目次
同僚と連絡を取る際のヒント
相手がオンラインかどうか確認する
早急に確認したいことがあって会議やメールの返信を待っていられない場合、相手が Google Chat で現在オンラインかどうかをチェックし、メッセージを送信してすぐに返信を受け取ることができます。
Chat または Gmail で他のユーザーのステータスを確認する
| ステータスのアイコン | ステータスのテキスト | ステータスの意味 |
| オンライン | Gmail または Google Chat を開いている | |
| 通知を一時的にミュート |
Google Chat の通知をミュート中 *Workspace アカウントの場合、このステータスはドメインレベルでのみ表示されます |
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| オフライン |
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| アイドル状態 | Gmail または Google Chat で 5 分以上にわたって何の操作も行っていない |
Gmail からビデオ通話を開始する
Gmail の使用中に新しいビデオ通話を開始して、参加してほしいユーザーを招待できます。または、カレンダーにすでにあるビデオ通話に参加することもできます。
メールではなく動画やチャットで話し合う
メールのスレッドが長くなったり、わかりにくくなったりしてくると、直接話す方が伝わりやすいこともあります。Google Meet を使ってビデオ会議を開始すると、世界のどこにいる相手とでもお互いの顔を見ながら話すことができます。「はい」か「いいえ」の答えで済むことであれば、Google Chat または Gmail の Chat を使用してチャット メッセージを送信すると簡単です。
Chat のスペースを使用して共有、共同編集する
貴重なブレインストーミングの時間は 1 分も無駄にしないようにしましょう。Chat スペースを使用して、チームでの共同作業を行えます。スペースでは各会話が個別のスレッドにまとめられるため、複数のテーマについてチームで同時に話し合うことができます。 同僚とのコミュニケーション、ファイルなどオンライン リソースの共有、チーム プロジェクトでの共同作業ができます。
詳細: Google Workspace でスペースを使用する
受信トレイから直接会議をスケジュールする
メールのスレッドが込み入ってきたら、会議で話をまとめると効果的です。Gmail では、受信トレイから会議を直接スケジュールできます。その場合、自動的にメールの件名が会議のタイトルに、メール メッセージが説明に、メールスレッドのユーザーが参加者に設定されます。
メールを後で送信するよう設定する
さまざまなタイムゾーンにいるチームメンバーと共同で作業している場合や、休暇中に同僚に伝えたいことがある場合には、作成しておいたメールを特定の日時に送信するように Gmail で設定すると便利です。
- パソコンで Gmail
にアクセスします。
- 左上にある「メールを作成」アイコン
をクリックします。
- メールを作成します。
- 左下の [送信] の横にある下矢印アイコン
をクリックします。
- [送信日時を設定] をクリックします。
にアクセスします。
をクリックします。注: 最大 100 件のメールに送信日時を設定できます。
グループ アドレスで複数のメールアドレスを 1 つにまとめる
特定のプロジェクトやトピックで複数の同じ相手にメールを送信することが多い場合は、Google グループでグループを作成すると効率的です。グループのメールアドレスを使えば情報の送信やファイルの共有を全員に対して一度に行うことができるため、最新情報を迅速に関係者全員で共有できます。
グループのメール アドレスの作成
- Google グループにログインします。
- 上部の [グループを作成] をクリックします。
- グループの情報を入力し、設定を選択します。 おすすめの設定は次のとおりです。
- 会話を閲覧できるユーザー: チームメンバーのみ（プロジェクトのコミュニケーションを非公開にする場合）。
- グループ メンバー: プロジェクト チームの各メンバーのメールアドレス。
- グループ マネージャー: 後からチームへの追加が必要になる可能性があるチームメンバーのメールアドレス。
- メンバーを直接追加: このオプションをオンにすると、グループに参加するユーザーを指定できます。
- [グループを作成] をクリックします。
メールでのやり取りの改善
Gmail でスペルと文法を修正する
メールを正確に書きたいときは、Gmail の自動修正ツールを使用すると、文章を入力しながら修正することができます。また、スペルミスは赤い下線で、文法ミスは青い下線で示されます。
