reunión a la que quieres unirte.
- Para presentar contenido en una reunión con un código de reunión, haz clic en Usar un código de reunión e introdúcelo. Consulta cómo utilizar el modo Complemento con Google Meet para colaborar en entornos híbridos.
- Haz clic en Presentar solo esta pestaña.
- Importante: Si aún no tienes ninguna reunión abierta y haces clic en Presentar solo esta pestaña, presentarás tu archivo, pero no podrás ver la videollamada de Google Meet en la pestaña del archivo. Si quieres ver tu documento, hoja de cálculo, presentación o pizarra y la videollamada de Google Meet en una pestaña mientras haces la presentación, sigue los pasos para unirte a una videollamada desde Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
- Selecciona la pestaña que tienes abierta.
- Para compartir una pestaña, haz clic en Compartir.
- Importante: Cuando presentas una pestaña de un documento, una hoja de cálculo, una presentación o una pizarra, siempre se muestra la misma pestaña. Si quieres cambiar de pestañas durante una presentación, puedes presentar desde Google Meet.
- Cuando vuelvas a Meet, podrás ver el contenido que has presentado directamente en la reunión.
.
Publicar archivos como páginas web
Las páginas web son un medio sencillo de compartir información con muchas personas: todo el mundo puede verlas y tú controlas cuándo se actualizan de cara al público. Si quieres hacer lo mismo con archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, solo tienes que publicar una copia del archivo como una página web ligera e independiente.
Importante: Al publicar un archivo, cualquier persona que navegue por Internet podrá verlo. Ten cuidado al publicar información privada o sensible.
- Permite que más de cien personas a la vez vean tus archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones. Para obtener más información, consulta el artículo Compartir archivos desde Google Drive.
- Aloja páginas web sin comprar un dominio.
- Introduce todos los cambios que quieras en el archivo de origen sin cambiar el contenido que ven los usuarios; tú decides cuándo se implementan las modificaciones.
- Muestra folletos, notas de prensa y otros materiales al público sin necesidad de darles acceso al material original.
Publicar un archivo en la Web
- Abre un archivo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
- En la parte superior, haz clic en Archivo
Compartir
- Elige una opción de publicación:
- Hoja de cálculo: puedes publicar toda la hoja de cálculo u hojas sueltas. También puedes elegir un formato de publicación.
- Presentación: elige la velocidad a la que quieres que avancen las diapositivas.
- Haz clic en Publicar.
- Copia la URL y envíasela a cualquier persona que quieras que vea el archivo. O bien, insértala en tu sitio web.
Compartir Desactivar las actualizaciones automáticas en Documentos y Hojas de cálculo
Si modificas un archivo publicado de Documentos o de Hojas de cálculo, los cambios se publican automáticamente.
- Abre un archivo en Documentos u Hojas de cálculo de Google que ya hayas publicado en la Web.
- Haz clic en Archivo
- Haz clic en Contenido publicado y configuración.
- Desmarca la casilla situada junto a "Volver a publicar automáticamente cuando se hagan cambios".
- Si quieres volver a activar la publicación automática, activa la casilla.
Nota: Las actualizaciones automáticas no se pueden desactivar en Presentaciones de Google.
Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google
Especificar quién puede acceder a un archivo
Restringir las opciones de uso compartido de Drive
Si vas a compartir un archivo de Google Drive de tu propiedad que tiene contenido sensible, puedes impedir que otras personas lo compartan, descarguen, impriman o copien, o cambien los permisos de acceso.
Evitar que los editores vuelvan a compartir elementos y cambien los permisos de acceso
Si compartes un archivo, el propietario y cualquiera que tenga permiso para editarlo podrán cambiar los permisos y compartir el archivo. Para impedir que otros usuarios compartan tu archivo:
- Abre el archivo en Google Drive, Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google.
- Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir
- En la parte superior, haz clic en Configuración
.
- Desmarca la opción Los editores pueden cambiar permisos y compartir.
.Si un usuario con acceso de Editor intenta volver a compartir un archivo o una carpeta restringidos, tendrá la opción de enviarte un correo electrónico para solicitar tu permiso. Puedes aceptar o rechazar su solicitud. Aunque decidas autorizarlo, el usuario no podrá cambiar los permisos de acceso. Estos permisos aparecerán atenuados y no estarán disponibles.
