Preparar a migração para o Google Workspace

O Google Workspace ajuda você a fazer o seguinte:

• Comunicar-se e colaborar instantaneamente com colegas de trabalho: fale com sua equipe por videochamada, e-mail ou chat no Agenda, Gmail, Meet e Chat.
• Armazenar arquivos com segurança e encontrar o que precisa instantaneamente em qualquer dispositivo: mantenha documentos, planilhas, apresentações e outros arquivos em um só lugar com o Google Drive.
• Criar, compartilhar e apresentar modelos profissionais, planos de projetos e apresentações: com o Documentos, o Planilhas e o Apresentações Google, você cria e edita documentos, planilhas e apresentações no navegador da Web.

Se você estiver migrando de outro app de e-mail, como o Microsoft Outlook, perceberá algumas diferenças quando começar a usar o Gmail:

• O Gmail agrupa uma mensagem e as respostas em uma conversa. Você pode usar as conversas para mostrar as várias mensagens relacionadas na mesma visualização. Você verá as novas mensagens na parte inferior de uma conversa.
• Se uma conversa tiver muitas mensagens, clique nos três pontos na parte inferior para ver a conversa inteira.
• No Gmail, você pode atribuir marcadores a mensagens e usar operadores de pesquisa para encontrar mensagens.

Saiba mais

Ao migrar para o Google Workspace, você vai usar o navegador Chrome para usar ferramentas como o Gmail, Google Drive e Documentos Google. Você pode personalizar o Chrome e trabalhar com segurança em todos os seus dispositivos. Com o navegador Chrome, você pode:

• sincronizar os favoritos e as configurações em todos os dispositivos;
• melhorar a funcionalidade do navegador com as extensões da Chrome Web Store, como editores de fotos e ferramentas de gerenciamento de projetos.

Para se familiarizar com o navegador Chrome antes da mudança na sua empresa, faça o download e comece a usá-lo agora.

Cerca de 30 dias antes da migração para o Google Workspace, é recomendável limpar seu e-mail e o conteúdo das pastas da caixa de entrada. Você precisa de tempo para pensar no que deve ser mantido no Outlook. Veja estas outras dicas:

• Tente manter no máximo 10 pastas de e-mails para facilitar o processo de migração.
• Verifique as mensagens nas suas pastas, inclusive nas pastas aninhadas que podem não estar visíveis. Talvez seja necessário pesquisar mensagens.
• Exclua as mensagens de e-mail que você não precisa manter.

Verifique suas listas de e-mails e veja quais você precisa manter ou excluir.

Anote eventos recorrentes e reuniões importantes antes de migrar para o Google Agenda. Durante o processo de migração, algumas reuniões recorrentes podem não aparecer no Agenda.

Quando começar a usar o Google Workspace, você poderá pesquisar arquivos, mensagens de e-mail e outros itens.

• No dia em que sua organização migrar para o Google Workspace, reserve um tempo para verificar as configurações da conta e se familiarizar com a nova conta do Google Workspace.
• Trabalhe com seu gerente para coordenar essa programação com a equipe.

Se você trabalha remotamente, agende um horário de suporte individual no escritório na semana da migração para o Google Workspace.

Antes da migração para o Google Workspace, entre em contato com a equipe de treinamento da sua empresa para ver quais cursos e recursos do Google Workspace estão disponíveis:

• Consulte os recursos de treinamento do Google Workspace. Por exemplo, há um site interno com recursos de aprendizagem, como gravações ou apresentações?
• Se a equipe de treinamento tiver uma agenda compartilhada, confira as datas dos próximos treinamentos e adicione-as à sua agenda.
• Acesse o Centro de aprendizagem do Google Workspace para dicas, orientações e truques de migração.
• Inscreva-se no treinamento avançado (caso ele seja oferecido pela sua equipe) e na lista de e-mails para receber as atualizações do Google Workspace.

Verifique com a equipe de TI se há um modelo de assinatura com uma imagem hospedada publicamente. Se houver um modelo disponível, acesse-o antes da migração para o Google Workspace.

Se a equipe de TI não tiver um modelo de assinatura, veja estas opções:

• Se a organização puder compartilhar arquivos do Google Drive externamente, copie e cole a assinatura do app de e-mails antigo no Gmail.
• Se sua organização não puder compartilhar arquivos do Drive externamente, peça à equipe de TI um modelo de assinatura com um URL público para a imagem. Se esse modelo não estiver disponível, pesquise uma imagem pública do site e copie o URL.
• Cole sua assinatura do Outlook em um arquivo do Documentos Google e depois cole-a no Gmail. Solicite que uma pessoa fora da empresa verifique o logotipo na assinatura para testar se isso funciona.

Entre em contato com a equipe de treinamento para acessar o logotipo da sua empresa e adicioná-lo à nova assinatura do Gmail.

Inscreva um dispositivo Android ou iOS da empresa no gerenciamento de dispositivos móveis para acessar sua nova conta do Google Workspace e apps de trabalho em qualquer lugar.

• Adicione uma senha para proteger seu dispositivo.
• Se você usa um dispositivo Android, pode configurar um perfil de trabalho para separar os apps e dados de trabalho dos pessoais.
• Instale apps aprovados e internos no seu dispositivo.