方法
文法チェック、スペルチェック、自動修正ツールの有効 / 無効を切り替える
- パソコンで Gmail を開きます。
- 設定アイコン
[設定] をクリックします。
- 上部の [全般] をクリックします。
- 次のツールをオンまたはオフにします。
- 文法
- スペルチェック
- 自動修正
[元に戻す] をクリックします。ツールを使用する
- Gmail で [作成] をクリックします。
- テキストの入力を開始します。
- テキストの入力中に間違いがあれば、次のように表示されます。
- 文法に誤りがある箇所には、青色の下線が表示されます。
- スペルミスがある単語には、赤色の下線が表示されます。
- 一部の誤りは自動修正されることがあり、修正されたテキストの下に一時的に破線が表示されます。
- （省略可）スペルと文法の修正候補を承認または無視するには、下線の付いたテキストをクリックするか、矢印キーで該当箇所に移動して Tab キーを押します。修正候補を承認するには、Enter キーを押すか、修正候補をクリックします。修正候補を無視するには、無視アイコン
をクリックします。
- （省略可）自動修正を元に戻すには、下線の付いたテキストをクリックするか、矢印キーで該当箇所に移動して Tab キーを押します。テキストの下に表示されるふきだしで元に戻すアイコン
をクリックするか、Enter キーを押します。
- メールを送信する準備ができたら、[送信] をクリックします。
機械学習について
スペルおよび文法の訂正案は、機械学習によって提示されます。言語理解モデルでは何十億もの一般的な語句と文章を使って自然言語を自動学習しているため、人間の認知バイアスが反映される可能性もあることをこのような懸念を認識し、どう対応していくかについて現在も議論が続いています。Google は、すべての方に便利に利用していただけるサービスの提供に取り組んでおり、意図しないバイアスおよびその軽減方法の調査を積極的に進めています。
メールの件名を効果的に使用する
Gmail では、同じ件名のメールをスレッドにまとめられます。メールの内容を具体的に表す件名を付けると、メールが適切にまとめられ、後で見つけやすくなります。相手に何をしてほしいかが明確に伝わるよう、行動を表す言葉を件名に入れると効果的です。やり取りの途中でトピックが変わった場合、内容に応じて件名を付けなおせば、無関係のメールがまとめられてしまうことがなくなります。
メールの件名を変更する
- 返信の種類アイコン
の横にある下矢印
[件名を編集] をクリックします。
- 新しい件名を入力します。
[件名を編集] をクリックします。
メールにインラインで返信する
長いメールの一部を抜粋して簡単に返信できます。Gmail で引用を使用すると、メールのどの部分に対する返信であるかを受信者に示すことができます。
引用を使用してメールに返信する
- Gmail を開き、返信するメールの一部分をコピーします。
- 返信アイコン
をクリックします。
- 書式設定オプション アイコン
引用アイコン
をクリックします。
元のメッセージの引用を示す灰色のバーが追加されます。- 灰色のバーの横に、元のメッセージのテキストを貼り付けます。
- Enter キーを押し、元のメッセージの下に返信文を入力します。
返信文の先頭には灰色のバーが表示されないため、引用文よりも目立ちます。- [送信] をクリックします。
会議に関係するファイルをメールに添付する
メールでは説明しきれない場合、ファイルを添付すると効果的です。Gmail では、最大 25 MB までのファイルを添付できます。添付ファイルではなく Google ドライブを活用すれば、動画やデザイン ファイルなど最大 30 GB までのファイルを共有することができます。
メールにファイルを添付する
Google ドライブにあるファイルを添付して送信する
- パソコンで Gmail を開きます。
- 左上にある [作成] をクリックします。
- メッセージの下部にある、ドライブを使用してファイルを挿入アイコン
をクリックします。
- 添付するファイルを選択します。
- ページの下部で、ファイルの送信方法を選択します。
- ドライブのリンク: ドライブに保存されているファイル（Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームを使用して作成したファイルなど）に適しています。
- 添付ファイル: Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム以外で作成したファイルにのみ適しています。
- [挿入] をクリックします。