Prepárate para cambiar a Google Workspace

Google Workspace te ayuda a:

• Comunicarte y colaborar en tiempo real con tus compañeros de trabajo: mantente en contacto con tu equipo a través de videollamadas, correos electrónicos o chats, independientemente de si utilizan Google Calendar, Gmail, Google Meet o Google Chat.
• Almacenar archivos de forma segura y encontrar lo que necesitas al instante en cualquier dispositivo: guarda documentos, hojas de cálculo, presentaciones y mucho más en un solo lugar con Google Drive.
• Crear, compartir y hacer presentaciones con plantillas profesionales, planes de proyectos y diapositivas: con Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, puedes crear y editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones directamente en tu navegador web.

Si hasta ahora has usado otras aplicaciones de correo como Microsoft Outlook, notarás algunas diferencias cuando empieces a utilizar Gmail:

• Gmail agrupa un mensaje y todas sus respuestas en una misma conversación. Puedes usar las conversaciones para ver varios mensajes relacionados en una sola vista. Los mensajes nuevos se mostrarán en la parte inferior de la conversación.
• Si una conversación tiene muchos mensajes, haz clic en el icono de tres puntos situado en la parte inferior para ver la conversación completa.
• En Gmail, puedes etiquetar mensajes y usar operadores de búsqueda para localizarlos.

Más información

Cuando te pases a Google Workspace, trabajarás en el navegador Chrome para usar herramientas como Gmail, Google Drive y Documentos de Google. Puedes personalizar Chrome y trabajar de forma segura en todos tus dispositivos. Con el navegador Chrome, puedes:

• Sincronizar marcadores y ajustes en todos tus dispositivos.
• Instalar extensiones de Chrome Web Store para añadir más funciones a tu navegador, como editores de fotos o herramientas de gestión de proyectos.

Para familiarizarte con el navegador Chrome antes de que tu empresa haga el cambio, descárgalo y empieza a utilizarlo ahora.

Aproximadamente 30 días antes de que tu organización cambie a Google Workspace, es conveniente empezar a limpiar el correo electrónico y sus carpetas. Necesitas tiempo para decidir qué quieres conservar realmente en Outlook. Aquí te ofrecemos otros consejos para empezar:

• Intenta mantener solo 10 carpetas en la estructura de carpetas de tu correo electrónico para que el proceso de migración sea más sencillo.
• Comprueba los mensajes de todas las carpetas, incluidas las anidadas, que podrían no estar visibles. Es posible que tengas que buscar mensajes.
• Elimina los correos electrónicos que no necesites conservar.

Revisa tus listas de distribución para ver cuáles debes conservar o eliminar.

Toma nota de tus eventos periódicos y reuniones importantes antes de cambiar a Google Calendar, ya que es posible que algunas reuniones periódicas no aparezcan en Calendar durante el proceso de migración.

Cuando empieces a usar Google Workspace, las funciones de búsqueda te permitirán encontrar archivos, mensajes de correo electrónico y otros elementos que necesites.

• El día en que tu organización cambie a Google Workspace, reserva algo de tiempo para revisar la configuración de tu cuenta y familiarizarte con la nueva cuenta de Google Workspace.
• Habla con el responsable de tu equipo para coordinar la operación con otros miembros del equipo.

Si trabajas a distancia, programa reuniones para recibir asistencia personalizada y de tus compañeros en el lugar de trabajo la semana en que tu organización cambie a Google Workspace.

Antes de que tu empresa cambie a Google Workspace, ponte en contacto con tu equipo de formación para ver los cursos y recursos sobre Google Workspace que hay disponibles:

• Echa un vistazo a los recursos de formación sobre Google Workspace que ofrece el equipo de formación. Por ejemplo, comprueba si tenéis algún sitio web interno donde se puedan encontrar recursos de aprendizaje, como grabaciones o presentaciones.
• Si tu equipo de formación usa un calendario compartido, consulta las fechas de próximos cursos y añádelas.
• Explora el Centro de aprendizaje de Google Workspace para acceder a guías, trucos, consejos y mucho más.
• Si el equipo de formación te lo ofrece, inscríbete para recibir formación avanzada y suscríbete a la lista de distribución donde se informe de las novedades sobre Google Workspace.

Pregunta al equipo de TI si hay disponible alguna plantilla de firma con una imagen adecuada alojada de forma pública. Si hay alguna, consíguela antes de que tu organización cambie a Google Workspace.

Si el equipo de TI no tiene ninguna plantilla de firma, puedes hacer lo siguiente:

• Si tu organización permite compartir archivos de Google Drive de forma externa, copia y pega la firma de tu antigua aplicación de correo en Gmail.
• Si tu organización no puede compartir archivos de Drive de forma externa, pide al equipo de TI de tu empresa una plantilla de firma con una URL pública para incluir la imagen. O bien, si esto no es posible, busca una imagen pública en el sitio web y copia la URL.
• Pega tu firma anterior en un documento de Google y, a continuación, pégalo en Gmail. Tendrás que probar si esta solución funciona, así que pide a una persona externa que verifique que el logotipo se muestra en la firma.

Pregunta al equipo de formación por el logotipo de tu empresa para añadirlo a tu nueva firma de Gmail.

Registra un dispositivo Android o iOS propiedad de la empresa en la gestión de dispositivos móviles para poder acceder a tu nueva cuenta de Google Workspace y a las aplicaciones de trabajo desde cualquier sitio.

• Añade una contraseña para proteger tu dispositivo.
• Si tienes un dispositivo Android, puedes configurar un perfil de trabajo para separar los datos y las aplicaciones de trabajo de tus datos y aplicaciones personales.
• Instala aplicaciones internas y aprobadas en tu dispositivo.