Evita que los usuarios con permiso para comentar o leer descarguen, impriman o copien archivos
Nota: Estas opciones no se pueden restringir en archivos de Google Sites. Además, si restringes estas opciones a los archivos de audio, no se podrán reproducir.
Las personas con permiso para editar los archivos pueden:
- Compartir el archivo con otros usuarios.
- Añadir personas al archivo o quitarlas.
- Cambiar los permisos de acceso al archivo.
- Copiar, imprimir o descargar el archivo.
Importante: No puedes aplicar este ajuste a una carpeta, pero sí a los archivos que contiene.
Para impedir que los lectores y comentadores impriman, copien o descarguen tu archivo:
- Busca el archivo o la carpeta en Google Drive, Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google.
- Selecciona uno o más archivos cuyos permisos quieras limitar.
- Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir
- En la parte superior, haz clic en Configuración
- Desmarca la opción Los lectores y comentadores pueden ver la opción para descargar, imprimir y copiar.
Si un usuario con acceso de Comentador o Lector intenta descargar, imprimir o copiar el archivo compartido, las opciones correspondientes aparecerán atenuadas y no estarán disponibles.
Para restringir el uso compartido de las unidades compartidas, consulta cómo empezar a utilizar este tipo de unidades.
Transferir la propiedad de archivos
Puedes transferir la propiedad de tus archivos y carpetas de Google Drive a otra persona de tu organización. Si transfieres la propiedad de una carpeta, también tienes que transferir la de cada archivo que contenga.
Transferir la propiedad de un archivo o carpeta
- En un ordenador, abre Google Drive.
- Busca el archivo que quieras transferir y haz clic con el botón derecho.
- Haz clic en Compartir > Compartir
- Junto al nombre de los destinatarios, haz clic en la flecha hacia abajo
Transferir propiedad.
Transferir propiedad.
Compartir archivos públicamente
Puedes publicar archivos en Internet, como casos de éxito, programas de conferencias y mucho más. También tienes la opción de determinar si los usuarios solo pueden ver los archivos que compartes, si pueden comentarlos o si pueden editarlos.
Si más de 100 usuarios van a ver tu archivo al mismo tiempo, en vez de compartirlo, puedes publicarlo como página web.
Nota: Es posible que los buscadores, bots de archivado y otros usuarios almacenen datos que compartas en Internet. Asegúrate de compartir públicamente solo el contenido que quieres.
Puedes elegir si el archivo debe estar disponible para todo el mundo o solo para los usuarios con acceso. Si permites el acceso a cualquiera que tenga el enlace, todos podrán acceder a la carpeta.
- Selecciona el archivo que quieras compartir.
- Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir
- En "Acceso general", haz clic en la flecha hacia abajo
.
- Elige quién puede acceder al archivo.
.- Para decidir el rol que tendrán los usuarios en el archivo, selecciona Lector, Comentador o Editor.
- Haz clic en Hecho.
Marcar un archivo compartido como definitivo
Cuando termines de hacer cambios en un archivo compartido, puedes hacer que sea de solo lectura y marcarlo como definitivo. Los colaboradores que hayan trabajado en él y cualquier usuario nuevo con quien compartas el archivo podrá verlo, pero no podrán ver el historial de revisiones, añadir comentarios ni hacer cambios.
Cambiar un archivo al estado de solo lectura
Si has compartido el archivo con personas concretas o con un grupo:
- En Google Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo y selecciona Compartir
- A la derecha de la persona o del grupo que quieras cambiar, haz clic en la flecha hacia abajo
Lector.
- Haz clic en Guardar.
Si has compartido el archivo con tu organización:
- En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo y selecciona Compartir
- Debajo de Obtener enlace, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo
- Haz clic en Listo.
Cambiar el nombre de un archivo para marcarlo como definitivo o archivado
- Abre el archivo y, arriba, haz clic en su nombre.
- Antes del nombre del archivo, introduce [Final] o [Archivado].
- Pulsa Intro.
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